при направлении сотрудника в командировку необходимо оформить служебное задание, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, внести запись в Журнал учета командированных сотрудников.
За время нахождения штатного сотрудника в командировке ему необходимо выплатить средний заработок, а также возместить расходы на оплату проезда, проживания, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные)
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Документы для командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:*
- служебное задание;
- приказ (распоряжение);
- командировочное удостоверение.
Формы названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В коммерческих организациях
Коммерческая организация может по собственному выбору:
– использовать унифицированные формы указанных документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Служебное задание и приказ
Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении.
При направлении в командировку в служебном задании нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).
По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».*
После того как служебное задание утверждено, его передают в кадровую службу (уполномоченному сотруднику организации), которая должна подготовить приказ о направлении в командировку. Приказ подпишет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).
Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Командировочное удостоверение
При командировках за рубеж командировочное удостоверение оформлять не нужно – время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ*. В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
На практике возможна ситуация, когда сотрудник направляется в командировки, которые следуют одна за другой, в разные организации. При этом сотрудник в промежутках между поездками в командирующую организацию не возвращается.
Унифицированная форма командировочного удостоверения предусматривает только одно место назначения.
В коммерческих организациях
Поэтому в такой ситуации работодатель может:*
– либо оформить несколько командировочных удостоверений (по числу принимающих организаций) унифицированной формы, если организация использует унифицированные формы командировочных документов;
– либо использовать самостоятельно разработанный бланк командировочного удостоверения, в котором будут указываться несколько мест назначения.
Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.
Ситуация: можно ли не оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках*
Да, можно.
Командировочное удостоверение – это документ, который подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке (даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из них). Командировочное удостоверение не оформляется только при направлении сотрудника в командировку за пределы России (кроме стран СНГ, с которыми заключены соответствующие межправительственные соглашения). Данный порядок предусмотрен пунктами 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. То есть Положение позволяет не оформлять командировочное удостоверение только в одном случае – при зарубежных поездках. Других исключений (в т. ч. и особых правил оформления однодневных командировок) данный документ не содержит. Аналогичная позиция высказана в письме Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1.
Вместе с тем, в пункте 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 прямо указано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. В настоящий момент этот документ действует в части, не противоречащей трудовому законодательству и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Поскольку никаких специальных оговорок относительно однодневных командировок в Положении нет, можно сделать вывод, что пункт 2 Инструкции противоречит Положению, а значит, руководствоваться этим пунктом не следует. Однако Минтруд России придерживается другой точки зрения. В письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 ведомство пояснило, что оформлять командировочное удостоверение при однодневной командировке не требуется. Свою позицию представители Минтруда России обосновали пунктом 7 Положения, согласно которому командировочное удостоверение необходимо для подтверждения срока пребывания в командировке. При однодневных командировках отсутствие сотрудника может быть подтверждено проездными документами с соответствующей датой и отчетом по командировке. Поэтому оформление дополнительного документа – командировочного удостоверения – в такой ситуации необязательно.
Следует отметить, что Роструд в письме от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 отнес вопросы, связанные с направлением сотрудников в служебные командировки, к компетенции Минтруда России. Таким образом, решая вопрос об оформлении командировочного удостоверения при однодневной командировке, организация может руководствоваться позицией министерства и, учитывая его разъяснения, командировочное удостоверение не оформлять.*
Журнал учета командированных сотрудников
Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале* (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:
- фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
- дата и номер командировочного удостоверения;
- наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.
Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.
Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказомруководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).
Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Рекомендация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника
Какие расходы нужно возместить
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
- оплату проезда;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к месту нахождения работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации* (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов (например, в зависимости от должности сотрудника) (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).
Средний заработок
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок* (ст. 167 ТК РФ).
Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример расчета среднего заработка сотрудника, направленного в командировку*
В мае 2013 года организация направила своего экономиста А.С. Кондратьева в командировку. Срок командировки – пять рабочих дней (с 20 по 24 мая).
За время командировки организация должна начислить Кондратьеву зарплату, исходя из его среднего заработка. Расчетный период: май 2012 года – апрель 2013 года (250 рабочих дней). Должностной оклад менеджера – 15 000 руб.
В июне 2012 года Кондратьев был в учебном отпуске 17 рабочих дней. За этот месяц сотруднику начислено:
- исходя из среднего заработка – 12 500 руб.;
- по должностному окладу – 2858 руб.
В августе 2012 года Кондратьев находился в отпуске весь месяц (23 рабочих дня). За этот месяц ему не начисляли зарплату.
В январе 2013 года он проболел пять рабочих дней. Зарплата за этот месяц начислена в размере 11 429 руб.
Периоды болезни и отпусков, а также суммы, начисленные за эти периоды, из расчета среднего заработка нужно исключить. Общее количество дней, исключаемых из расчетного периода, – 45 дн. (17 дн. + 23 дн. + 5 дн.).
Таким образом, средний дневной заработок, исходя из которого Кондратьеву следует начислить зарплату за время командировки, равен:
(15 000 руб. ? 9 мес. + 2858 руб. + 11 429 руб.) : 205 дн. = 728,23 руб./дн.
За период командировки экономисту начислили:
728,23 руб./дн. ? 5 дн. = 3641,15 руб.
Ситуация: можно ли установить в организации правило, что сотрудникам за время командировки выплачивается обычная зарплата, а не средний заработок*
Нет, нельзя.
На время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, а не зарплата. Об этом сказано в статье 167Трудового кодекса РФ. Следовательно, зарплату за дни командировки выплачивать нельзя, поскольку это противоречит положениям Трудового кодекса РФ. Такой вывод подтверждает письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.
В коммерческих и бюджетных организациях:
Главбух советует:* если средний заработок, сохраняемый на время командировки, окажется ниже зарплаты сотрудника за этот период, организация вправе компенсировать эту разницу.
Трудовой кодекс РФ запрещает ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим законодательством (ст. 8, 9 ТК РФ). А улучшать положение сотрудников организация вправе – на свое усмотрение. Поэтому организация может компенсировать сотруднику разницу между зарплатой сотрудника за фактически отработанное время и средним заработком, сохраняемым на время командировки. Главное – предусмотреть такую доплату в коллективном (трудовом) договоре, Положении об оплате труда.
Ситуация: нужно ли рассчитывать средний заработок для оплаты труда во время однодневной командировки*
Да, нужно.
Никаких временных ограничений в отношении командировок Трудовой кодекс РФ не содержит. Не установлен минимальный срок командировки и в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Более того,пункт 20 этого Положения допускает однодневную продолжительность командировки (при комментировании загранкомандировок). На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Следовательно, за время пребывания в однодневной командировке зарплату сотруднику нужно рассчитать исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ).
Ситуация: как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку. Эта дата отмечена в командировочном удостоверении (приказе руководителя)*
За время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной задержки) за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). При этом средний заработок нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата отмечена в командировочном удостоверении (приказе руководителя). То есть именно этот день считается днем отъезда. Следовательно, зарплату за этот день нужно рассчитать исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъездасотруднику полагаются суточные.
Командировка в выходной или праздничный день
По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день.
Этот день считается работой в выходной (праздничный) день. Поэтому сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.*
Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.
Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:
- сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
- сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
- сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ, пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 и подтверждается пунктом 2 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.
Ситуация: как оплатить сотруднику день выезда в командировку (возвращения из командировки), а также дни нахождения в пути, приходящиеся на его выходные (праздничные) дни*
Оплачивайте такие дни как работу в выходные (праздники).
По общему правилу за работу командированного в выходные или праздничные дни полагается отгул или повышенная оплата(п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Данная норма распространяется и на случаи, когда командированный сотрудник следует к месту командировки или обратно. Дело в том, что время нахождения в пути не может быть признано временем отдыха сотрудника. Такой вывод подтверждается решением Верховного суда РФ от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663.
Поэтому выезд в командировку (возвращение из командировки), нахождение в пути, приходящиеся на выходной день сотрудника или праздник, следует рассматривать как работу в выходной (праздничный) день.
Таким образом, сотрудник, находящийся в пути в командировку (из командировки) в свой выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда (ст. 153 ТК РФ).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
3. Рекомендация: Как рассчитать суточные
Размер суточных
В коммерческих организациях
Размер суточных для командированных сотрудников организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.*
Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных*
В ЗАО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.
Нормирование суточных
Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:*
- 700 руб. в день при командировке по России;
- 2500 руб. в день при загранкомандировке.
Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ. Такой порядок установлен в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Период командировки
Суточные сотрудникам выплатите:*
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки.
Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере.
Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку*
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.
Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки.
Сутки, которые включают в себя время прибытия транспортного средства, являются последним днем командировки. Суточные за этот день тоже выплатите в полном размере.
Для сотрудников, которые работают удаленно (на дому), пунктом выезда в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство (письмо Минфина России от 2 июня 2011 г. № 03-03-06/1/322).
Определяя дату начала командировки, учтите время, которое необходимо на проезд от постоянного места работы до места отправления транспортного средства (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.). Это нужно сделать, если место отправления транспортного средства расположено за пределами населенного пункта, в котором находится командирующая организация.
Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации.
Обо всем этом сказано в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Однодневная командировка по России
Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству. Если речь идет о командировке по России, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:*
- удаленность места командировки от местожительства сотрудника;
- условия транспортного сообщения;
- характер выполняемого задания;
- необходимость создания сотруднику условий для отдыха.
Такие требования предусмотрены пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Зарубежная командировка
При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок* (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплатите по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 и в письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.
Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример начисления суточных по нормам, установленным для внутренних и заграничных командировок*
Организация, расположенная в г. Белгороде, направляет экономиста А.С. Кондратьева в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 1 час 35 минут.
Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.
Первым днем командировки следует считать 7 апреля. За этот день сотруднику должны выплатить суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России.
При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.
При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.
В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России