В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.
При предоставлении авансового отчета, в бухучете сумму спишите на расходы по обычным видам деятельности:
Дебет 26 Кредит 71 – приняты к учету представительские расходы.
При налогообложении не учитывайте всю сумму представительских расходов, по авансовому отчету. На эту сумму начисляется отложенный налоговый актив:
Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как учесть при расчете налога на прибыль нормируемые расходы.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Пример отражения в бухучете и при налогообложении нормируемых расходов в коммерческой организации. Сумма представительских расходов превышает установленный норматив. Организация платит налог на прибыль и применяет кассовый метод
В феврале директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов встречался с представителями организации-партнера с целью заключения договора поставки товаров. Во время встречи организация понесла представительские расходы в размере 5000 руб. (без НДС). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Львова и подтверждена первичными документами.
В бухучете «Альфы» сделана запись:
Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы.
Организация применяет кассовый метод, налог на прибыль платит ежемесячно.
За январь–февраль общая сумма расходов на оплату труда в «Альфе» составила 90 000 руб.
Предельная величина представительских расходов равна:
90 000 руб. ? 4% = 3600 руб.
Фактическая сумма представительских расходов больше норматива. Поэтому при расчете налога на прибыль за февраль ее нельзя сразу же списать в уменьшение налоговой базы.
На сверхнормативную часть представительских расходов в размере 1400 руб. (5000 руб. – 3600 руб.) бухгалтер начислил отложенный налоговый актив:
Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 280 руб. (1400 руб. ? 20%) – отражен отложенный налоговый актив с разницы между представительскими расходами, отраженными в бухгалтерском и налоговом учете. *
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Рекомендация: Как выдать деньги под отчет.
Выдача подотчетных сумм наличными
Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:
- с текущего банковского счета;
- за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.
Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы. *
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
03.10.2014 г.
С уважением,
Ирина Николина, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».