Если вновь созданная организация является преемником реорганизованной организации, то документы она должна хранить этой организации в общем порядке. Если вновь созданная организация не является правопреемником ликвидированной организации, то документы сдайте в государственный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Иначе - нарушение части 10 статьи 23 Закона об архивном деле.
Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Это следует из Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 11 февраля 2013 года) глава 7, статья 27.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip -версия
1.Рекомендация: Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации
Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 3.6 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., разделы III и IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.4.1.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 3.7.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).*
Н.З. Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
2.Рекомендация: Как хранить бухгалтерские документы
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Документы реорганизованной организации
Ситуация: должна ли организация-правопреемник хранить документы реорганизованной организации
Да, должна.
Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70*.
По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Статья: Учет и хранение документов на предприятии
Подготовка и сдача документов в Госархив
Если предприятие ликвидируется без правопреемника, документы сдают в Госархив. После приемки документов сотрудники Госархива выдают справку установленного образца, которая подлежит представлению в органы, регистрирующие ликвидацию предприятия.
Отметим, что сдаче в Госархив подлежат все документы по работникам (приказы, личные карточки, карточки по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости и другие), а также учредительные документы и бумаги, по которым не истек срок хранения. Документы, не подлежащие сдаче в архив, должны быть уничтожены по ликвидационным актам.*
Не забудьте: прежде чем отправить бумаги в архив, их нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. Это могут сделать работники бухгалтерии, но можно прибегнуть и к помощи архивариуса. Как правило, в этом случае заключают гражданско-правовой договор.
Журнал «Учет в производстве» № 1, Январь - Март 2008
4.Статья: Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году
Нарушение 6. Кадровые документы ликвидированных организаций не сдаются в архив и теряются
Из практики проверок
ООО «Р…» объявила о своей ликвидации. Ликвидационная комиссия, которая была создана, не собирается заниматься упорядочением архивных документов ликвидируемой организации и передачей их в архив, полагая, что это должны делать только бюджетные организации. Это является нарушением части 10 статьи 23 Закона об архивном деле.*
Что можно исправить?
Совет
Гражданин может затребовать любые документы о своей трудовой деятельности (ст. 62 ТК РФ). Предоставить копии таких документов ему вы обязаны в трехдневный срок
Ликвидируемые организации, у которых отсутствует правопреемник, обязаны передать документы, срок хранения которых не истек, в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия – в соответствующий государственный (муниципальный) архив по договору (ч. 8, 10 ст. 23 Закона об архивном деле, п. 9.7–9.7.2 Правил работы архивов). Эту обязанность закон возлагает на ликвидационную комиссию или конкурсного управляющего.*
В архив передаются документы:
– постоянного хранения (например, распорядительные акты о создании, реорганизации, ликвидации организации, утвержденное штатное расписание, коллективные договоры, годовые отчеты по основной деятельности, личные дела руководителей организации и др.);
– по личному составу со сроком хранения 75 лет (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела и личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки и др.);
– временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли (например, табели и журналы учета рабочего времени, переписка о проверке выполнения условий коллективного договора и др.).
Часть документов может быть передана в электронном виде (например, журнал регистрации трудовых договоров, если вы его вели в электронной форме)2.
Подготовка архивных документов к передаче в архив происходит за счет средств ликвидируемой организации. Прежде чем сдавать документы в архив, систематизируйте их, пронумеруйте и подшейте (разд. 3.6 Правил работы архивов). К документам долговременного срока хранения составьте внутреннюю опись (п. 3.6.17 Правил работы архивов). Оформите передачу дел в архив актом (п. 6.4.1.1 Правил работы архивов).
Если ликвидируемая организация не сдаст документы по личному составу в архив, у бывших работников могут возникнуть проблемы с подтверждением сведений об их прежних местах работы, например, при выходе на пенсию.
Документы в тему
Документ |
Поможет вам |
Пункты 2.1.1–2.4.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила работы архивов) |
Провести экспертизу ценности документов |
Пункты 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) |
Узнать, куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации |
Пункт 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г.№ 03-33/пс, п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 4.4.2.4 Правил работы архивов |
Уточнить требования к условиям хранения документов в бумажном и электронном виде* |
Журнал «Кадровое дело» № 2, Февраль 2014
5.ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 11 февраля 2013 года)
Глава 7. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации
Статья 27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации
«Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.»*