Если отпускные использованы авансом, при увольнении нужно провести их удержание. Работодатель должен соблюдать утвержденный порядок, а также учитывать ограничения по сумме взыскивания. В статье расскажем все про удержание отпускных при увольнении, использованных авансом, а также разберем ограничения, порядок и оформление.
Что делать, если при увольнении невозможно удержать все выданные авансом отпускные смотрите в Системе Главбух.
Как возникает долг по отпускным, использованных авансом
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве 28 календарных дней – это обязательство работодателя перед своим работником (ст. 115 ТК). Воспользоваться правом на отпуск сотрудники могут по истечению 6 месяцев работы у одного нанимателя. Но работник может быть направлен в отпуск и раньше. Таким образом, ему предоставляется отпуск авансом.
Отпуск авансом обязательно предоставлять только тем сотрудникам, про кого сказано в части 3 статьи 122 ТК. А именно:
-
сотрудникам моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
-
женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
-
работникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).
То есть, отпуск таким сотрудника нужно предоставлять на основании заявления, даже если они не отработали у работодателя 6 месяцев. Если этот сотрудник, не отработав 6 месяцев и отгуляв отпуск, увольняется, так и возникает долг за отпускные, использованные авансом.
У сотрудников часто возникает вопрос: «Должен ли я при увольнении вернуть деньги за предоставленный авансом отпуск? Ответ однозначный — да. Только при увольнении работодатель самостоятельно взыскивает сумму. Как рассчитать и выплатить отпускные рассказали специалисты Системы Главбух.
Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск
Согласно части 2 статьи 137 ТК РФ работодатель имеет полное право удержать отпускные, выплаченные авансом при увольнении сотрудника. То есть, пересчитать и удержать часть выплаченных ранее отпускных за тот период времени, который еще не был отработан сотрудником.
Стоит отметить, что работодатель может удержать за отпуск, если его сотрудник уходит по собственному желанию. Нельзя удерживать долг за отпуск при увольнение по причинам:
-
ликвидации предприятия,
-
сокращения работников,
-
призыва работника на военную службу,
-
признания работника нетрудоспособным,
-
вследствие наступления чрезвычайных обстоятельств,
-
отказа работника от перевода на другую вакансию по причине медицинских показаний к занимаемой должности,
-
в случае смерти подчиненного.
Удержать деньги с сотрудника можно только после того, как он сможет ими распоряжаться, то есть
В этой рекомендации читайте о том в каких случаях работодатель может удерживать долг или переплату с сотрудника, какие документы для этого надо оформить и что будет, если взыскать лишнее.
Сколько процентов должны удержать при увольнении, если отпуск использован был заранее
Важно учесть, что общий размер удержаний в момент увольнения должен составлять не более 20 процентов. При наличии долгов у работника по исполнительным листам, общий процент удержания увеличивается до 50 процентов. Если же за работником имеются обязанности по уплате алиментов несовершеннолетним детям – с него разрешается удержать до 70процентов.
При расчете следует соблюдать последовательность: в первую очередь необходимо удержать сумму НДФЛ. Далее - долги по исполнительным листам (ч. 1 и 2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ ). Какие утверждены штрафы за неправомерное удержание из зарплаты смотрите в Системе Главбух.
Как удержать неотработанный отпуск при увольнении
Чтобы определить сумму долга за неотработанный отпуск нужно:
-
определить количество полных месяцев, до начала периода, в счет которого работник использовал отпуск;
-
высчитать количество дней отпуска, использованных в долг;
-
рассчитать размер излишне выплаченных отпускных.
Рассмотрим подробнее. Итак, сначала определяем количество месяцев, которые не отработал сотрудник до окончания рабочего года при отпуске авансом. В расчет принимают полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляют до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывают, а остаток от 15 календарных дней и более округляют до полного месяца. Так предусмотрено пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Этот документ продолжает действовать в части, которая не противоречит ТК.
Затем рассчитываем общую сумму задолженности за неотработанные месяцы по формуле:
Сумма задолженности |
= |
Средний дневной заработок, из которого были рассчитаны отпускные |
× |
Количество неотработанных месяцев |
× |
Продолжительность отпуска, положенного сотруднику за год (как правило, 28 дней) |
: |
12 месяцев |
Пример расчета суммы удержаний из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска
Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 18 июня 2023 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2023 года по 17 июня 2024 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в декабре 2023 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.
Иванова увольняется по собственному желанию 10 апреля 2024 года.
Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – два месяца семь дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев.
За отработанные дни апреля 2024 года Ивановой начислено 15 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет, поэтому НДФЛ – 1950 руб. Сумма к выдаче на руки – 13 050 руб. Общая сумма возможных удержаний:
2610 руб. (13 050 руб. × 20%)
Задолженность за неотработанные дни отпуска:
501 руб./дн. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 2338 руб.
Из зарплаты сотрудницы за апрель в день выплаты заработной платы бухгалтер удержал всю сумму – 2338 руб., так как эта сумма не превысила 20 процентов от суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ:
2338 руб. < 2610 руб.
При окончательном расчете Иванова получила 10 712 руб. (13 050 руб. – 2338 руб.).
Больше примеров про удержание отпускных, выплаченных авансом, смотрите в Системе Главбух.
Как отразить в бухучете удержание отпускных, использованных авансом
В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина от 20.10.2004 № 07-05-13/10).
Если отпускные начислили за счет оценочного обязательства на оплату отпусков:
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.
Если организация (например, субъект малого предпринимательства) воспользовалась правом не создавать оценочное обязательство на оплату отпусков:
Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.
Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки. Как составить бухгалтерскую справку рассказали специалисты Системы Главбух.
Должен ли сотрудник при увольнении вернуть деньги за предоставленный авансом отпуск
Если после всех произведенных удержаний за работником все равно остается долг или часть долга по отпуску, работодатель не может обязать его принудительно вернуть остаток денежных средств. Работник сам возвращает денежные средства путем перечисления на расчетный счет предприятия или внесения наличных денег в кассу. Но сделать это работник может только на свое усмотрение.
Это объясняется многократной судебной практикой. Отпускные, выплаченные авансом, признаются излишне выплаченной заработной платой. Данная ситуация не относится к случаям, когда в судебном порядке с работника можно взыскать денежные средства.
Если работник согласен добровольно возместить остаток долга по отпуску, при увольнении стоит взять с него заявление о его согласии вернуть оставшуюся сумму долга за отпуск. За что можно удерживать из зарплаты рассказали эксперты Главбуха.
Как удержать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Возможно развитие обратной ситуации, когда работодатель выплатил работнику при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск. Но до момента истечения двухнедельного срока работник отозвал свое заявление на увольнение. Тогда удержать уже выплаченную сумму компенсации наниматель не имеет права.
Но сотрудник может сам вернуть сумму. Если же такого не происходит, эту сумму можно зачесть в счет будущей выплаты отпускных. Такие разъяснения даны в письме Роструда от 01.11.2023 № ПГ/23258-6-1. Как правильно рассчитать отпускные смотрите в рекомендации от Системы главбух.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- На что обращают внимание суды в делах об оспаривании заключения инспектора ГИТ
- Как оформлять командировки дистанционных работников
- Как учитывать мотивированное мнение профсоюза
- Два способа принять студентов на практику: выберите подходящий
- Советы, которые помогут ускорить срок разрешения трудового спора
Темы: