Нарушения в составлении документов нет, если товарная накладная и счет-фактура подписаны разными уполномоченными лицами.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Кто может подписать счет-фактуру
К оформлению счетов-фактур налоговое законодательство предъявляет жесткие требования. Это связано с тем, что от правильности оформления счетов-фактур зависит право покупателя (заказчика) на вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.*
Способы выставления счетов-фактур
Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.
Подписи ответственных лиц
Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Счет-фактуру, выставленный от имени предпринимателя, может подписать либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности бизнесмена. В обоих случаях в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью. При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.
Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.
Передача права подписи
Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации
Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя* (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.
Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)
Нет, не нужно.
Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы. Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.
Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.
Ситуация: должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры
Нет, не должен.
Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.
Невозможность вычета входного НДС в связи с отсутствием документов, подтверждающих полномочия сотрудников подписывать счета-фактуры, признают большинство арбитражных судов (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08, определения ВАС РФ от 16 января 2009 г. № ВАС-17445/08, от 15 января 2009 г. № ВАС-17093/08, от 16 октября 2008 г. № 13259/08, постановления ФАС Московского округа от 28 апреля 2008 г. № КА-А40/2274-08, от 26 февраля 2009 г. № КА-А40/13170-08-П, Западно-Сибирского округа от 24 сентября 2008 г. № Ф04-5092/2008(10144-А46-42), Дальневосточного округа от 4 сентября 2008 г. № Ф03-А73/08-2/3591, Волго-Вятского округа от 24 февраля 2009 г. № А28-5306/2008-148/23,от 21 ноября 2008 г. № А28-8965/2007-384/11, от 25 июля 2008 г. № А43-13960/2007-40-532, Восточно-Сибирского округа от 3 декабря 2008 г. № А19-2109/08-50-52-Ф02-5812/08, от 5 ноября 2008 г. № А19-4298/08-56-Ф02-5273/08, Северо-Кавказского округа от 16 декабря 2008 г. № Ф08-7618/2008, от 15 декабря 2008 г. № Ф08-7582/2008).
Вместе с тем, в некоторых случаях, когда налоговые инспекции не смогли представить достаточных доказательств, суды принимали решения в пользу организаций (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 16 января 2007 г. № 11871/06, определение ВАС РФ от 8 октября 2008 г. № 12951/08, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 января 2009 г. № А56-5037/2008, от 16 июня 2008 г. № А42-167/2007, от 11 ноября 2008 г. № А52-664/2008).
Возможность вычета НДС
Сумму входного НДС по счету-фактуре, подписанному представителями организации-продавца (исполнителя), при наличии остальных правильно заполненных реквизитов можно принять к вычету. Право на вычет сохраняется у покупателя (заказчика) и в том случае, если при проверке выяснится, что первый и второй экземпляры одного и того же счета-фактуры были подписаны разными уполномоченными лицами.* Об этом сказано в письме Минфина России от 3 июля 2013 г. № 03-07-15/25437.
Ольга Цибизова,
начальник отдела косвенных налогов департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Рекомендация: Как документально оформить продажу товаров оптом
Товарная накладная
Отпуск товарно-материальных ценностей нужно оформить первичным документом. Как, впрочем, и любой другой факт хозяйственной жизни. Таким документом будет товарная накладная. Ее форму должен утвердить руководитель приказом к учетной политике. Можно использовать унифицированную форму № ТОРГ-12 или создать собственный документ. В последнем случае важно, чтобы в форме были предусмотрены все необходимые реквизиты. В противном случае документ нельзя признать первичным. А значит, его нельзя будет использовать в качестве подтверждения совершенной операции и расходы по нему проверяющие могут снять.*
Такие правила закреплены в части 8 статьи 3 и статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 4 ПБУ 1/2008.
Составьте товарную накладную в двух экземплярах. Один для себя – на его основании спишите проданный товар. Второй экземпляр передайте покупателю.
Такой порядок следует из частей 1 и 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3. Рекомендация: Название
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ II ранга
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
Галина Орлова,
внештатный консультант ФСС России
Любовь Котова,
заместитель директора департамента
развития социального страхования Минтруда России
Валентина Акимова
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
Ольга Цибизова,
начальник отдела косвенных налогов департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости