Если руководитель использует топливо в интересах организации, то НДФЛ не возникает. Объясняется это так. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме. В данном случае сотрудник, приобретая бензин и используя его для нужд организации, не имеет выгоды. Организации следует топливо ставить к учету. Страховыми взносами не облагается.
Однако важно подтвердить производственную необходимость использования личного автомобиля. Для этого сторонам следует заключить договор аренды транспортного средства или же выплачивать директору специальную компенсацию, предусмотренную статьей 188 Трудового кодекса РФ (см. Рекомендацию «Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника»).
Что касается налога на прибыль, то в любом случае при отсутствии путевых листов организация не сможет принять топливо к расходам.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Ситуация: Нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов
Нет, не нужно.
Но только в том случае, если в представленных сотрудником документах указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика, а указанный товар принят организацией к учету.*
В отношении НДФЛ это объясняется так. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме (ст. 41 НК РФ). В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд организации. При этом организация принимает товар к учету. Следовательно, стоимость товаров не может быть признана доходом сотрудника и удерживать НДФЛ не нужно.* Эти выводы подтверждает Минфин России в письмах от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3-65, от 25 июля 2006 г. № 03-05-01-04/219. Разделяют эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 14 апреля 2008 г. № 4850/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 19 декабря 2007 г. № Ф08-8389/2007-3149А, Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/669-10, от 8 апреля 2010 г. № КА-А40/3115-10, Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. № А05-6350/2008, Поволжского округа от 15 июля 2009 г. № А55-16949/2008).
В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний это объясняется так. Если на основании представленных документов товар был принят к учету, это свидетельствует о том, что сотрудник понес расходы в интересах организации. В этом случае стоимость товаров не может быть признана выплатой в его пользу. Следовательно, у организации нет оснований для начисления на подотчетные суммы данных взносов.* Это следует из положений части 1 статьи 7, подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ,пункта 1 статьи 20.1, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Официальных разъяснений Минздравсоцразвития России по данному вопросу нет. Арбитражная практика пока не сложилась.
По вопросу начисления НДФЛ и страховых взносов в случае, когда сотрудник вообще не представит никаких оправдательных документов для того, чтобы подтвердить свои расходы, см. подробнее Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию.* Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Кому положена компенсация
Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.*
Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
Документальное оформление
Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*
Начисление компенсации
Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.
Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:
копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).
Такие требования предусмотрены в письмах Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 и от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.
Н.З. Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени