Выплаченные суммы суточных являются подотчетными суммами, окончательную сумму суточных можно определить на дату утверждения авансового отчета и после сдачи сотрудником неиспользованных сумм. В данной ситуации организация может воспользоваться двумя способами: 1. Сотрудник вернет излишне полученную подотчетную сумму и у организации не возникнет обязанности удерживать и уплачивать НДФЛ со сверхнормативно полученных сумм суточных. 2. Сотрудник не вернет излишне полученную сумму, в этом случае организация будет обязана удержать и уплатить НДФЛ со сверхнормативных суточных, кроме того, при расчете налога на прибыль суточные сверх норм учесть будет нельзя.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1 Рекомендация: Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет
Срок возврата
Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен (mod = 112, id = 55015)
Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Ситуация: с какой даты рассчитать срок возврата сумм, выданных на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы (mod = 112, id = 55016)
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Внесение в кассу
Бухучет
В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.
Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2 Ситуация: в какой момент нужно удержать НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных, выплаченных командированному сотруднику
Удерживайте налог после утверждения авансового отчета на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.
Кроме того, на момент выдачи подотчетных сумм неизвестно, какую именно сумму сотрудник израсходует. Например, при возвращении из командировки раньше срока полученная сумма суточных не будет израсходована полностью.
Поэтому доход сотрудника (сверхнормативную сумму суточных), с которого необходимо удержать налог, определяйте после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.
Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5.
Ранее Минфин России высказывал иную точку зрения, в соответствии с которой определять доход (сверхнормативную сумму суточных) нужно на дату выплаты суточных, то есть на дату выдачи сотруднику аванса на командировку (письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений в настоящее время эта точка зрения является неактуальной.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России