Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля
Все необходимые сведения для путевого листа утвердил Минтранс России в приказе от 18 сентября 2008 г. № 152. С 26 февраля реквизиты путевого листа легкового автомобиля обновились.
Изменения в путевом листе с 26 февраля 2017 года
Отметка о техосмотре. В 2017 году появились новые обязательные реквизиты при заполнении путевого листа – отметка о контроле технического состояния легкового автомобиля перед рейсом (такой же порядок по грузовым автомобилям). Механик должен поставить дату и время проверки машины, подпись, фамилию и инициалы.
Печать. Больше не нужно ставить в путевом листе печать или штамп компании. Их Минтранс исключил из списка обязательных реквизитов.
Компания может отказаться от фирменной печати и закрепить это в уставе (Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Но даже если у вашей организации есть такая печать, то вы вправе не ставить ее в путевых листах с 26 февраля. Если поставили, то тоже не страшно. Из путевого листа нельзя убирать обязательные реквизиты, а дополнительные включать можно.
Если разрабатываете бланк самостоятельно, проверьте, все ли обязательные реквизиты в нем присутствуют. Не внесли в путевой лист легкового автомобиля обязательные реквизиты? Значит, возможны проблемы с признанием расходов на ГСМ и зарплату водителя.
Бензин: три опасных заблуждения в учете
Кроме того, путевой лист должен отвечать и остальным требованиям законодательства. В частности, содержать обязательные сведения для первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Перечень обязательных реквизитов путевого листа
Проверьте, чтобы путевой лист содержал 14 обязательных реквизитов:
- Тип и модель машины
- Государственный регистрационный знак машины
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время
- Ф. И. О. водителя
- Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр
- Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины
- Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины
В каких обязательных реквизитах путевого листа могут быть опасные ошибки
Реквизиты путевого листа | Как заполнить | В чем опасность |
---|---|---|
Дата | По легковым автомобилям можно оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но не больше. Документы для грузовых автомобилей выдают на один рабочий день (смену) при условии, что водитель сдал «путевку» за предыдущую смену. | Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, то он не подтверждает расходы на ГСМ, командировочные, зарплату водителя |
Данные автомобиля и компании | При заполнении путевых листов напишите марку машины и ее регистрационный номер. Впишите наименование компании | Инспектор проверит, действительно ли у компании есть машины, которые упоминаются в путевых листах. Если окажется, что в собственности или аренде их нет, то расходы по поездке снимут |
Время выезда и въезда в гараж | Напишите дату и точное время, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно | Из-за ошибок налоговики могут не признать расходы на горючее и командировку |
Движение горючего | Запишите показания одометра на момент выезда и возвращения в гараж, приведите расход топлива | Инспектор посчитает, сколько километров проехал водитель по показаниям прибора и сравнит с маршрутом. Если они будут отличаться, то расходы на ГСМ снимут. |
Маршрут следования | Чем подробнее маршрут, тем безопаснее для расходов | Путевые листы без маршрута не подтверждают расходы (постановление Арбитражного суда Московского округа от 8 апреля 2015 г. № Ф05-3450/2015) |
Подписи, расшифровки и печать | Если путевые листы подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. | Путевые листы без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Печать можно не ставить, если компания официально отказалась от нее |