Данное письмо не отменяет какие-либо предыдущие письма, выпущенные Минфином или ФНС России по данному вопросу, но при этом, на настоящий момент позиция контролирующих органов сложилась именно таким образом. Обусловлено это тем, что как в п. 2 ст. 264 НК РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, то это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности (в том числе: сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени; приказ руководителя об осуществлении расходов на представительские цели; отчет о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы; акт об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации или иные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере расходов).
При этом расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.
Такие требования изложены в письмах Минфина России как от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, так и от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух .
Рекомендация: Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов.
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:
- сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
- иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ). *
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- дата и место проведения;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
- сумма затрат и т. п.
Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.
Такие требования изложены в письмах Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными. *
Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки
На I квартал ЗАО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.
В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма "Гермес"» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».
На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.
По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:
- авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
- отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
- акт об осуществлении представительских расходов;
- счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).
После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:
Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;
Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
07.05.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.