1. Да, командировку можно оформить одним универсальным документом. До 2013 года командировочное удостоверение и служебное задание документа оформляли строго по унифицированным формам (№ Т-10 и № Т-10а).
Теперь же можно применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, часть 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1, информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012). Назвать такой бланк можно «Командировочное удостоверение — служебное задание» (образец приведен в материалах ниже).
Поскольку единый бланк заменит командировочное удостоверение и служебное задание, предусмотрите в нем следующие строки:
- цель командировки;
- все данные о командировке (Ф.И.О. работника, название организации, в которую командировали сотрудника и длительность поездки в календарных днях);
- отметки о выбытии работника в другую компанию, о его приезде туда, а также о возвращении обратно;
- печать и подпись сотрудника компании принимающей стороны.
2. Да, это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности. Так как в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- дата и место проведения;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
- сумма затрат и т. п.
Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.
Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
Отчет о представительских расходах и первичная документация по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам больше не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288).
Чтобы у контролирующих органов не было сомнений в обоснованности расходов, единый отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании (образец единого отчета приведен в материалах ниже).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Документы для командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:
- служебное задание;
- приказ (распоряжение);
- командировочное удостоверение.
Формы названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Эти документы нужно оформить независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация (общий режим налогообложения, упрощенку или ЕНВД). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.
В коммерческих организациях
Коммерческая организация может по собственному выбору:
- использовать унифицированные формы указанных документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.*
Командировочное удостоверение
При командировках за рубеж командировочное удостоверение оформлять не нужно – время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
На практике возможна ситуация, когда сотрудник направляется в командировки, которые следуют одна за другой, в разные организации. При этом сотрудник в промежутках между поездками в командирующую организацию не возвращается.
Унифицированная форма командировочного удостоверения предусматривает только одно место назначения.
В коммерческих организациях
Поэтому в такой ситуации работодатель может:
- либо оформить несколько командировочных удостоверений (по числу принимающих организаций) унифицированной формы, если организация использует унифицированные формы командировочных документов;
- либо использовать самостоятельно разработанный бланк командировочного удостоверения, в котором будут указываться несколько мест назначения.
Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291
Сергей Разгулин,
действительный государственный
советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении представительские расходы, произведенные во время командировки
Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:
- сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
- иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- дата и место проведения;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
- сумма затрат и т. п.
Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.
Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.*
О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.
Сергей Разгулин,
действительный государственный
советник РФ 3-го класса
3. Статья: Один универсальный документ, чтобы оформить любую командировку
Не так давно, чтобы направить работника в командировку, приходилось оформлять сразу несколько документов унифицированных форм. Как минимум требовались приказ директора, командировочное удостоверение, служебное задание. Плюс еще авансовый отчет (о нем читайте в статье «Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты»). Теперь же перечень таких бумаг можно прилично сократить. Более того, оформить поездку можно всего одним документом — универсальным. Про него и расскажем в статье, а образец вы увидите ниже.
— этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в документе. А цифрами — те, что советуем оставить, добавить или видоизменить. Комментарий к каждому такому реквизиту вы прочитаете в статье.
Скачать бланк в формате Word >>
Важная деталь
Приказ на командировку можно не оформлять вовсе. Все необходимые данные предусмотрите в едином бланке.
Уточним, что предложенный нами единый бланк вы сможете использовать, когда руководство направляет работников в командировки по России. Или же в страны СНГ, на границе с которыми таможенники не ставят отметок в паспорте. А вот для загранпоездок достаточно будет оформить распоряжение директора, ведь командировочное удостоверение тут не требуется. Советы о том, как составить такую бумагу, читайте ниже.
Советует Сергей Шариков, заместитель руководителя юридического отдела АКГ «Деловой профиль»
Для служебных поездок за рубеж оформите распоряжение директора с элементами служебного задания и отчета
— Если работника направили в загранкомандировку, то можно обойтись без командировочного удостоверения. Вместо него оформляют распоряжение директора. Исключение — случаи, когда сотрудник едет в страну СНГ, при въезде в которую пограничники не ставят в паспорте гражданина, пересекающего границу, штампов. Дело в том, что сложно объяснить иностранному коллеге, почему он должен ставить подпись и печать на документе, оформленном от имени российской организации на иностранном языке. А значит, такой документ, как командировочное удостоверение, в этом случае заполнить по всем правилам не получится. Но чтобы сократить количество командировочных документов для зарубежной поездки, можно оформить один, который бы заменил и распоряжение директора, и служебное задание, и, если вам удобно, отчет работника. Форма такого документа должна быть утверждена в учетной политике работодателя.
Какие командировочные документы действительно нужны для налогового учета, а от каких можно спокойно отказаться
Привычное название документа |
Форма, по которой можно сейчас составлять бумагу |
Нужен ли этот документ для налогового учета |
Служебное задание и отчет о командировках |
№ Т-10а или произвольная форма (можно объединить с другими командировочными документами) |
Нет |
Командировочное удостоверение |
№ Т-10 или произвольная форма (можно объединить с другими командировочными документами) |
Да |
Авансовый отчет |
№ АО-1 или произвольная форма |
Да |
Приказ на командировку |
№ Т-9 (№ Т-9а), произвольная форма или можно вовсе отказаться от документа |
Нет |
Билеты на проезд, документы гостиницы, другая первичка |
Документы, подтверждающие расходы и полученные от контрагентов |
Да |
И кстати, эта же универсальная форма поможет подтвердить в налоговом учете суммы, потраченные на командировку. Ведь без командировочного удостоверения (или бланка, его заменяющего) контролеры могут попросту снять расходы. Об этом — письмо ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890, оно актуально и по сей день. Документы, которых будет достаточно, чтобы подтвердить расходы, мы отметили в таблице выше.
Объедините служебное задание и командировочное удостоверение
Осторожно!
Если у вас не будет командировочного удостоверения или заменяющего его бланка, налоговики могут не признать расходы.
Итак, служебное задание и командировочное удостоверение нужны как и прежде. Таковы требования Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В частности, служебное задание необходимо, чтобы довести до сведения работника цель поездки. А командировочное удостоверение подтвердит, сколько дней работник провел на том предприятии, куда был направлен.
До 2013 года эти два документа оформляли строго по унифицированным формам (№ Т-10 и № Т-10а). Теперь же это могут быть произвольные бланки, и, как мы сказали в самом начале статьи, их можно и вовсе объединить в один (1). Предлагаем так и назвать наш бланк «Командировочное удостоверение — служебное задание».
Отведите в едином бланке поля для общих сведений о запланированной поездке
Вы наверняка помните, что раньше приходилось оформлять приказ о направлении работника или сразу нескольких сотрудников в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а). Здесь указывали Ф.И.О. командированных сотрудников, на сколько дней их направляют в служебную поездку.
Так вот, теперь можно обойтись без этих форм. Никакие нормативные акты, в том числе Положение о командировках, не требуют оформлять такие документы.
Важная деталь
Поскольку единый бланк заменит командировочное удостоверение и служебное задание, предусмотрите в нем строку для цели командировки.
Все данные о командировке, которые обычно отражали в приказе, вы можете прописать в едином бланке. Это Ф.И.О. работника (3), название организации, в которую командировали сотрудника, (4) и длительность поездки в календарных днях (5).
Поскольку единый бланк вы заполняете в том числе вместо служебного задания, то предусмотрите и строку для цели командировки (6). Достаточно написать совсем кратко, для чего работник едет в другую компанию. К примеру, чтобы заключить договор.
Включите в форму печать принимающей стороны и подпись ее работника
Раз наш универсальный документ будет выполнять и функцию командировочного удостоверения, в нем обязательно надо предусмотреть отметки о выбытии (8) работника в другую компанию, о его приезде туда, а также о возвращении обратно (8). По таким данным вы легко определите, сколько дней сотрудник пробыл в месте назначения. И как обычно, понадобятся отметки принимающей стороны — печать (7) и подпись сотрудника такой компании (7). Данные требования к командировочному удостоверению предъявляет пункт 7 Положения о командировках.
Бывает так, что работник перемещается из одного города в другой беспрерывно, не возвращаясь в свою компанию. То есть из одной командировки едет сразу в другую. На этот случай удобно будет предусмотреть несколько строк для разных пунктов назначения. Это следует из письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.
Предусмотрите в едином бланке еще и раздел для отчета сотрудника
Есть еще один документ, который полагается составлять по итогам служебной поездки. Это отчет о командировке. Включите такой раздел в единый бланк (2). Но это лишь с той целью, чтобы выполнить формальность. Мол, сотрудник отчитался о поездке в течение трех дней после возвращения (или выхода на работу), как и полагается. Авансовый отчет, естественно, тоже. Ведь понятно, что в любом случае руководитель может запросить у работника более подробный отчет.
Вопрос-тест по темам номера
- 6
Руководитель принял решение, что бухгалтерия не будет составлять документы на командировки по унифицированным формам и разработает свои бланки. Можно обойтись без командировочного удостоверения?
- A. Да, этот документ теперь необязателен.
- Б. Да, но только если работник командирован за границу в страну, где пограничники поставят отметки в паспорте.
- В. Нет, этот документ обязателен для всех случаев.
Правильный ответ — Б. Командировочное удостоверение не понадобится, только если работника направили в поездку за границу. Исключение — ситуации, когда сотрудник уехал в страну СНГ, на границе с которой не ставят отметки в паспорте.
Следующий вопрос в статье «Путевой лист, по которому вы без проблем спишете расходы на ГСМ».
Полезные реквизиты документа
1 Общие сведения о командировке: Ф.И.О. работника, куда он направлен, даты поездки.
2 Отметки другой компании о приезде и отъезде сотрудника.
3 Цель командировки.
Журнал «Главбух» № 8, Апрель 2013
4. Статья: Представительские расходы: количество документов сокращено
* Письмо Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-Р3/16288.
Документальное подтверждение затрат
Но не следует забывать о норме статьи 252 Налогового кодекса РФ, которая гласит, что расходы должны быть документально подтверждены.
Мнение финансистов
Минфин России в письме от 10 апреля 2014 г. № 03-03-Р3/16288 указал, что в отношении представительских расходов конкретного перечня первичных документов, подтверждающих эти траты, не установлено. Поэтому для налогового учета можно использовать любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере затрат.
В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. То есть, по мнению Минфина России, для документального подтверждения представительских расходов достаточно отчета о представительских расходах, утвержденного руководителем организации, и первичных документов к нему.
К такому выводу финансовое ведомство пришло на основании анализа пункта 10 раздела IV плана мероприятий («дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р.
Хотя иногда отчета и «первички» может быть недостаточно…
Так, положения плана мероприятий «Совершенствование налогового администрирования» не относятся к налоговому законодательству. А из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ следует, что документы, которыми оформляется та или иная расходная операция, должны не только подтверждать факт расхода, но и указывать на характер, а в некоторых случаях и на цель расхода.
Мнение специалистов
По нашему мнению, представительские расходы можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании следующих документов:
- приказа (распоряжения) руководителя об осуществлении расходов;
- сметы представительских расходов;
- отчета о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
- первичных документов.
Приказ руководителя об осуществлении представительских расходов может быть двух видов: общий, то есть закрепляющий общие условия осуществления представительских расходов, принимаемый, как правило, на длительный срок, и разовый, то есть утверждаемый руководителем турфирмы для проведения конкретных мероприятий.
Некоторые специалисты рекомендуют закрепить общие принципы и условия несения представительских расходов в учетной политике компании для целей налогообложения.
Что касается сметы (калькуляции) представительских расходов, которая составляется конкретно под какие-либо представительские мероприятия, то в данном документе необходимо отразить:
- цель представительских мероприятий;
- дату и место их проведения;
- программу мероприятий;
- состав приглашенной делегации;
- участников принимающей стороны;
- величину расходов на представительские цели.
После осуществления представительских расходов также должен составляться отчет или акт, подписанный руководителем турфирмы с указанием сумм фактически произведенных расходов.
Сумма представительских расходов, отраженная в отчете (акте), подтверждается первичными учетными документами.
В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждением будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (выполненных услуг)), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. › |
› | Унифицированная форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
В случае использования в представительских целях собственной продукции или товаров, приобретенных для осуществления производственной деятельности, их передача на представительские цели должна осуществляться на основании соответствующих актов с указанием видов и стоимости передаваемых ценностей с приложением первичных документов (например, товарно-транспортной накладной, требования-накладной).
При этом необходимо учитывать, что в случае самостоятельной переработки товаров, направленных на представительские цели, например приготовления каких-либо блюд собственными силами (буфетом, столовой), данные расходы должны также подтверждаться калькуляцией расходов.
Подобное оформление представительских расходов позволит учесть их при налогообложении прибыли (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 ноября 2013 г. № А33-19185/2012, ФАС Московского округа от 4 августа 2010 г. № КА-А40/6672-10).
Важно запомнить
По мнению автора, при документальном подтверждении представительских расходов более правильным будет руководствоваться позицией Минфина России, выраженной в более раннем письме от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807. В ней приведен тот перечень документов, на которые ссылаются специалисты.*
Журнал «Учет в туристической деятельности» № 6, Июнь 2014
5. Статья: Отчет, который обезопасит ваши представительские расходы
Осторожно!
Безопаснее составлять отдельный отчет на каждый прием представителей контрагентов. Иначе налоговики могут посчитать, что расходы документально не подтверждены.
Отчет о представительских расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам больше не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288).
Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным. То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде. Образец мы привели ниже. На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.
Осторожно!
Из отчета должно следовать, что представители компаний собрались для достижения конкретной бизнес-цели, а не про- сто отдохнуть.
Скачать бланк в формате Word >>
Что должно быть в отчете
Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.*
Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор, подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д. То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых. Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).
Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.
Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке. Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему. Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.
Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2014 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.
Важная деталь
Если переговоры длятся несколько дней, укажите в отчете конкретный период. Иначе инспекторы могут потребовать отдельный отчет на каждый день.
Программа мероприятий (3). Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет. Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде. Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).
Состав участников (4). Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон. С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.
Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.
Важная деталь
Укажите в отчете, какой договор компания подписала по итогам представительского мероприятия. Это сразу покажет инспекторам, что деловая цель достигнута.
Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон. Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий. Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.
Суммы расходов (6). В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.
Какие документы приложить к отчету
К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д. Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия. И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.
Журнал «Главбух» № 10, Май 2014
05.07.2014 г.
С уважением,
Павел Зайкин
эксперт Системы Главбух
Ответ утвержден:
Натальей Колосовой
Ведущим экспертом БСС Система Главбух
___________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» Системы Главбух, которые Вы можете найти по адресу: http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14