Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, т.е. суточные. Следовательно, денежный аванс вы должны ему выдать до дня отправления в командировку на все дни с 3 марта до 30 мая. Для командировок, которые длятся более месяца, расчетный период определяется на дату начала командировки. Что касается начисления среднего заработка, то начисляйте согласно табеля учета рабочего времени за отработанные дни. Вопрос же о том, когда должен быть выплачен средний заработок за время командировки, нормативно никак не урегулирован. Поэтому, при решении вопроса о сроках выплаты среднего заработка следует применять по аналогии нормы о заработной плате. То есть, ему можно пересылать часть среднего заработка в дни, которые установлены правилами внутреннего трудового распорядка (коллективным договором, трудовым договором) для выплаты заработной платы.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: За какие дни нужно сохранить средний заработок командированному сотруднику.
За время командировки за штатным сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок по командировке выплачивайте за все дни работы сотрудника по графику, установленному для него. В том числе за дни, когда командировочный находится в пути или вынужденно задерживается (п. 9 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).*
Из рекомендации «Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как рассчитать суточные.
Период командировки
Суточные сотрудникам выплачивайте:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.
Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен выполнить служебное задание. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется (прибывает) до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит после 0 часов – следующие сутки.
За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.*
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России.
Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.*
Общие правила выдачи
При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:
- деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
- сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.
Такие правила установлены пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Статья: Правила расчета среднего заработка
Еще раз напомним: порядок расчета среднего заработка для оплаты времени командировки отличается от расчета отпускных. Для этого используется такая формула:
СЗ = ЗП : ОД ? РД,
где СЗ – средний заработок, сохраняемый на время командировки;
ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период, учитываемых при расчете. При этом расчетным признается период в 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала командировки;
ОД – количество фактически отработанных дней в расчетном периоде;
РД – количество рабочих дней, подлежащих оплате.
Как видим, оплачиваются именно рабочие дни, попавшие на время командировки, а не календарные, как при расчете отпускных. Соответственно, нет необходимости делать пересчет календарных дней для тех месяцев, которые отработаны не полностью.
В остальном правила расчета идентичны тем, что используются при исчислении отпускных. То есть точно так же из расчетного периода исключаются периоды, когда работник фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, далее – Положение). Это, например, отпуска всех видов, а также время болезни.
А кроме того, в числе прочего из расчетного периода исключается и время прошлых командировок. Конечно, в пункте 9 Положения сказано, что для исчисления среднедневного заработка сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, нужно разделить на количество фактически отработанных в этот период дней.
Но во время командировки, в отличие от отпуска или времени болезни, сотрудник по-прежнему выполняет свои трудовые обязанности. На первый взгляд возникает противоречие. Но только на первый взгляд.
Дело в том, что при расчете среднего заработка сама сумма среднего заработка, ранее сохранявшаяся за работником и попавшая в расчетный период, учитываться не должна. И это общее правило, закрепленное в пункте 5 Положения. При этом пункт 9 Положения вовсе не устанавливает каких-то специальных норм. Под отработанными днями в нем понимаются те дни, которые были оплачены сотруднику в обычном порядке, то есть исходя из оклада.*
А вот никаких отличий в подсчете заработка, включаемого в расчет, нет. Это касается и правил индексации, и учета премий.
Пример. Правила расчета среднего заработка, сохраняемого на время командировки
В январе 2014 года организация направила своего экономиста Кондратьева А.С. в командировку. Срок командировки – пять дней (с 20 по 24 января).
За время командировки организация должна начислить Кондратьеву зарплату исходя из его среднего заработка. Расчетный период: 2013 год (247 рабочих дней). Должностной оклад менеджера – 36 000 руб.
В августе 2013 года Кондратьев был в отпуске 20 рабочих дней. За отработанное в этом месяце время сотруднику начислено 3272,73 руб.
Средний заработок, сохраняемый на время командировки, составит:
(36 000 руб. ? 11 мес. + 3272,73 руб.) : (247 дн. – 20 дн.) ? 5 дн. = 8794,55 руб.*
Внимание: если работник получил по итогам месяца премию за работу, выполненную во время командировки, ее нужно учесть в будущих расчетах среднего заработка.
По общему правилу при расчете среднего заработка учитывают лишь те премии, которые отвечают двум требованиям.
Первое – такие выплаты предусмотрены системой оплаты труда и, соответственно, прописаны в трудовом или коллективном договоре.
И второе – период, в котором начислена премия, относится к расчетному. Все это следует из пунктов 2 и 15 Положения № 922.
Если работник в командировке выполнял служебное задание и получил премию по итогам месяца, который вошел в расчетный период, сумму выплаченной премии нужно включить в расчет среднего заработка. Хотя сам период командировки и средний заработок, сохраненный на это время, из расчетного периода следует исключить.*
Зарплата — 2014
02.07.2014 г.
С уважением,
Виолетта Моргун, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».