Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии
Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
Подписи в документах
Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.
Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.
В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.*
Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.
Печать на документах
Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Поэтому печать на документе проставьте:*
- если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
- если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
- при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.
Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: «…Спецоператор выставил нам электронные акты и счета-фактуры...»
Налоговики
— Для вычета НДС от спецоператора надо получить бумажный счет-фактуру. Чтобы перейти на электронный обмен счетами-фактурами, необходимо подать оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур. Таковы требования пункта 2.1 Приложения к приказу Минфина России от 25.04.11 № 50н. Вы заявление не подавали, значит, и на электронный обмен не перешли. Что касается акта, то закон о бухучете специальных заявлений для электронного обмена не требует. Так что с расходами проблем быть не должно. С этим согласен и Минфин в письме от 12.04.13 № 03-03-07/12250.*
Светлана Сергеева, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса:
Налоговики
— Надо попросить от поставщика акт и счет-фактуру на бумаге. По правилам надо подать заявление для участия в электронном документообороте и заключить соглашение. Иначе электронный счет-фактура недействителен. Возможность выставлять и получать электронную «первичку» тоже надо согласовать, например, в договоре. Без этого компания не подтвердит свои расходы.*
Сергей Рюмин, управляющий партнер ООО КАФ «ИНВЕСТАУДИТТРАСТ»:
Независимые эксперты
— Выставлять и получать электронные документы стороны могут по взаимному согласию. Причем согласие можно оформить путем выполнения действий, свидетельствующих о договоренности. Так же считает и Минфин в письме от 01.08.11 № 03-07-09/26. Значит, если одна сторона направила акт и счет-фактуру в электронном виде, а другая получила их, то согласие достигнуто. Главное — выполнить требования к формату счетов-фактур и электронной подписи.*
Ольга Макаркина, генеральный директор консалтиноговой компании «СЕПТАДА»:
Независимые эксперты
— «Первичку» и счета-фактуры разрешено передавать электронно. Если оба документа подписаны квалифицированной электронной подписью, то они подтвердят расходы и вычеты. Основание — пункт 6 статьи 169 НК РФ, статья 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ. Менять документы на бумажные в данной ситуации не надо.
Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:
Наше мнение
— Проблем с расходами быть не должно. Для обмена электронной «первичкой» от покупателя требуется согласие. Компания его выразила, получив на сайте акт. Со счетом-фактурой сложнее. Чтобы обмен был легитимным, покупатель должен представить оператору заявление на участие в электронном документообороте, а спецоператор обязан уведомить об этом налоговую. В приказе № 50н не сказано, как подать заявление — на бумаге или электронно. Но в нем должны быть: наименование компании, ИНН, сведения об электронной подписи и т. д. У оператора есть все эти данные, поэтому у него надо уточнить, было ли согласие на сайте заявлением. Если да, то обменивать электронный счет-фактуру на бумажный не надо. Если же нет, то безопаснее заменить документ либо оформить все документы для перехода на электронный обмен счетами-фактурами.*
Газета «Учет. Налоги. Право», № 17, май 2013