Отражение недостачи в бухгалтерском и налоговом учете
Сразу предупредим, что говоря о нормах естественной убыли, имеются в виду лимиты, утвержденные отраслевыми ведомствами. Если для ваших товаров и готовой продукции таких лимитов чиновники не утверждали, то все потери считаются сверхнормативными.
С недостачами в пределах норм естественной убыли вопросов возникает немного. Расскажем кратко, на что обратить внимание в бухгалтерском и налоговом учете.
Недостачи сначала списывайте на счет 94. А затем на издержки обращения или производственные затраты.
Оценивают сумму потерь чаще всего по стоимости, по которой имущество числилось в учете компании. Сделайте такие проводки:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
– отражена стоимость недостающих товаров;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94
– списана на издержки обращения стоимость недостающих ценностей.
В налоговом учете недостачи в пределах норм естественной убыли включите в материальные расходы. Не путайте недостачи в пределах норм с технологическими потерями, которые возникают в результате особенностей производства. Последние можно списать в расходы полностью. Главное, чтобы сумму технологических потерь подтвердил специалист компании, отвечающий за их расчет. На основании такого расчета составьте бухгалтерскую справку. А в ней укажите, какую сумму техпотерь вы списываете на расходы. Такой же позиции придерживаются представители Минфина России в письме от 26 августа 2013 г. № 03-03-10/34845.
Гораздо чаще бухгалтеры задают вопросы, про учет недостач, которые превышают нормы естественной убыли. Такие потери можно разделить на те, которые возникли в результате форс-мажорных событий (пожаров, наводнений). И те, которые с чрезвычайными событиями не связаны.
Из-за чрезвычайных событий
Недостачи, возникшие в результате форс-мажорных событий, относите в бухгалтерском учете на прочие расходы.
При этом сделайте такие проводки:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
– отражена стоимость недостающих товаров;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
– списана в прочие расходы стоимость недостающих ценностей.
Потери, возникшие в результате чрезвычайных событий, списывайте в налоговом учете в состав материальных расходов. Но прежде обязательно получите от властей письменное подтверждение, что форс-мажор действительно имел место. Например, справку из МЧС.
По вине работника
Но обычно сверхнормативные недостачи все-таки не связаны с чрезвычайными событиями. Учет недостач зависит от того, есть ли виновные в них. Обычно за недостачи в ответе сотрудники, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Скажем, работник склада.
Работники, по чьей вине образовались недостачи, обязаны возмещать материальный ущерб компании. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 243 ТК РФ.
Сотрудник, виновный в недостаче, может покрыть ущерб, внеся деньги в кассу компании. Другой вариант – компания и сотрудник договорились, что средства бухгалтерия удержит из ближайших заработных плат. Не забудьте в этом случае про ограничение: сумма удержанных средств не должна превышать 20 процентов зарплаты. Если ущерб больше, то придется предоставить работнику рассрочку.
В любом случае с работника возьмите заявление, в котором он напишет, что согласен возместить ущерб и в какие сроки. Если же сотрудник отказывается возмещать ущерб, то компания вправе обратиться в суд. Но тут важно следующее. По общему правилу обратиться в суд вы можете, если прошел год с тех пор, как компания обнаружила недостачи. Но если сотрудник сначала написал заявление о том, что он готов погасить потери, а потом отказался это делать, срок считают по-другому. Тогда один год определяйте с того момента, когда сотрудник должен был погасить ущерб по своему заявлению. К такому выводу пришли судьи Верховного суда РФ в определении от 30 июля 2010 г. № 48-В10-5.
Вот проводки, которые вам нужно сделать в бухгалтерском учете, если в недостаче ценностей виноват сотрудник вашей компании:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
– списана стоимость потерянного товара;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
– отражена задолженность работника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
– удержан с зарплаты сотрудника ущерб.
Как только работник признает ущерб, то есть напишет заявление, учтите в налоговом учете внереализационный доход. А после того, как сотрудник выплатит всю сумму, стоимость недостающих запасов можно включить в материальные расходы.
Виновные не найдены
А теперь другая ситуация – виновных в потерях не нашли. К примеру, товары украли из магазина. В этом случае стоимость недостающих ценностей отнесите к прочим расходам:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
– списана стоимость недостающих товаров;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
– списаны в прочие расходы недостающие ценности.
В налоговом учете такие недостачи можно признать в расходах только в одном случае – если компания заявляла о краже в полицию. И там выдали документ, подтверждающий, что виновного не нашли. О каком документе идет речь? Чиновники настаивают, что это копия постановления о приостановлении предварительного следствия (письмо Минфина России от 6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630). Но на практике получить такой документ компаниям удается редко. Особенно если это крупный магазин, где недостачи выявляют ежедневно.
Какие первичные документы понадобятся, чтобы учесть потери
Как мы с вами выяснили, бухгалтерский и налоговый учет зависит от того, какие недостачи образовались в компании. Чтобы не запутаться с проводками, оформите бухгалтерскую справку-расчет. По ней будет понятно, с какими недостачами вы столкнулись и на каких счетах они учитываются. Не забудьте предусмотреть в справке все обязательные реквизиты первички. Их перечень закреплен в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Кроме того, суммы недостач лучше подтвердить документами об инвентаризации. Например, актом. Во всяком случае на этом настаивают проверяющие. И если вы спишете суммы потерь в расходы, не приложив инвентаризационные документы, то налоговики скорее всего снимут затраты и доначислят налог на прибыль. Отстоять свою правоту можно будет только в суде. А там не всегда поддерживают компании (см. постановление ФАС Московского округа от 10 апреля 2013 г. по делу № А40-61907/12-115-411).
Еще по этой теме: Что предпринять, если вы обнаружили недостачу товаров
- Статьи по теме:
- Проводки по расчету и начислению отпускных
- Какие расходы не учитывают в целях налогообложения прибыли по статье 270 НК РФ
- Представительские расходы в 2024 году: нормирование, оформление, списание
- Проводки по НДС: примеры, учет
- Перечень товаров облагаемых НДС по ставке 10 процентов в 2024 году