Финансисты разъяснили, как правильно рассчитать налоговую базу по НДФЛ с суточных, выплаченных в валюте при загранкомандировке, например при направлении работника в другую страну для обмена опытом. О бухгалтерском учете и особенностях налогообложения командировочных расходов – в статье.
Расходы на командировку в бухучете
Обязанность работодателя компенсировать работнику расходы, связанные с его служебной командировкой, закреплена в статье 167 Трудового кодекса РФ. Ни нижний, ни верхний пределы
командировочных расходов трудовым законодательством не установлены. А значит, выплатить работнику и принять к бухгалтерскому учету можно те суммы, которые прописаны в коллективном договоре или приказе (распоряжении) руководителя организации.
Обратите внимание: при направлении работника в загранкомандировку необходимо помнить, что:
– при выезде из РФ со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме той страны, в которую едет работник;
– при въезде в РФ со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах России;
– если во время командировки работник посещает несколько стран, то со дня выбытия из одной страны в другую (что определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме той страны, в которую он направляется.
Об этом сказано в совместном письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.
Налоговый учет расходов
В налоговом же учете не все расходы на командировку можно списать без ограничения.
Какие затраты можно признать
Бухгалтер сельхозорганизации может признать в фактическом размере расходы на:
– проезд работника к месту командировки и обратно;
– наем жилого помещения;
– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и других документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы.
А вот суточные или полевое довольствие подлежат нормированию. Их можно признать только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.
Такой порядок налогообложения рассматриваемых расходов применяют сельхозпредприятия, работающие как на общем режиме налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), так и на «упрощенке» и ЕСХН (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 и подп. 13 п. 2 ст. 346.5 Налогового кодекса РФ).
Как пересчитать суточные в валюте
Нормы для выплаты суточных по загранкомандировкам приведены в приложении к постановлению № 93. Причем все лимиты установлены в долларах США. Однако суточные могут быть выданы в другой валюте. Как быть в этой ситуации? В этом случае следует произвести пересчет выплаченных сумм в соответствующей валюте в рубли (по курсу Банка России для данной валюты на дату признания командировочных расходов). А также рассчитать суточные, исчисленные в долларах США, исходя из установленных норм (по курсу доллара США, установленному Банком России на ту же дату). Признать в расходах можно меньшую из полученных сумм.
Напомним, что датой признания командировочных расходов при применении метода начислений является дата утверждения авансового отчета. Об этом сказано в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. А при применении кассового
метода, а также если сельскохозяйственное предприятие работает на спецрежиме – дата фактического осуществления расходов (ст. 273, ст. 346.17, п. 5 ст. 346.5 Налогового кодекса РФ).
Удерживаем налог на доходы физических лиц
С этого года введены нормы необлагаемых суточных для целей налогообложения НДФЛ. Так, теперь не нужно удерживать налог с суммы, которая не превышает:
– 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
– 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Такие изменения внесены в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Кроме того, в действующей редакции данной нормы уточнено, что в случае, если работник сельхозпредприятия не представит документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты также освобождаются от налога на доходы физических лиц в размере, не превышающем вышеуказанных лимитов.
Отметим, что в письме от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27 финансисты указывают, что в целях налогообложения НДФЛ суточные в валюте следует переводить в рубли по курсу Банка России на дату их фактической выплаты работнику.
Рассмотрим конкретную ситуацию.
Пример
Агронома сельхозпредприятия Иванову И.М. направили в командировку в Австрию для обмена опытом. Вылет из Москвы в Вену – 21 марта, обратный перелет из Вены в Москву – 28 марта. В соответствии с приказом руководителя суточные при командировках в страны Европы составляют 100 евро в сутки, и выплата суточных производится в наличной форме, а суточные при командировках по России – 500 руб. в сутки.
Поэтому бухгалтер сельхозпредприятия 20 марта выдал Ивановой И.М. суточные за 7 суток (с 21 по 27 марта) – 700 евро, а также 500 руб. – за 28 марта.
Допустим, что курс евро, установленный Банком России, 20 марта составлял 35,64 руб/EUR.
Тогда получается, что суточные, выплаченные в рублях (500 руб.), не облагаются налогом (поскольку их размер не превышает 700 руб. в сутки).
А по суточным, выданным в евро (за время командировки за границей), необходимо произвести дополнительные расчеты – определить их дневной размер на дату выплаты:
100 EUR/дн. x 35,64 руб/EUR = 3564 руб/дн.
Поскольку данная сумма превышает 2500 руб., в налоговую базу по НДФЛ включено:
(3564 руб/дн. – 2500 руб/дн.) x 7 дн. = 7448 руб.
Таким образом, с работника удержан НДФЛ в размере:
7448 руб. x 13% = 968,24 руб.
О выдаче наличной валюты
Согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ, организации имеют полное право осуществлять валютные операции по оплате и возмещению расходов физлица, связанных со служебной командировкой за пределы России, а также при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Однако право российской организации производить такие валютные расчеты без использования банковских счетов в статье 14 Закона № 173-ФЗ прямо не упомянуто. Хотя многие специалисты, а также судьи считают, что организация имеет право выдавать наличной валютой авансы на загранкомандировки (например, см. постановление ФАС Дальневосточного округа от 13 декабря 2006 г. № Ф03-А24/06-2/4369).
Итак, если руководство решило выдать работнику наличную валюту, ее необходимо приобрести через уполномоченный банк и затем снять с валютного счета. Либо, если на нем уже имеется необходимая сумма, просто ее снять. Полученную в кассу валюту следует учитывать на отдельном субсчете счета 50 «Касса».
По мнению автора, в связи с отсутствием законодательно установленного порядка сельхозпредприятие может выбрать один из следующих вариантов ведения учета кассовых операций в валюте: в отдельной кассовой книге; на отдельных листах своей обычной кассовой книги (раздельно по видам валют).
Во избежание разногласий следует утвердить правила документооборота по валютным операциям в учетной политике.
Еще один вариант решения – обратиться с запросом о порядке документального оформления и учета наличной валюты в кассе организации в банк, обслуживающий ее валютный счет.
Напомним также, что производить пересчет наличной валюты в кассе нужно в общеустановленном порядке, предусмотренном ПБУ 3/2006, – на дату осуществления операций с наличной валютой (получения валюты в кассу, выдачи валюты под отчет), а также на последнее число каждого месяца, если на этот момент валюта еще находится в кассе.
Валюту можно выдавать не «наличкой»
Вместо выдачи работнику наличной валюты можно использовать дорожный чек. Его учитывают в составе денежных документов на счете 50 субсчет «Денежные документы». А комиссию, взимаемую банком за проведение операции по продаже дорожного чека, списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Но нельзя забывать и о других формах расчетов. Так, вместо выдачи наличных денег или дорожных чеков руководство сельхозпредприятия также может: выдать командированному работнику корпоративную расчетную карту; перечислить необходимую сумму для покрытия командировочных расходов в валюте на его личную карту.
В первом случае расчеты по операциям, осуществленным по корпоративной карте, отражают с использованием счета 55 «Специальные счета в банках». При этом до отъезда в командировку в учете отражается только выдача под отчет самой корпоративной карты. Она учитывается в составе денежных документов по стоимости изготовления. По мере использования работником средств отражают дебиторскую задолженность работника по израсходованным суммам (на дату списания банком денежных средств со счета). Во второй ситуации в учете следует отразить выдачу подотчетной суммы в безналичной форме. То есть непосредственно с кредита счета 52 в дебет счета 71.
Мнение специалиста
В.В. Егоров, консультант по вопросам начисления зарплаты и ее налогообложения:
– Сельхозорганизация направляет работника в загранкомандировку. Обязательно ли для целей подтверждения командировочных расходов в налоговом учете оформлять командировочное удостоверение?
– По мнению финансистов, оформление командировочного удостоверения соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения (см. письмо от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206). Ведь в пункте 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 говорится о том, что направление работников в командировку производится руководителями и оформляется выдачей командировочного удостоверения. Причем наряду с удостоверением может оформляться приказ.
Отмечу, что ФАС Московского округа в постановлении от 9 августа 1999 г. № КА-А41/2406-99 указал на то, что, принимая решение об обоснованности командировочных расходов, при наличии совокупности таких документов, как приказы, авансовые отчеты и проездные документы, нельзя отдавать предпочтение лишь одному из доказательств (неоформленному командировочному удостоверению).
Однако для избежания споров с налоговиками сельхозорганизации лучше руководствоваться положениями Инструкции № 62.
- Статьи по теме:
- Что включают во внереализационные доходы по налогу на прибыль
- Проводки по расчету и начислению отпускных
- Какие расходы не учитывают в целях налогообложения прибыли по статье 270 НК РФ
- Представительские расходы в 2024 году: нормирование, оформление, списание
- Инвестиционный налоговый вычет по налогу на прибыль: что это такое и как его получить