Суммы возмещения расходов работников, произведенных в поездках (проезд к месту проведения корпоратива, проживание и иные выплаты) и не связанных с исполнением трудовых обязанностей, являются доходами, полученными в натуральной форме, которые подлежат обложению НДФЛ. Об этом сказано в письме Минфина России от 20.09.2013 № 03-04-06/39113.
Возмещение расходов на проезд и проживание детей сотрудника тоже учитывается в составе доходов сотрудника, поскольку последний является их законным представителем.
Могут возникнуть ситуации, когда организация не может удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме. Например, с доходов физических лиц, которые не являются сотрудниками организации (жен и мужей сотрудников). В этом случае до 1 февраля следующего года организация обязана сообщить об этом в налоговую инспекцию и самому налогоплательщику.
При этом если у организации отсутствует возможность персонифицировать экономическую выгоду и определить размер доходов, полученных каждым сотрудником, у нее не будет оснований для расчета и удержания НДФЛ. Об этом, в частности, сказано в письмах Минфина России от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107 и от 15 апреля 2008 г. № 03-04-06-01/86.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме
Виды доходов
Порядок налогообложения доходов, выплаченных в натуральной форме, установлен статьей 211 Налогового кодекса РФ. К таким доходам, в частности, относятся:*
- стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах. Например, стоимость бесплатного питания или обучения, не предусмотренных законодательством (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
- стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Например, стоимость подарков, подарочных сертификатов или подарочных карт, превышающая 4000 руб. в год (подп. 2 п. 2 ст. 211, подп. 28 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 2 июля 2012 г. № 03-04-05/9-809, от 4 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/207);
- стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда (подп. 3 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Расчет НДФЛ
НДФЛ нужно рассчитать в последний день месяца по итогам всех доходов, полученных сотрудником за этот период (п. 3 ст. 226 НК РФ). Форма выплаты доходов значения не имеет. Поэтому с доходов, полученных сотрудником в натуральной форме, удержите налог на общих основаниях (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом налоговой базой является стоимость переданных товаров (работ, услуг, иного имущества), которая определяется в порядке, предусмотренном статьей 105.3 Налогового кодекса РФ. Такие правила установлены пунктом 1 статьи 211 Налогового кодекса РФ.
При определении налоговой базы исключите из нее частичную оплату сотрудником товаров (работ, услуг) (абз. 2 п. 1 ст. 211 НК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Удержание НДФЛ
НДФЛ с доходов, выданных в натуральной форме, удерживайте из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых сотруднику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы вознаграждения. Такие условия удержания НДФЛ установлены в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Могут возникнуть ситуации, когда организация не может удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме. Например, если сотрудник уволился или если сумма НДФЛ слишком велика для того, чтобы удержать ее до конца года. В этом случае до 1 февраля следующего года организация обязана сообщить об этом в налоговую инспекцию и самому налогоплательщику.* Подробнее об этом см. Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как отразить при налогообложении выдачу сотруднику (ребенку сотрудника) подарка. Организация применяет специальный налоговый режим
НДФЛ
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом.
Если организация выдает сотруднику награду (медаль, нагрудный знак с фирменной символикой и т. п.) к памятным и юбилейным датам или призы за победу в конкурсе, то такие выплаты с точки зрения НДФЛ также могут рассматриваться как подарки. Подарок, предназначенный детям сотрудника, тоже учитывается в составе доходов сотрудника, поскольку последний является их законным представителем.*
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 февраля 2013 г. № 03-04-05/9-90, от 22 ноября 2012 г. № 03-04-06/6-329, УФНС России по г. Москве от 9 августа 2007 г. № 28-10/076242.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с сотрудников при организации праздничного корпоративного мероприятия
Если у организации отсутствует возможность персонифицировать экономическую выгоду и определить размер доходов, полученных каждым сотрудником, НДФЛ удерживать не нужно.
Объектом обложения НДФЛ является доход сотрудника (ст. 209 НК РФ). При организации корпоративных мероприятий доходом может быть признана экономическая выгода, полученная сотрудником в натуральной форме. Чтобы правильно рассчитать налог, доход нужно оценить (ст. 41 НК РФ) и документально подтвердить его получение конкретным сотрудником (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).*
Если выгода сотрудника очевидна, то организация должна исполнить обязанности налогового агента, предусмотренные пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, и обеспечить индивидуальный учет всех доходов сотрудников. В том числе полученных ими в натуральной форме во время корпоративного праздника (см., например, письма Минфина России от 15 апреля 2008 г. № 03-04-06-01/86, УФНС России по г. Москве от 22 декабря 2006 г. № 21-11/113019, от 27 июля 2007 г. № 28-11/071808). В подобной ситуации, связанной с предоставлением сотрудникам бесплатного питания, Минфин России рекомендует налоговым агентам определять величину дохода каждого сотрудника исходя из общей стоимости питания и табеля учета рабочего времени (см., например, письмо Минфина России от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/2/167).
Однако на практике при проведении корпоративных праздников очень трудно установить, какая именно сумма дохода была получена каждым сотрудником. Поэтому в рассматриваемой ситуации такой способ неприменим. Дело в том, что проведение корпоративного праздника включает в себя не только питание сотрудников, но и развлекательные мероприятия (например, концертную программу, просмотр кинофильма и т. п.). Участвуя в этих мероприятиях, сотрудники тоже получают доходы в натуральной форме. Следовательно, для расчета НДФЛ нужно учитывать не только расходы на проведение праздника, но и степень участия в нем каждого сотрудника.
Если у организации отсутствует возможность персонифицировать экономическую выгоду и определить размер доходов, полученных каждым сотрудником, у нее не будет оснований для расчета и удержания НДФЛ. Об этом, в частности, сказано в письмах Минфина России от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107 и от 15 апреля 2008 г. № 03-04-06-01/86.* Такая же позиция отражена в пункте 8 информационного письма ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42. И хотя оно касалось еще подоходного налога, выводы этого письма не потеряли своей актуальности и сейчас. Это подтверждается и более поздней арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 23 сентября 2009 г. № КА-А40/8528-09, Северо-Западного округа от 1 ноября 2006 г. № А56-2227/2006, Западно-Сибирского округа от 1 марта 2006 г. № Ф04-685/2006(20075-А45-6), Поволжского округа от 16 ноября 2006 г. № А12-4773/06-С36, Уральского округа от 11 мая 2004 г. № Ф09-1773/04-АК). Принимая решения об отказе в доначислении НДФЛ, судьи поясняют, что получение каждым конкретным сотрудником доходов от участия в корпоративных праздниках должна доказать налоговая инспекция (п. 6 ст. 108 НК РФ).
Из рекомендации « Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме »
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Статья: Минфин запутался: может ли поездка на корпоратив быть благотворительной?
Этой осенью Минфин России сначала допустил, что поездка работников на непроизводственное мероприятие может быть признана поездкой в рамках благотворительности и по этой причине не облагаться НДФЛ (письмо от 31.10.13 № 03-04-06/46618), но потом отказался от своих слов (письмо от 08.11.13 № 03-04-06/47861).
Вопрос обложения НДФЛ сумм возмещения организацией расходов сотрудников на проезд, проживание и питание во время их участия в физкультурно-оздоровительных, культурно-массовых и иных непроизводственных мероприятиях является спорным. Финансисты считают, что такие поездки нельзя признать командировками, а расходы, связанные с ними, — командировочными. Соответственно указанные суммы являются доходом сотрудника в натуральной форме (письма от 20.09.13 № 03-04-06/39113, от 21.06.13 № 03-04-06/23587 и от 22.11.10 № 03-04-06/6-272). Однако суды придерживаются другого мнения: раз работники направляются в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, значит, экономической выгоды у них не возникает (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.11.11 № 09АП-28561/2011-АК и от 26.05.11 № 09АП-9889/2011-АК).*
В письме от 31.10.13 № 03-04-06/46618 Минфин России допустил вариант, при котором в целях освобождения от НДФЛ организация может заключить со своими работниками гражданско-правовые договоры. Предметом этих договоров будет безвозмездное оказание работниками услуг (выполнение работ) в качестве добровольцев в интересах организации в виде участия в мероприятиях непроизводственного характера. При этом безвозмездно оказываемые добровольцем работы (услуги) должны соответствовать целям благотворительности (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 11.08.95 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях»). Однако уже в письме от 08.11.13 № 03-04-06/47861 Минфин России указал, что поездки сотрудников организации для участия в спортивных соревнованиях и творческих конкурсах не могут являться поездками, совершаемыми в рамках благотворительной деятельности. Таким образом, доходы работников облагаются НДФЛ в общем порядке.
Журнал «Российский налоговый курьер» № 1-2, Январь 2014
5. Статья: Оплата проезда работников к месту проведения корпоративного праздника облагается НДФЛ
Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло.
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за работника организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Таким образом, суммы возмещения расходов работников, произведенных в поездках (проезд к месту проведения корпоратива, проживание и иные выплаты) и не связанных с исполнением трудовых обязанностей, являются доходами, полученными в натуральной форме, которые подлежат обложению НДФЛ.*
Об этом сказано в письме Минфина России от 20.09.2013 № 03-04-06/39113.*
Журнал «Вмененка» № 1, Январь 2014
27.05.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.