Компании и ИП с 1 марта оформляют электронные кадровые документы по-новому. Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам документов (приказ от 20.09.2022 № 578н). Проверьте, все ли поправки учли в своем документообороте.
Все изменения в работе бухгалтера с 01.03.2023
Документы, которые ведете в электронном виде, нужно привести в соответствие с Требованиями, утвержденными приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Новые правила закрепили требования к составу и форматам ЭКДО, которые нужно учитывать, когда создаете кадровый документ в электронном виде. Какие требования предъявляют к электронным кадровым документам, смотрите в Системе Главбух.
Электронный документ по новым требованиям Минтруда состоит из пяти частей: основная часть электронного документа, приложения, электронные подписи и машиночитаемая доверенность, чтобы подписать документ и описание документа (п. 1 Требований, утв. приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н).
Скачайте новые документы для работы с ЭДО |
||||||
Приказ о внесении изменений в положение о порядке ведения ЭДО |
||||||
Настроить эти параметры, а также привести документы в нужный формат должны сотрудники ИТ-отдела. Задача кадрового специалиста – проследить, чтобы эти требования выполнили, и поправить локальный акт, в котором установили порядок ведения электронного документооборота. Если ЭКДО не будет соответствовать требованиям Минтруда, госорганы не примут документ (ч. 7 ст. 22.1 ТК).
В частности, кадровый документ в электронном виде должен состоять из:
- основной части документа в формате PDF/A-1A;
- приложения в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- электронной подписи основной части документа и приложения;
- машиночитаемой доверенности для подписания электронного документа;
- описания электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
Такие параметры должен настроить ИТ-специалист. Ваша задача – проследить, чтобы эти требования выполнили. Если не сделать, то не сможете полноценно использовать электронный документооборот. Госорганы не примут документы, которые не отвечают этим условиям, в том числе на архивное хранение (ч. 7 ст. 22.1 ТК).
Порядок архивного хранения электронных документов еще не разработали. Работодатель может по аналогии с бумажным хранением предусмотреть общие требования для компании.
Изменения для бухгалтера в 2023 году
Редакция журнала «Главбух» написала статью про изменения в налогах, взносах, трудовом законодательстве с 2023 года. А эксперты Системы Главбух обновили справочник по всем изменениям в вашей работе, которые заработают с 2023 года. Есть очень приятные изменения! Статья и справочник помогут быстро разобраться в новых правилах, не пропустить важное и работать без штрафов.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту