Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы*.
Организация может использовать:*
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца*. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов* (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Статья: Путевой лист, который обезопасит расходы на ГСМ
Сведения о транспортном средстве и его собственнике. Если машиной владеет компания, то в путевом листе указывают ее наименование, организационно-правовую форму, адрес и номер телефона. Индивидуальные предприниматели – собственники авто прописывают свою фамилию, имя, отчество, адрес, а также телефон.
В путевом листе указывают тип транспортного средства, его регистрационный знак, время выезда и заезда в гараж. Если путевой лист оформлен на несколько дней, то необходимо указать также даты первого выезда и последнего заезда. Все эти сведения в транспортных организациях должен указывать диспетчер-нарядчик. В остальных компаниях эти данные может прописать сам водитель. Он же вправе подтвердить исправность автомобиля (при отсутствии должности штатного механика). В момент выезда и заезда из гаража надо снять данные о пробеге*.
Сведения о водителе. В путевом листе указывают фамилию, имя и отчество водителя (сведения о его удостоверении и лицензионной карточке должны указывать только транспортные компании). Также правила требуют прописать дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя* (п. 7 Обязательных реквизитов).
Понятно, что далеко не у каждой организации в штате есть медицинский работник, который вправе проводить освидетельствование. В большинстве случаев налоговики это понимают и не снимают затраты на ГСМ, подтвержденные путевыми листами без отметки о медосмотре.
Поэтому споры относительно данных о медицинском освидетельствовании возникают только между транспортными компаниями и органами автодорожного надзора. Последние при отсутствии штампа о медосмотре могут оштрафовать транспортную организацию по статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (за нарушение условий лицензии).
Движение горючего. В путевом листе указывают данные о количестве горючего на момент выезда и возвращения машины в гараж.*
Также следует отметить, какое количество бензина было выдано на машину по заправочному листу. Этот документ, как правило, заполняют только транспортные организации. Остальные компании в соответствующей графе могут указать номер чека, полученного на АЗС.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 3, ФЕВРАЛЬ 2010