Важно! В 2024 году сотрудники могут перейти на электронные трудовые книжки. Как вести электронные трудовые книжки рассказали специалисты Системы Главбух.
Когда оформляют дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:
- его трудовая книжка утеряна;
- его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
- в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
Правила, по которым оформляют дубликат, различаются в зависимости от причины, по которой его оформляете. О том, что делать с бумажной трудовой книжкой, если сотрудник перешел на ЭТК, рассказали эксперты Системы Главбух.
Если сотрудник потерял трудовую, ему придется собирать документы и подтверждать стаж. При этом если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите сведения, которые есть в документах (п. 29 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Когда выдаете дубликат по требованию сотрудника, которому внесли запись об увольнении или переводе, но признали ее незаконной, просто перенесите все записи из трудовой в дубликат. Так же поступите, если трудовая пришла в негодность.
Дубликат выдают на основании письменного заявления сотрудника по его последнему месту работы. Такие правила установлены в разделе V Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021
Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки — подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Работодатель обязан оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, когда поступит заявление от сотрудника. Об этом сказано в пункте 27 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Заявление составляют в произвольной форме. Забирайте готовый образец заявления и используйте в работе.
Образец заявления на оформление дубликата трудовой в 2024 году
Посмотреть образец
Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, которые подтвердят периоды трудовой деятельности. Например, стаж работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей или из архивов, копии или выписки из приказов. Такой порядок установлен в пункте 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015.
Порядок оформления и внесения записей в трудовую книжку у вновь принятых сотрудников зависит от того, есть у сотрудника стаж или нет и какую форму ведения трудовой они выбрали. Подробности — в рекомендации.
В какой срок нужно выдать дубликат трудовой книжки
Срок выдачи дубликата составляет 15 дней. Именно за это время работодатель должен на основании письменного заявления и приложенных к нему документов, подтверждающих стаж, оформить документ и выдать его владельцу под подпись.
Сама по себе процедура не отличается сложностью и не отнимает много времени, если работник сразу предоставил все необходимые справки и выписки. Но если части документов не хватает, процесс может затянуться: придется отправлять официальные запросы предыдущим работодателям, их правопреемникам или в архивные учреждения и дожидаться ответа.
Чтобы как можно быстрее получить на руки дубликат, работник должен заранее подготовить заверенные по всем правилам справки, оригиналы трудовых договоров, копии приказов, зарплатные ведомости и другие документы по всем периодам работы.
Как заполнить дубликат трудовой книжки в 2024 году
Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом данные, которые вносите, должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.
Сотрудник, который ведет трудовые книжки в организации, ставит на титульном листе текущую дату, когда заполнил дубликат трудовой. В остальном заполняйте титульный лист дубликата по тем же правилам, по которым заполняете трудовые книжки. Такие правила установлены в пунктах 28, 31 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Образец заполнения титульного листа дубликата трудовой книжки в 2024 году
Посмотреть образец
Чтобы внести в дубликат трудовой книжки сведения о стаже, в графе 3 раздела «Сведения о работе» отразите общий трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника. После этого стаж запишите по отдельным периодам работы.
Для этого в графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и должность, специальность или профессию с указанием квалификации, на которую принимали сотрудника. Если за время работы сотрудника переводили на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать запись.
Затем в графе 2 поставьте дату увольнения сотрудника, а в графе 3 – причину увольнения, если документ содержит такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого ее внесли.
С документов, которые подтверждают стаж работы, снимите копии и заверьте их. Затем верните оригиналы сотруднику. Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите сведения, которые есть в документах.
Подтверждать стаж документами не придется, если выдаете дубликат, потому что внесли в трудовую книжку запись об увольнении или переводе, которую признали недействительной, или трудовая книжка пришла в негодность. В этом случае в дубликат переносят все записи из трудовой, кроме записи, которую признали недействительной.
Такие правила установлены в пунктах 29–31 Порядка № 320н. На это указывают и суды. Смотрите, например, апелляционное определение Омского областного суда от 25.06.2014 № 33-3837/14.
Образец заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки
Посмотреть образец
Работодатель не обязан оказывать содействие сотруднику в получении документов, которые подтвердят стаж его прошлой работы. Исключение – если вы сами потеряли трудовую книжку сотрудника. В этом случае ему придется подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать, составить официальный запрос бывшим работодателям и т. п. Такой порядок устанавливает пункт 29 Порядка № 320н.
При этом если сотрудник докажет, что работодатель, который потерял трудовую книжку, не оказал в полной мере помощь в сборе документов, то организацию обяжут компенсировать задержку выдачи трудовой книжки (апелляционное определение Ростовского областного суда от 03.07.2018 по делу № 33-33-11369/2018).
Если документы не содержат полных сведений о трудовой деятельности сотрудника или эти документы невозможно получить вовсе, то в дубликат внесите только ту информацию, которую можно подтвердить документально (п. 29 Порядка № 320н).
Если подтверждающие документы поступят уже после того, как оформили дубликат, то сведения о работе можно дописать в трудовую книжку как пропущенные. Также можно просто приложить к ней подтверждающие документы и учитывать информацию из них, когда понадобится рассчитать стаж работника. Оформите титульный лист в дубликате трудовой книжки, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:
- об общем стаже работы сотрудника до того, как он поступил в данную организацию, на основании документов;
- об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении и поощрении, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Об этом сказано в пункте 28 Порядка № 320н.
Образцы записей в трудовых книжкахКак поступить, если сотрудник нашел трудовую книжку, взамен которой ему выдали дубликат
Если сотрудник впоследствии найдет трудовую книжку, она остается действительной. Поэтому, если следующие работодатели не вносили записи в дубликат, сотрудник может предъявить при приеме на работу трудовую книжку, а дубликат оставить у себя. Тогда работодатели продолжат вносить записи в трудовую книжку.
Если в дубликат уже внесли записи о работе, которых нет в трудовой книжке, сотруднику целесообразно предъявить при приеме дубликат, а не трудовую книжку, которую он нашел. Поскольку в нем больше сведений, которые подтверждают стаж.
Как оформить дубликат трудовой книжки сотрудника при массовой утере трудовых книжек работодателем
Работодатель, который массово утратит трудовые книжки сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций, должен обратиться в комиссию по установлению стажа. Чрезвычайная ситуация – это, например, экологическая и техногенная катастрофа, стихийное бедствие, массовые беспорядки и т. д. Комиссии создают власти в каждом регионе. Включают в комиссию представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Работодатель обязан вести учет трудовых книжек. Как оформить книги учета трудовых книжек и какие графы в них должны быть, рассказали эксперты Системы Главбух.
Как учитывать и хранить трудовые книжки
Факт работы, сведения о профессии, должности, периоды работы комиссия определяет на основании документов, которые имеют сотрудники. Например, справки СТД-Р и СТД-СФР. При этом комиссия оказывает содействие сотруднику в получении документов, которые подтверждают стаж его работы у других работодателей. Если документов нет, сведения о трудовом стаже можно установить на основании показаний двух и более свидетелей, которые работали вместе с сотрудниками или в одной системе с ними.
По результатам работы комиссия составляет акт, в котором указывает периоды работы, должность и продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании акта работодатель выдает сотруднику дубликат трудовой книжки. Если документы не сохранились, подтверждать стаж придется в судебном порядке.
Такие правила установлены в пункте 31 Порядка № 320н. Аналогичной позиции придерживается и Минтруд в письме от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту