Если унифицированная форма путевого листа по каким-либо причинам не подходит, организация может применять самостоятельно разработанные путевые листы. Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Если на погрузчике установлен счетчик моточасов, этот показатель применяйте вместо реквизита «Показания спидометра». На основании отработанных моточасов рассчитываются показатели фактически израсходованного топлива. Нормы расхода топлива рекомендованы Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Указанные нормы носят рекомендательный характер, поэтому если эксплуатируемой модели транспортного средства в этих нормах нет, то можно руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Пункт 3.23. Положения от 28.06.1995 (орган, утвердивший документ или приложение к документу - Госстандарт России, Минсельхоз России) «Положение о паспорте самоходной машины и других видов техники» (с изменениями на 27 сентября 2001 года)
В разделе "Учет работы самоходной машины" проставляются отработанные моточасы или километры, пройденные машиной, в зависимости от наличия счетчика моточасов или спидометра, предусмотренных конструкцией машины. *
2.Рекомендация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ.
Организация может использовать:
унифицированные формы;
самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. *
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.) (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).
При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом. *
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности организации. *
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.
Для контроля за движением путевых листов и сдачей их в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Статья: Путевой лист подтвердит факт использования ГСМ для эксплуатации служебного ТС
Основным документом, подтверждающим расходы индивидуального предпринимателя на ГСМ, затраченные для эксплуатации служебного транспорта, является путевой лист.
Требования к оформлению путевых листов перечислены в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Так, путевой лист заполняется на каждое транспортное средство (собственное или арендованное), используемое индивидуальным предпринимателем в своей деятельности. Его можно оформить на один день или срок, не превышающий одного месяца. При этом путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование и номер документа;
срок действия документа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе. *
Помимо обязательных реквизитов, предприниматели вправе указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов и пассажиров.
Унифицированные формы путевых листов для автотранспортных предприятий утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Вместе с тем Минфин России считает, что вместо унифицированной формы можно также использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа (письмо от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Только такая форма должна содержать все обязательные реквизиты, указанные выше.
Согласно статье 221 НК РФ предприниматели включают в состав профессионального налогового вычета расходы, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании статей 253–269 НК РФ.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Следовательно, индивидуальные предприниматели вправе принять к вычету расходы на приобретение ГСМ. Однако НК РФ не разъясняет, в каком размере такие расходы принимаются к учету: фактическом или в пределах норм.
Также в Налоговом кодексе РФ не содержатся требования о нормировании расходов на содержание транспортного средства.
В связи с этим некоторые суды придерживаются позиции, что индивидуальный предприниматель может учитывать расходы на ГСМ в размере фактических затрат (постановления ФАС Центрального округа от 04.04.2008 № А09-3658/07-29 и ФАС Московского округа от 28.09.2007 № КА-А41/9866-07).
Однако контролирующие органы иного мнения (письма Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57 и УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 № 16-15/115253).
Поэтому во избежание споров советуем придерживаться норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, установленных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.
Обратите внимание: указанные нормы носят рекомендательный характер, поэтому если эксплуатируемой модели транспортного средства в этих нормах нет, то можно руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6). *
Журнал «Бухгалтерия ИП» № 1, Январь 2012
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени