Эксперты Системы Главбух не располагают никакой информацией о корпоративных банковских картах с доступом к расчётному счёту организации, а пользование такой картой, документооборот и отчётность Вы можете организовать по аналогии со статьёй «Организуем использование корпоративных карт».
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья:ОРГАНИЗУЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕКОРПОРАТИВНЫХ КАРТ
Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье*.
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:
- - разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
- - утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
- - ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
- - организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
Подробнее о бухучете читайте в следующем номере
- - прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).
СОСТАВЛЯЕМ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОРПОРАТИВНЫХ КАРТ
В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счёт*
Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт
В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:
- - перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
- - лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
- - срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
- - порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
- - срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- - примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
- - требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
- - порядок действий при утрате карты;
- - виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Таблица Перечень операций по карте
Вид операции | Цель расходов | Территория | |
РФ | за пределами РФ | ||
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты | Хозяйственная деятельность компании | + | - |
Командировочные и представительские расходы | + | - | |
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | + | - |
Командировочные и представительские расходы | + | - | |
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
Командировочные и представительские расходы | - | + | |
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
Командировочные и представительские расходы | - | + |
Отдельное положение не составляем, а дополняем другой нормативный акт
Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.
Образец 1 Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании скачать
ТО ИМЕЕТ ПРАВО ИСПОЛЬЗОВАТЬКОРПОРАТИВНЫЕ КАРТЫ
Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.
Замещение в данном случае — это работа в данной должности
Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.
Образец 2 Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты
Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.
ОЗНАКОМЬТЕ СОТРУДНИКОВ С ПОЛОЖЕНИЕМ ПОД РОСПИСЬ
Всех сотрудников, на которых выпушены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративныхбанковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.
Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).
ХРАНЕНИЕ, ВЫДАЧА И ВОЗВРАТКОРПОРАТИВНЫХ КАРТ
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.
В отношении отдельных должностей может быть установлен особый порядок хранения неименных корпоративных карт
Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании.
Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Выдать по заявлению
Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:
- - сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной картыс обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
- - уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.
Можно ли передать карту другому работнику
К сожалению, официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня. В любом случае за нецелевое использование средств на корпоративной карте ответственность несет подотчетное лицо, которому она выдана по заявлению.
Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.
Образец 3 Заявление на выдачу корпоративной карты
Сроки, на которые выдаются карты
Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.
Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.
Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.
В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.
В разделе «Формы» электронного журнала «Зарплата» на сайте
Смотрите пункт 2.2 раздела 2 Положения о порядке использования корпоративных карт
Журнал учета движения корпоративных карт
Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).
Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.
Образец ведения журнала смотрите ниже.
Образец 4 Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт
КАК ОТЧИТАТЬСЯ ЗА ДЕНЬГИ, ПОТРАЧЕННЫЕ С КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЫ
Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.
Срок представления отчета об использовании денежных средств
Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.
Форма отчета
Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Образец заполнения унифицированной формы авансового отчета о расходовании денежных средств с корпоративной карты будет представлен в следующем номере.
Снятие наличных с корпоративной карты — не расход
Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.
Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.
К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных.
Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании.
Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.
Читайте в следующем номере электронного журнала «Зарплата»
О бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами с использованием корпоративных банковских карт
И.А. Тушева, эксперт журнала «Зарплата»