Оформлении регистров бухучета
Использовать можно только те формы регистров, которые утвердил ваш руководитель. Это прямо прописано в пункте 5 статьи 10 Закона № 402-ФЗ.
Вы спросите, можно ли тогда применять бланки, которые формирует компьютерная программа? А почему нет? Можно, если закрепить их в учетной политике. Главное, конечно, чтобы программа выдавала бланк, соответствующий требованиям законодательства.
Давайте посмотрим, какие обязательные реквизиты должны теперь быть в регистрах. Все они приведены в пункте 4 статьи 19 Закона № 402-ФЗ:
– наименование вашей компании;
– наименование регистра;
– даты начала и окончания ведения регистра или период, за который он составлен;
– хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
– величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
– наименование должностей работников, ответственных за ведение регистра, их подписи с указанием фамилий и инициалов.
Будьте внимательны: без этих сведений регистры нельзя утверждать в учетной политике.
Согласитесь, по сути, чего-то кардинально нового в новом законе о бухучете законодатели не придумали. Просто теперь отсутствие нужных сведений в бланке – формальный повод для налоговиков придраться к правилам ведения учета.
Кстати, регистры бухучета теперь вы можете вести только в электронном виде, не дублируя их на бумаге . Главное, чтобы документы были заверены электронной подписью. Такое условие диктует пункт 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ. Если же налоговики запросят документы, их нужно просто распечатать.
Само собой, вести регистры бухучета лучше именно в компьютерной программе. Ведь тогда проще исправить возможные ошибки. Но если вы оформляете какие-то регистры по старинке на бумаге, то исправления вносите строго в соответствии с правилами из пункта 8 статьи 10 Закона № 402-ФЗ. Они требуют, чтобы корректировали документ только те сотрудники, которые ответственны за ведение регистра. Плюс к этому не забывайте ставить дату исправления.
ВОПРОС – Допустим, сам бланк регистра составлен верно, а работник просто не заполняет реквизиты полностью. Могут ли налоговики оштрафовать за это компанию?
– Если в регистре будет отсутствовать какой-то обязательный реквизит, налоговики действительно могут оштрафовать компанию. Санкция за это предусмотрена статьей 120 НК РФ. Компания потеряет 10 тыс. руб., а если это повторное нарушение – 30 тыс. руб. Поэтому советую серьезно отнестись к требованиям Закона № 402-ФЗ и вести регистры по всем установленным правилам.
А должны ли упрощенщики заполнять регистры бухучета? А какие здесь могут быть исключения, если Закон № 402-ФЗ обязал их вести бухучет в полном объеме? Еще в январе 2013 года упрощенщики должны были открыть необходимые компании регистры бухучета, чтобы отражать все свои хозяйственные операции.
Нужно ли предоставлять налоговикам регистры бухучета
Вообще-то по запросу налоговиков компания должна представить бухгалтерские регистры. Но только те, которые утверждены учетной политикой.
Именно такой позиции придерживаются в Минфине России. Возьмем, к примеру, письмо ведомства от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10 . Аргументация чиновников вполне логична. Ведь все регистры бухучета, которые компания собирается вести, утверждает руководитель в учетной политике ( п. 4 ПБУ 1/2008 ). И если документ в ней не зафиксирован, то его формально нет. А значит, и штрафовать за то, что вы его не представите, инспекторы не вправе.
Некоторые компании на практике так и делают. Утверждают только самые необходимые регистры бухучета: Главную книгу, некоторые журналы-ордера и ведомости. А мелочь в виде сводок и карточек заполняют для себя. И проверяющим, естественно, не показывают.
В общем-то, тут все законно. Ведь ПБУ 1/2008 и Закон № 402-ФЗ не отвечают на вопрос, какие регистры компания обязана закрепить в учетной политике. Их состав вы определяете самостоятельно. И уж тем более никто не запрещает вести какие-либо регистры, не прописанные в «учетке».
ВОПРОС – У нас большая организация. И заполняем документы не только мы в бухгалтерии, но и сотрудники других подразделений. Нам удобно все возможные формы бухгалтерских регистров собрать в альбом и утвердить в качестве приложения к учетной политике. Но ведь может оказаться, что в течение года не было необходимости вести какие-то из них. Что грозит компании?
– Если вы не будете использовать формы регистров, которые значатся в учетной политике, ждите штрафа. Представьте: во время проверки инспектор видит, что вы проводите аналитический учет долгосрочно арендуемых основных средств, и запрашивает подобъектные карточки, инвентарные книги. Они у вас в учетной политике значатся, а фактически сами документы никто не заполняет. Представить регистры вы, конечно, не сможете. А за это налоговики уже вполне законно могут вас оштрафовать.
В заключение напомним, что регистры бухучета нужно хранить не меньше пяти лет с отчетного года.
Темы: