Официальных разъяснений по вашему вопросу нет.
Согласно п.14 утратившего силу Порядка ведения кассовых операций в РФ (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40) расходные кассовые ордера могли подписываться - руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это.
Действующий порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Соответствующий п. 2.2 Положения № 373-П не позволяет подписывать эти документы специально назначенным лицам, зато такое право имеет бухгалтер (вместо главного бухгалтера), а при выдаче денег и кассир. При отсутствии главного бухгалтера или бухгалтера расходный ордер может подписать руководитель.
Таким образом, из буквального толкования действующего законодательства нельзя выпустить распоряжение о том, что для подписи кассовых документов назначается специальное лицо. Как было уже сказано, такое лицо может быть назначено кассиром и только тогда оно получит право подписывать эти документы в пределах своих полномочий.
Если действующий порядок оформления кассовых ордеров будет нарушен, то при проверке инспекторы могут попытаться привлечь организацию по ст.120 НК РФ и по ст. 15.1 КоАп РФ.
Однако, по мнению судей, неправильное оформление первичного документа, не является его отсутствием, это исключает возможность привлечения налогоплательщика к ответственности по статье 120 НК РФ и по ст. 15.1 КоАП РФ (Постановление ФАС Уральского округа от 28.03.07 № Ф09-2113/07-С2). В Постановление ФАС УО от 28.03.2007 № Ф09-2113/07-С2 суд отметил, что неправильное оформление первичного документа, не является составом правонарушения
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Подписи в документах
Все первичные документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Ответственность за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события несут лица, подписавшие соответствующий первичный документ.
Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.*
Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.* Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3.Рекомендация: В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера при расчетах наличными
Внимание: за отсутствующие (непредставленные) или несвоевременно оформленные приходные, расходные кассовые ордера организации грозит налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ).
Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.*
Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.
Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
При этом Законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ предусмотрена особенность применения указанных налоговых санкций. Если после 2 сентября 2010 года (дата вступления в силу Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ) санкции взыскиваются по решениям, вынесенным до этой даты, применяются размеры штрафов, установленные прежней редакцией Налогового кодекса РФ. Такой порядок следует из положений пунктов 1 и 12 статьи 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ.
Организация обязана оприходовать наличную выручку по крайней мере в день ее получения (п. 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, п. 11 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Банка России от 18 августа 1993 г. № 51).
Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:*
– от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление приходных ордеров (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
– от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ) – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов;
– от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Административная ответственность за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление приходных ордеров может быть применена и к организации. Размер штрафа составит от 40 000 руб. до 50 000 руб. Такая мера ответственности установлена статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*
Отсутствие расходных кассовых ордеров приведет к недостаче денег в кассе. Сумма недостачи будет взыскиваться с кассира как с лица, несущего полную материальную ответственность (ст. 238 ТК РФ, перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
4.Статья: Когда организацию могут привлечь к ответственности за грубое нарушение правил учета согласно статье 120 НК РФ
Романчук А. А., начальник отдела рассмотрения судебных споров с налогоплательщиками г. Москвы и Московской области Правового управления ФНС России
Неверное составление документов. Как отмечалось выше, грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения признается только отсутствие регистров бухгалтерского и налогового учета, первичных документов, счетов-фактур. В этой связи неверное их составление не образует состава правонарушения по статье 120 НК РФ.
Данный вопрос уже неоднократно рассматривался в судах, и по нему сформировалась четкая позиция. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 25.12.09 № КА-А40/14432-09указано, что, поскольку инспекцией было установлено неправильное оформление первичного документа, а не его отсутствие, это исключает возможность привлечения налогоплательщика к ответственности по статье 120 НК РФ.
В другом споре основанием для привлечения организации к ответственности явилось неверное заполнение расчетно-кассовых ордеров. Суд также пришел к выводу, что в данном случае было допущено неправильное оформление первичных документов, а не их отсутствие (постановление ФАС Уральского округа от 28.03.07 № Ф09-2113/07-С2).*
ЖУРНАЛ «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 24, ДЕКАБРЬ 2011
5.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (с изменениями от 26 февраля 1996 года) (утратил силу с 01.01.2012 на основании указания Банка России от 13.12.2011 N 2750-У)
«14. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.*»
6.Статья:Выдаем деньги под отчет
Правила выдачи наличных денежных средств под отчет установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - Порядок)
--------------------------------
Документ утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.*
Документальное оформление
Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2). Этот документ подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие уполномоченные должностные лица.* Подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна, если к нему прилагается документ (например, заявление работника или счет на оплату), на котором уже имеется разрешительная надпись руководителя (п.14 Порядка).
Е.В.Вайтман
Эксперт журнала
"Российский налоговый курьер"
Журнал «Российский налоговый курьер», 2008, № 22