В бухучете операции по аренде автомобиля у физического лица, сотрудника организации, и аренде автомобиля у предпринимателя, являющегося сотрудником организации, отражаются одинаково. В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку: Дебет 001. Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль. При этом делается проводка: Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76. Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. Подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, платежное поручение.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника
Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант – выплачивать компенсацию. А второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства*.
Виды договоров аренды транспорта
Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности*.
Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование* (ст. 642 ГК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Документальное оформление
Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.
Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (*ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.
Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно*. Об этом сказано в пункте 14Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Бухучет
В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:*
Дебет 001
– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.
Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:*
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Пример отражения в бухучете операций, связанных с арендой автомобиля у сотрудника*
В феврале 2008 года ЗАО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа. Объект аренды – легковой автомобиль:
- марка – ВАЗ-21102;
- регистрационный знак – Т543НЕ99;
- идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;
- тип – седан;
- категория – В;
- год выпуска – 2000;
- двигатель – № Х02395409;
- цвет – белый;
- мощность двигателя (кВт/л. с.) – 51/70;
- паспорт ТС – серия 62АС № 776059;
- свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 45 ЕХ № 062540.
Автомобиль арендован для служебных поездок генерального директора.
Срок действия договора – с 1 февраля 2008 года по 31 января 2009 года. Стоимость автомобиля – 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.
Бухгалтер ЗАО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.
В феврале 2008 года:
Дебет 001
– 175 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче транспортного средства).
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:
Дебет 26 Кредит 76
– 11 800 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как арендатору отразить в бухучете арендные платежи
Одним из существенных условий договора аренды является размер арендных платежей (арендная плата)* (ст. 606 ГК РФ). Более подробно о порядке, условиях и сроках внесения арендной платы см. Как заключить договор аренды.
Документальное оформление
Все хозяйственные операции организации должны быть оформлены первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.* При этом акт об оказании услуг аренды нужен, только если он предусмотрен договором аренды. Такую точку зрения разделяют контролирующие ведомства (письма Минфина России от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763, ФНС России от 1 ноября 2013 г. № ОА-4-13/19652).
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
15.07.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.