1. Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Однако сейчас этот документ не действует. Поэтому вы можете учет доверенностей не вести. 2. Журнал регистрации трудовых книжек вести обязательно. 3.Обязанность вести журнал учета трудовых договоров законодательством не предусмотрена. Перечень обязательных и рекомендуемых кадровых журналов приведен ниже в таблице.
Обоснование
Из рекомендации
Журналы учета и регистрации
Наименование журнала |
Обязательность ведения | Форма | Назначение | Срок хранения |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении | 75 лет |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации | 75 лет |
Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ | 5 лет |
Журнал регистрации трудовых договоров | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах | 75 лет |
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля | Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ | Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 | Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц | 5 лет |
Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания | Постоянно |
Журнал регистрации приказов по личному составу | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации | 75 лет |
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 | Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73 | Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве | Постоянно |
Журнал регистрации приказов на отпуск | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков | 5 лет |
Журнал учета поощрений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации | 75 лет |
Журнал учета дисциплинарных взысканий работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению | 75 лет |
Журнал регистрации приказов об увольнении | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников | 75 лет |
Журнал регистрации листков нетрудоспособности | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих | 5 лет |
Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения | 5 лет |
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания | 5 лет |
Журнал учета переводов | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения видов и сроков переводов работников | 75 лет |
Журнал учета совместителей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета совместителей и характера совместительства | 75 лет |
Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации | 75 лет |
Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов | 75 лет |
Журнал регистрации должностных инструкций | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения | 75 лет |
Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников | 5 лет |
Журнал регистрации вводного инструктажа | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников | Постоянно |
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки | Постоянно |
Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности | Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников | Постоянно |
Журнал учета входящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации входящей корреспонденции | 5 лет |
Журнал учета исходящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации исходящей корреспонденции | 5 лет |
Журнал регистрации заявлений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи | 75 лет |
Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания | 75 лет |
Журнал регистрации иностранных работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов | 5 лет |
Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия | 75 лет |
Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы | 75 лет |
Журнал учета личных дел | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения и учета личных дел работников | 75 лет |
Журнал регистрации договоров о материальной ответственности | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены | 75 лет |
Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей | Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей | Постоянно |
Журнал учета выданных доверенностей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи | Постоянно |
Журнал учета исполнительных листов | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях | 5 лет |
Из статьи журнала «Упрощенка» № 4, Апрель 2012
Семь мифов о доверенности, с которыми можно расстаться
Миф №5 Для учета доверенностей нужно вести специальный журнал
Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Однако сейчас этот документ не действует. Поэтому вы можете учет доверенностей не вести. В то же время делать это целесообразно, если на вашем предприятии получение ценностей по доверенности носит массовый характер. Тогда, если вы используете унифицированную форму №М-2а, то все выданные документы лучше регистрировать в журнале.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
А вот у формы №М-2 есть отрывной корешок. И в нем как раз и нужно записывать информацию о выданной доверенности. Тогда подшитые корешки уже будут своего рода журналом регистрации доверенностей. Можно скрепить их в виде книжки и пронумеровать листы, а на последнем листе сделать запись за подписью главного (старшего) бухгалтера «В настоящей книжке пронумеровано __ листов».