Летний период определите в приказе о применении норм расхода топлива и ГСМ, а подробный порядок отражения в учете операций по ГСМ содержится в материалах Системы Главбух.
1. Ситуация: Как рассчитать количество ГСМ, списываемых на затраты
По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) |
= |
Остаток топлива при выезде автомобиля (л) |
+ |
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) |
–
|
Остаток топлива на конец дня (л) |
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Способ увеличения норматива расходов по ГСМ
Организация, использующая автотранспорт, может увеличить норматив расходов на ГСМ, если будет применять к установленной норме повышающие коэффициенты, предусмотренные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Официальная позиция
Минфин России подтверждает правомерность применения повышающих коэффициентов к основной норме расходов на ГСМ, учитывающих климатические и технические особенности эксплуатации автотранспорта*.
Обоснование
Финансовое ведомство исходит из того, что при определении обоснованности затрат на ГСМ организациям необходимо руководствоваться нормами, установленными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р, в котором предусмотрены надбавки в зависимости от влияния внешних факторов, а также от технического состояния транспортных средств. Следовательно, применение повышающих коэффициентов абсолютно правомерно (письма Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57)*.
«Главбух» советует
Руководствуйтесь официальной позицией и применяйте не только базовые нормы, установленные нормативными актами, но и повышающие коэффициенты к ним.
В деталях
Распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р позволяет организациям использовать надбавки к нормам топлива в зависимости от внешних факторов, а также от технического состояния транспортного средства. В частности, утверждены надбавки, связанные с сезонностью («зимняя» надбавка), с региональными климатическими особенностями местности, в которой используется автотранспортное средство, с частотой остановок, перевозкой нестандартных грузов, использованием системы «климат-контроль», со сроком эксплуатации либо фактом эксплуатации после капитального ремонта. Нормы могут быть увеличены одновременно по нескольким основаниям. В этом случае надбавки суммируются.
Пример расчета норм ГСМ
В автомобиле марки Audi A6 2.6, выпущенном девять лет назад (с общим пробегом – 160 тыс. км), при поездках по Москве работает кондиционер. Базовая норма расхода топлива для этого автомобиля установлена Минтрансом России в размере 10 литров на 100 км. При максимальном использовании надбавок норма расхода топлива увеличится на 42 процента (25% за населенный пункт + 10%, т. к. машина выпущена более восьми лет назад + 7% за кондиционер). Иначе говоря – на 4,2 литра на 100 км.
Размер некоторых повышающих коэффициентов установлен Минтрансом России интервалом в пределах значений. Поэтому организация должна будет установить конкретную величину самостоятельно. Оформить это нужно так. Приказом руководителя создается специальная комиссия (три человека достаточно). Хорошо, если в нее войдут люди со знанием предмета: если в организации нет должности руководителя транспортного отдела, то подойдет и штатный водитель. Далее в произвольной форме составляется решение комиссии, а на ее основе – приказ директора о применении тех или иных надбавок. В этом же приказе укажите и сами базовые нормы со ссылкой на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
При этом списывать топливо по самостоятельно разработанным нормативам можно только по автомобилям, для которых лимит расходов не установлен. В этом случае необходимо направить заявку в научную специализированную организацию на разработку норм. До принятия приказа, утверждающего нормы, руководствуйтесь соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61).
Кроме того, для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, предусмотренные в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337.
3. Ситуация: Н ужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм
Нет, не нужно.
Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.
Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.
Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).
Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Правда, изменения в распоряжение № АМ-23-р ни разу не вносили. В то же время многие автопроизводители существенно обновили свой модельный ряд с 2008 года. Вот и получается, что для многих современных машин норм Минтранса России вообще нет. Поэтому зачастую проще и удобнее использовать самостоятельно разработанные нормы.
Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расходаГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденные приказом Россельхоза от 13 сентября 1999 г. № 180.
Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.
Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы. Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Статья: Наличие приказа об утверждении норм расхода ГСМ по автопарку защитит компанию от налоговых претензий
В связи с неоднозначными разъяснениями чиновников компания может себя обезопасить от претензий проверяющих, утвердив приказ о применении норм топлив и ГСМ, применяемых в целях налогообложения (см. образец ниже).
1.?В документе важно указать, с какого момента действуют его положения. Учитывая тот факт, что нормы списания топлива могут относиться к разным временным периодам (летний или зимний сезон), в приказе целесообразно указать момент, с которого утвержденные нормы будут иметь силу в целях налогообложения*. В случае изменения норм компания может составить новый приказ с актуальной датой. К примеру, в связи с модернизацией транспортного средства у компании может появиться необходимость увеличить нормы расхода топлива.
2.?В приказе целесообразно отразить позицию компании о том, руководствуется она утвержденными нормами Минтранса или применяет самостоятельно разработанные нормативы. Безусловно, более безопасным вариантом для налогоплательщика является установление норм в соответствии с Методическими рекомендациями. Другой вариант — разработать собственные нормативы. Но здесь есть риски.
В частности, Минфин России в письме от 30.01.13 № 03-03-06/2/12 указал, что компания именно вправе использовать нормы, установленные в Методических рекомендациях. Отсюда можно сделать вывод, что обязанности для компании делать это не установлено.
ФАС Московского округа в постановлении от 25.10.2012 № А40-13623/12-75-66 также признал правоту компании, которая утвердила приказом собственные нормы.
В другом деле суд этого же округа указал, что нормирование расходов на приобретение ГСМ налоговым законодательством вовсе не предусмотрено, а утвержденные Минтрансом нормы не обязательны, так как носят рекомендательный характер (постановление ФАС Московского округа от 25.09.07, 28.09.07 № КА-А41/9866-07).
ФАС Уральского округа в постановлении от 20.02.08 № А60-8917/07 указал, что применение норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом России, является ошибочным, поскольку эти нормы установлены в качестве основы в целях планирования поставки и контроля расхода топлива и масел. Такие нормы не предназначены для регулирования налоговых отношений. Аналогичные выводы содержатся в постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.08.11 № 15АП-5336/2011.
Вместе с тем, каким бы ни было решение компании — применять нормы, установленные Минтрансом, или же самостоятельно разработать исходя из технических документов, целесообразнее в приказе сделать ссылку на документы, на основании которых ведется учет.
Е.В. Шестакова,
канд. юр. наук, юрист аудиторской
фирмы «О»
06.06.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.