В 2023 году путевой лист на месяц составьте с учетом новых правил. Неточности в путевом листе могут заметить проверяющие из налоговой и ГИБДД. Как правильно оформить путевой лист на месяц найдете в статье, также можете скачать бланк и образец путевого листа в 2023 году.
Как изменился путевой лист в 2023 году
С 1 марта действует новая форма путевого листа (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390). В состав обязательных сведений, которые должны быть в путевом листе, добавили четыре реквизита:
- срок действия путевого листа;
- сведения о лице, оформившем лист, — наименование и ОГРН компании, адрес и номер телефона;
- информация о водителе и транспортном средстве;
- вид перевозки и сообщения.
Новый путевой лист с учетом изменений от Минтранса
Смотрите, что поправили в путевых листах с 1 марта и как безопаснее учитывать эти изменения.
Обязательные реквизиты. Из обязательных сведений убрали наименование и номер путевого листа. При этом наименование — обязательный реквизит любого первичного документа (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому рекомендуем указывать его в путевом листе по-прежнему. Номер документа тоже стоит писать. Так ниже риск, что налоговики придерутся к документу и откажут в признании расходов.
Сведения о собственнике транспорта заменили на сведения о юрлице или ИП, которые оформили путевой лист. Также в состав обязательной информации включили серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения. До 2023 года такие сведения не требовались, достаточно было Ф. И. О. водителя.
Показания одометра. Если оформляете несколько путевых листов на одно авто, показания вносить нужно при пересменке. То есть показания в конце смены одного водителя — это показания в начале смены следующего.
Сведения о видах перевозок. Утвердили виды сообщений и перевозок для путевых листов. В основном виды те же, что ранее рекомендовал Минтранс в письме от 03.03.2021 № ДЗ-468-ПГ. Но появился еще новый вид перевозки — передвижение и работа специальных транспортных средств.
Виды перевозок и сообщений для путевых листов
Перевозки 1. Коммерческие: — регулярная перевозка пассажиров и багажа; — перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования; — перевозка пассажиров и багажа по заказу; — перевозка пассажиров и багажа легковым такси; — перевозка групп детей автобусами. 2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
Сообщения 1. Городское. 2. Пригородное. 3. Междугородное. |
Сведения о транспорте. Укажите тип авто, марку и модель как в ПТС (п. 5 Состава сведений из приказа Минтранса № 390). Раньше упоминания о ПТС в путевом листе не было.
Новые отметки. Новые правила допускают проведение медосмотра очным или дистанционным способом. Медик обязан поставить в листе отметку о том, как проходил осмотр конкретный водитель.
Также по результатам контроля ставьте в путевом листе отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен». Ранее требовалась только отметка «выпуск на линию разрешен».
Напомним, оформлять путевые листы должны компании всех форм собственности и ИП, которые эксплуатируют транспортные средства.
Кто и по какой форме должен оформлять путевой лист и как заполнить обязательные реквизиты документа, читайте в рекомендации Системы Главбух.
Как бухгалтеру работать с путевыми листами
Как выписать путевой лист на месяц в 2023 году
Срок действия путевого листа – обязательный реквизит. Такие требования указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. Если нет даты, в течение которой действует путевой лист, документ не подтверждает расходы.
Срок действия путевого листа вы определяете самостоятельно. Порядок и сроки составления пропишите в своей учетной политике. Путевой лист можно оформить:
- на один день – при коротких рейсах в рамках одного дня;
- продолжительность рейса, если его длительность превышает один день;
- более продолжительный период, например на месяц или неделю, независимо от продолжительности рейса.
Под рейсом понимают путь движения транспортного средства по маршруту регулярных перевозок от места стоянки на парковке в место назначения и обратно.
Путевой лист на один день или продолжительность рейса. Составляют на каждый день или рейс новый путевой лист. В соответствующем поле проставьте срок действия. Например, если путевой лист оформляете на один день, срок действия будет выглядеть так: «с 13.12.2023 по 13.12.2023». Если путевой лист оформляете на длительный рейс, укажите в нем срок действия, который соответствует продолжительности рейса, например: «с 13.12.2023 по 16.12.2023».
Путевой лист на определенный период. Составляют на определенный период, независимо от числа рейсов, – неделю, месяц и др. При таком способе оформления в путевом листе перед каждым рейсом и после возвращения из него нужно проставлять в уже оформленном путевом листе следующие реквизиты:
- показания одометра;
- даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
- даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.
Чтобы проставлять такие реквизиты в течение определенного периода, разработайте соответствующую форму путевого листа. Форму бланка и срок, на который оформляете путевые листы, зафиксируйте в учетной политике. Например, если путевой лист оформляете на месяц, срок действия будет выглядеть так: «с 01.12.2023 по 31.12.2023». Это следует из разъяснений Минтранса, приведенных в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ.
Кто будет составлять путевой лист, если автомобиль в аренде – с экипажем или без, зависит от того, какой договор аренды заключили стороны. Если аренда без экипажа, то арендатор фактически эксплуатирует арендованный транспорт, поэтому он составляет путевой лист. Как оформить путевой лист при аренде с экипажем, смотрите в рекомендации.
Кто должен оформлять путевой лист легкового автомобиля
Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, которые эксплуатируют транспортные средства.
Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора.
Путевой лист также первичный документ для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:
- зарплату водителю и надбавки за разъездной характер работы;
- стоимость ГСМ;
- стоимость парковки.
Организация может оплачивать расходы на ГСМ, запчасти, парковку собственных машин, арендованных или личных автомобилей сотрудников. Если для работы требуется личная машина работника, то ему организация будет начислять специальную компенсацию. О ней подробнее читайте в Системе Главбух. Путевой лист также может обосновать расходы.
Заполнить путевой лист может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление этого документа. Сотрудник оформляет документ и передает его под расписку водителю. При этом водитель обязан сдать предыдущую «путевку». О том, кто оформляет путевой лист, если автомобиль в аренде, рассказали эксперты Системы Главбух.
Путевой лист надо составлять на каждое транспортное средство, которое перевозит пассажиров, грузы или багаж (п. 9. приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152). При этом не важно, занимается организация или ИП коммерческими перевозками или эксплуатирует транспорт для собственных нужд. Если водитель ездит по служебным делам один, то оформлять путевой лист не требуется. Если же в автомобиле есть хотя бы один сотрудник кроме водителя, то надо оформить путевой лист.
Узнайте, в чем преимущества и риски использования чужих автомобилей в работе компаний. Аттестованный аудитор Виктория Варламова на онлайн-встрече рассказала, как списывать расходы на компенсацию использования личных автомобилей работникам и аренду машин у физлиц. Разъяснила, как влияет на налоги безвозмездное использование автотранспорта директора и учредителей.
По какой форме заполнять путевой лист на месяц в 2023 году
Официального бланка путевого листа, обязательного для всех, нет. Форму организация может разработать самостоятельно с учетом особенностей своей работы. Бланк, который будет применять организация, утверждают в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Как ее составляют, подробно рассказали эксперты Системы Главбух.
Можно применять ранее утвержденные Госкомстатом унифицированные формы. Скачать их можно в Системе Главбух. Но в бланках нет всех обязательных реквизитов, поэтому использовать их можно, только если добавить обязательные поля. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист, проверьте по перечню от Системы Главбух.
Альтернативный вариант – применять путевые листы, которые разработали самостоятельно. Но тогда в бланк надо включить все обязательные реквизиты из приказа Минтранса.
Проверьте, чтобы помимо обязательных реквизитов путевого листа, форма отвечала всем требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Если решите взять за основу своего бланка унифицированную форму, воспользуйтесь примерами от Системы Главбух.
|
|
|
Путевой лист автобуса необщего пользования на основе формы № 6 спец |
||
Путевой лист специального автомобиля на основе формы № 3 спец |
Уважаемые водители и другие сотрудники, которые используют транспорт и заполняют путевые листы! Прежде чем сдать путевой лист в бухгалтерию, убедитесь, что в нем есть вся обязательная информация.
Как заполнить обязательные реквизиты в путевом листе в 2023 году
Составлять путевой лист можно на компьютере, вручную или смешанным способом. Например, заполнить на компьютере повторяющиеся данные о транспортном средстве, водителе. Какой штраф, если путевой лист оформили с нарушениями либо его нет, смотрите в Системе Главбух.
Все правила заполнения действующих путевых листов
Законодательство не запрещает вести путевые листы в электронном виде. Эти документы можно заполнять как вручную, так и с помощью автоматизированных средств.
Путевой лист можно оформлять в электронном виде. В правилах прописали, что в электронном путевом листе отметки о медосмотре, о предрейсовом контроле технического состояния ТС, о показаниях одометра, о дате и времени выпуска транспортного средства на линию нужно заверять УКЭП или УНЭП. Оформление путевого листа в электронном виде необязательно, его можно по-прежнему оформлять на бумаге.
Решение о том, в какой форме оформлять путевой лист, пропишите в учетной политике. Если планируете оформлять путевые листы в электронном виде, нужно получить электронные подписи для всех сотрудников, которые заверяют отметки в путевой листе своей подписью. К ним относятся: водитель; медработник; сотрудник, ответственный за осмотр технического состояния транспортного средства; сотрудник, ответственный за отметки о показаниях одометра и даты выезда и въезда.
Чтобы оформлять путевые листы в электронном виде, нужно заключить договор с оператором ЭДО. Разрабатывать формы бланков не нужно. Путевые листы заполняются в электронном сервисе, где нужно заполнить соответствующие поля. Формат электронного путевого листа разрабатывает ФНС.
Путевой лист необходим не только для учета ГСМ и начисления оплаты водителю. Инспекторы ГИБДД вправе проверить путевой лист прямо на дороге.
Когда оформляете путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. Разберемся подробнее как оформить путевой лист так, чтобы у проверяющих не было вопросов.
Инструкция: как заполнить путевой лист в 2023 году
Образец заполнения путевого листа в 2023 году
Скачать образец заполнения
|
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту