факсимиле можно использовать только в гражданско-правовых отношениях и в ограниченных случаях (когда об этом имеется заранее подписанное «живой» подписью соглашение сторон). Ограничения на использование факсимиле смотрите ниже.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Статья:Используем факсимиле
Составляя отчетность за прошлый год, бухгалтер может обнаружить, что на какие-то затраты нет актов, иной «первички», и попросить документы у контрагента. Причем для ускорения процесса партнеры иногда используют для подписания документов факсимиле. Однако законодательство допускает это в строго ограниченных случаях.
Заключение договоров
Гражданский кодекс РФ по поводу простановки факсимиле говорит следующее: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон» (п. 2 ст. 160).*
В отношении электронной подписи действует специальный закон.
Однако что касается факсимиле, то никаким другим законом этот вопрос не урегулирован. Следовательно, использование факсимиле допускается только в одном случае – если об этом имеется соглашение сторон.* Это может быть удобно, когда вы заключаете долгосрочный договор и закрепляете в нем, что дальнейшие документы (например, приложения к договору, спецификации) будут подписываться с помощью факсимиле. Естественно, что сам договор нужно подписывать собственноручно. Данный вывод также подтверждается судебной практикой (определение ВАС РФ от 17 декабря 2009 г. № ВАС-16259/09).
Выдача доверенностей
Доверенность не может быть подписана факсимиле. Для нее возможность проставления подписи в другой форме не предусмотрена. Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы (письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Участие в торгах
Минэкономразвития России в письме от 11 июня 2010 г. № Д22-839 устанавливает прямой запрет на использование факсимильной подписи. Чиновники указывают, что порядок использования факсимильной подписи не установлен действующим законодательством о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд. Поэтому все документы, направляемые участником размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, должны быть подписаны руководителем собственноручно.
Кроме того, факсимиле не допускается использовать на платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Кстати, использовать факсимиле нельзя и самим представителям налоговых органов (письмо МНС России № 18-0-09/000042@).*
Важно запомнить
Таким образом, факсимиле можно использовать только в гражданско-правовых отношениях и в ограниченных случаях (когда об этом имеется заранее подписанное «живой» подписью соглашение сторон). А вот электронной подписью можно подписывать практически все документы, в том числе и отчетность.
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ», № 2, ФЕВРАЛЬ 2012
Ю.О. Вербицкая,
юрист МУ «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Верх-Исетского района»
2. Ситуация: Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя (главного бухгалтера) организации
Нет, нельзя.*
Использовать факсимильную подпись можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Законодательством о бухучете использование факсимильного воспроизведения подписи не предусмотрено.* Кроме того, из части 8статьи 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге.
Из рекомендации «Кто обязан представить бухгалтерскую отчетность»
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3. Ситуация: Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью
Нет, нельзя.*
В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимилеже представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48, от 22 января 2009 г. № 03-07-11/17, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11.
Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.
Следует отметить, что до выхода этого постановления арбитражная практика по данному вопросу была неоднородной. Некоторые суды признавали, что применение налоговых вычетов по счетам-фактурам с факсимильными подписями правомерно (см., например, определения ВАС РФ от 19 октября 2010 г. № ВАС-11195/10, от 19 февраля 2010 г. № ВАС-755/10, от 20 ноября 2009 г. № ВАС-15357/09, от 17 июля 2009 г. № ВАС-8971/09, от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08, постановления ФАС Московского округа от 4 мая 2011 г. № КА-А40/3623-11, Северо-Кавказского округа от 12 октября 2009 г. № А32-12030/2007-19/302, Поволжского округа от 3 августа 2010 г. № А72-18254/2009, от 26 марта 2009 г. № А55-6067/2008, Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56-12834/2010). Однако есть примеры судебных решений, из которых следует, что использовать факсимиле для подписи финансовых документов недопустимо (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/2009, от 20 июля 2005 г. № А19-2073/05-5-Ф02-3384/05-С1, Северо-Западного округа от 15 октября 2009 г. № А56-3641/2009, Дальневосточного округа от 7 апреля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/918, от 21 февраля 2007 г. № Ф03-А73/06-2/5431, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. № А57-4833/06-33, Западно-Сибирского округа от 29 января 2007 г. № Ф04-8449/2006(29482-А46-33)).
После выхода постановления Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 следует ожидать, что арбитражная практика по рассматриваемой проблеме станет однородной.
Из рекомендации «Кто может подписать счет-фактуру»
Ольга Цибизова,
начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России