Если вы воспользовались правом оформлять путевой лист на срок больший, чем один день, в его бланке должна быть предусмотрена возможность отражать результаты технического контроля и медосмотра ежедневно. Унифицированная форма путевого листа (форма №6 (спец)) не дает возможности проставлять отметки механика и медработника больше чем на один выезд;
Если автотранспортная компания проводит контрольный заезд, списать топливо можно на основании акта контрольного заезда. Оформлять путевой лист в данном случае не обязательно. Если же путевой лист оформляется, на нем должны быть обязательные отметки;
Предприниматель вправе использовать самостоятельно разработанный путевой лист со всеми обязательными реквизитами, предусмотренными разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 и частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В качестве обязательного реквизита путевого листа выступают сведения о водителе, в состав которых входят сведения о прохождении медицинского осмотра, и сведения о транспортном средстве, в состав которых входят сведения о прохождении технического осмотра. Таким образом, если в путевом листе данные отметки отсутствуют, такой документ нельзя учесть для целей определения налоговой базы.
По вопросу об использовании транспорта для доставка колбасных или мясных изделий БСС система главбух не дает рекомендаций.
Обоснование
1.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).*
Организация может использовать:*
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице*. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).*
Это предусмотрено пунктами 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца*. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).*
Данные приборов учета
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь*. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.
2.Из статьи
Журнала «УПРОЩЕНКА», № 6, ИЮНЬ 2013
Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ
Н.Г.Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»
Шаг № 5 Выберите способ нормирования
Нормировать затраты на топливо вы можете одним из трех способов:
1) применять нормы, утвержденные распоряжением Минтранса;
2) использовать данные техдокументации завода-изготовителя авто;
3) разработать собственные нормативы учета расходов на ГСМ.
Рисунок 2 Образец акта контрольного заезда транспортного средства
Рисунок 3 Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочного коэффициента
Первые два способа мы охарактеризовали в табл. 2. Как видите, такие способы нормирования не всегда удобны. Поэтому лучше всего разработать свои нормативы, которые будут соответствовать условиям эксплуатации именно вашего автомобиля. А для этого нужно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Либо поручить разработку нормативов специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов ГСМ. Чтобы сделать замеры топлива самостоятельно, залейте в бак автомобиля определенный объем бензина, например 100 л. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда (образец акта — на рис. 2, с.). Его руководитель должен утвердить своим приказом (образец — на рис. 3, с.).*
Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести замеры в разных условиях эксплуатации авто. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для поездок в зимнее время, при использовании кондиционера и т. п. (рис. 3).
Формулу расчета нормативного расхода топлива вы можете вывести для каждого вида транспорта самостоятельно. Например, она может выглядеть так:
Нормативный расход топлива |
= |
Базовая норма расхода топлива (л/км) |
? |
Пробег автомобиля (км) |
? |
Поправочный коэффициент |