Как заполнить расчетный листок по зарплате в 2020 году
Расчетный лист – это специальный документ, в котором сотрудник может увидеть суммы составных частей зарплаты, других начислений, удержаний и сколько он получит на руки.
На практике бухгалтеры берут стандартную форму расчетного листа из 1С и добавляют в него следующие данные - оклад или часовую ставку, сумму страховых взносов за работника, расчет сдельной оплаты, подпись о получении расчетного листка. Эти данные не являются обязательными, но помогут избежать споров с сотрудниками и проверяющими. Также расчетный листок можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы он содержал:
- составные части зарплаты сотрудника - первая, вторая часть, премии;
- удержания из зарплаты;
- общая сумма зарплаты к выплате, то есть сколько сотрудник получит «на руки».
Как составить расчетный листок по зарплате: алгоритм действий от Роструда в Системе Главбух.
Приведем расшифровку основных граф расчетного листка по заработной плате.
- Сумма на руки – здесь указана зарплата, которую получают после вычета из зарплаты все налогов, алиментов и прочих удержаний.
- Зарплата – это вся начисленная зарплата с начала года без удержаний, то есть на руки получат меньше.
- Вычеты – с этих сумм с начала года не удерживали НДФЛ. Если графа пустая, значит, вычеты не положены, и НДФЛ бухгалтерия удерживает со всей суммы зарплаты.
- Всего начислено – это все, что начислили - оклад, премии, доплаты, надбавки, отпускные, пособия, компенсации, районный коэффициент и т.п. Но на руки выдают меньше, так как из начислений бухгалтерия удерживает НДФЛ и другие суммы. В расчетном листе для начислений можно использовать также и числовые коды. Например, такие жа, которые применяют для справок 2-НДФЛ.
- Долг на начало и конец месяца – это долг компании. В большинстве случаев это зарплата за вторую половину отработанного месяца, которую выдают начале следующего.
- Оклад – это фиксированный оклад или часовая ставка без надбавок, премий и других дополнительных выплат.
- Удержания – эти суммы бухгалтерия удерживает из начисленной зарплаты - НДФЛ, профвзносы, алименты, долги по исполнительным листам, страховки, добровольные отчисления.
- Выплаты – все, что причитается за текущий месяц по датам - аванс, вторая часть зарплаты, отпускные, больничные, премии, компенсации и т.п. Итоговая сумма на руки в строке "Всего выплат" = строка "Всего начислено" - строка "Всего удержано".
- Взносы – это взносы, которые заплатила компания с зарплаты. Их платят из средств организации.
Образец расчетного листка по заработной плате в 2020 году
Как выдать расчетные листки по зарплате в 2020 году
В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Выдать расчетный листок сотруднику можно как на бумаге, так и в электронном виде. Главное - закрепите условие о порядке выдачи листков в положении об оплате труда, правилах трудового распорядка, трудовом или коллективном договоре (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Например, для электронного способа формулировка в положении об оплате труда может быть такой, как на образце ниже.
Образец положения о выдаче расчетных листков в 2020 году (фрагмент)
Однако зарплата работника — это персональные данные. За их разглашение без согласия сотрудника Роскомнадзор вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП). Поэтому позаботьтесь, чтобы в электронный листок не смогли заглянуть посторонние. Как сохранить личную информацию сотрудников, читайте в Системе Главбух.
Как выдать расчетный лист по электронной почте в 2020 году
Есть три простых способа, как выдать сотруднику расчетный листок электронно.
Первый способ – отправить на его электронную почту. При этом не важно, на какую электронку — рабочую или личную — будете скидывать сотрудникам документ. Оба варианты правильные. Но безопаснее взять с сотрудников заявление, в котором они укажут почту.
Образец заявления от сотрудника на выдачу расчетного листка электронно
Формат расчетного листка также можно использовать любой. К примеру, doc, xls, pdf. Выбор закрепите в локальном акте. Тогда вопросов у проверяющих к вам не будет. Расчетный листок может быть даже на иностранном языке. Это не нарушение, если сотрудник просит выдать именно такой документ.
Второй способ – выкладывать листки в личный кабинет сотрудника на корпоративном сайте. Такой способ выдачи листков также не запрещен. Главное предусмотреть его в положении об оплате труда или другом локальном акте, а работникам рассказать когда и где искать листки.
Третий способ – дать работникам доступ к компьютеру с учетной программой по логину и паролю. Доступ настройте только на просмотр расчетного листка конкретного работника, чтобы другой информации просмотреть было нельзя.
Нашлись те, на кого вы сможете переложить заботы о расчетных листках: читайте об этом в журнале "Главбух".
Когда выдавать расчетный листок по зарплате в 2020 году
Конкретные сроки выдачи сотрудникам расчетных листков по зарплате в Трудовом кодексе не установлены. Есть только общее правило: их выдают при выдаче зарплаты.
Зарплату сотрудникам работодатель обязан выдавать не реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). В расчетных листках должна быть вся информация о зарплате и ее частях – иначе возможен штраф (ст. 136 ТК, письма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 и от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718). Что будет, если не выдавать сотрудникам расчетные листки, читайте в Системе Главбух.
На практике принято выдавать расчетные листки раз в месяц, так как в трудовом законодательстве нет требования выдавать расчетные листки при выплате каждой части зарплаты (письма Минтруда от 20.05.2011 № 1375-6-1, от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375). Безопаснее уточнить в своей ГИТ, как часто выдавать расчетные листки, – так работодатель сможет избежать штрафов.
Как оштрафуют, если не выдать расчетные листки
За нарушение правил выдачи расчетных листков могут оштрафовать, если поступили жалобы сотрудников в трудовую инспекцию.
Размеры штрафов:
- для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.;
- для руководителя или главбуха – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб.
Если инспекторы установят повторно нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:
- для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
- для предпринимателей и должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.
Кроме того, директора за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП).
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту