В случае, если организацией будет заключен договор аренды транспортного средства, то обязанность по обеспечению транспортного средства ГСМ будет лежать на организации. Следовательно, если сотрудники произвели заправку автомобиля за счет личных средств, расходы на заправку необходимо будет возместить.
С суммы арендной платы необходимо удержать НДФЛ. С суммы возмещения расходов по ГСМ НДФЛ удерживать не нужно.
С 2015 года плата за негативное воздействие на окружающую среду с автомобилей не взимается.
Обоснование
Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций
Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим
НДФЛ
Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Организация, которая арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому удержите НДФЛ с сумм арендной платы, выданной сотруднику.* Такой вывод следует из пункта 1 статьи 223, статьи 226 Налогового кодекса, письма Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-04-06/3-366 и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 15 мая 2013 г. № ВАС-5640/13).
В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).
УСН
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:
- суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).*
Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24, УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Из рекомендации
Олега Долматова, заместитель руководителя Федеральной службы по надзору в сфере природопользования
Александра Кузнецова, заместитель начальника Управления экономики и финансов Федеральной службы по надзору в сфере природопользования
Кто должен перечислять плату за загрязнение окружающей среды
Обратите внимание: с 1 января 2015 года плата за атмосферные выбросы передвижными объектами не взимается (письма Минприроды России от 23 июля 2015 г. № 02-12-44/17039, от 10 марта 2015 г. № 12-47/5413). Таким образом, с 2015 года все организации, у которых на балансе есть автомобили (или другие транспортные средства), освобождены от платы за негативное воздействие на окружающую среду этими передвижными объектами.*