все зависит от того, какой порядок учета спецодежды применяется у Вас в организации.
Если стоимость спецодежды учитывается в составе МПЗ и списываете единовременно, то износ считать не нужно, так как ее стоимость отражена в расходах при списании. В этом случае ее можно реализовать работнику по рыночной стоимости (по цене возможной реализации).
Если стоимость спецодежды списывается равномерно в течение срока ее эксплуатации, рассчитайте и спишите износ за каждый месяц, начиная с марта месяца по месяц, когда Вы ее реализуете работнику, так как спецодежда на склад им сдана не была.
При реализации одежды работнику в бухгалтерском учете отразите ее списание по остаточной стоимости.
Такие правила установлены в пунктах 21 и 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам
Как вести учет спецодежды
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).
В зависимости от нормативного срока носки спецодежды можно:*
- учитывать ее в составе материалов или в составе основных средств (письмо Минфина России от 12 мая 2003 г. № 16-00-14/159);
- списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.
Возможные варианты бухучета спецодежды представлены в таблице. Выбранный вариант учета спецодежды закрепите в учетной политике организации для целей бухучета.*
Главбух советует: по возможности установите единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды. В этом случае у вас не возникнут временные разницы и отложенные налоговые активы.
Бухучет спецодежды в составе материалов
Спецодежду, учтенную в составе материалов, отражайте на счете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и счете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (п. 11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Подробнее об этом см.: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении поступление материалов.
Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:
Дебет 10-11 Кредит 10-10
– выдана спецодежда в пользование сотрудникам.
Выдав сотрудникам спецодежду, учтенную в составе материалов, можете оформить:
- требование-накладную по форме № М-11;
- лимитно-заборную карту по форме № М-8;
- накладную на отпуск материалов на сторону по форме № М-15;
- ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7.
Все эти формы есть в указаниях, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Сам же порядок их применения установлен в пунктах 19 и 20 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11
– списана стоимость спецодежды.
Если стоимость спецодежды списываете единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования. Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику. Такие правила установлены в пунктах 21 и 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.*
При единовременном списании стоимости спецодежды организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации. Если же будет выявлена недостача, необходимо взыскать ущерб с виновного. О бухучете такой операции см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации.*
Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:
Дебет 10-10 Кредит 10-11
– возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).
Эту проводку делайте, только если стоимость спецодежды списываете равномерно. Если стоимость спецодежды была списана единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражается.*
При списании спецодежды по истечении срока носки составьте акт. Унифицированной формы не установлено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты, кроме того, руководитель должен утвердить его приказом к учетной политике. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.
Бухучет спецодежды в составе ОС
Спецодежду, учтенную в составе основных средств, отражайте на счете 01 – на одном из двух субсчетов: «Основные средства на складе» или «Основные средства в эксплуатации». При выдаче спецодежды сотрудникам составьте акт по форме № ОС-1 и сделайте проводку:
Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»
– передана в пользование сотрудникам спецодежда.
Списание стоимости спецодежды через амортизацию отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 02
– начислена амортизация по спецодежде.
Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:
Дебет 01 субсчет «Основные средства на складе» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– возвращена спецодежда на склад.
Когда будете списывать спецодежду, учтенную в составе основных средств, можете составить акт по форме № ОС-4. Она есть в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.
Списание спецодежды, учтенной в качестве основных средств, отразите проводкой:
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– списана спецодежда.
По истечении срока носки старую спецодежду можно списать. При этом проводки зависят от того, как вы учитываете спецодежду – в составе материалов или основных средств.
Сотруднику при этом выдается новый комплект. Однако, если старая спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, то после чистки, стирки, ремонта и т. д., ее можно вновь выдать сотрудникам. Такой порядок следует из пункта 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. Срок носки такой спецодежды не регламентируется. Его может определить служба охраны труда.
Ситуация: Как отразить в бухучете стоимость спецодежды, которую не успели полностью списать в расходы из-за увольнения сотрудника. Сотрудник вернул спецодежду на склад
Если она полностью изношена – спишите единовременно. Если нет – приостановите списание до момента выдачи спецодежды новому сотруднику.*
Такой случай не предусмотрен в Методических указаниях, которые утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н. Поэтому нужно ориентироваться на правила и порядки, предусмотренные другими нормативными документами.
Для спецодежды, годной к использованию, можно применить порядок, который действует для основных средств, законсервированных на срок более трех месяцев. То есть приостановить списание расходов вплоть до того, как бывшую в употреблении спецодежду выдадут новому работнику. Для основных средств это предусмотрено в пункте 23 ПБУ 6/01.*
Для изношенной же спецодежды можете воспользоваться другими нормами. Так, если инвентаризационная комиссия установит, что возвращенная спецодежда изношена и непригодна для дальнейшего использования, то остаточную стоимость можно единовременно списать на счет 94. И если виновные лица не будут установлены – списать на прочие расходы на счет 91-2. Такой порядок следует из положений пунктов 34 и 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункта 11 ПБУ 10/99.
О том, как поступить и отразить возмещение ущерба за счет виновного, см.: Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.
Ситуация: как отразить в бухучете реализацию сотруднику ранее выданной ему спецодежды
Доходы и расходы, связанные со списанием с баланса спецодежды, отражайте в бухучете в отчетном периоде, к которому они относятся.
Об этом сказано в пункте33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Выручку от продажи сотруднику спецодежды отражайте в бухучете в сумме, указанной в договоре купли-продажи. Такой порядок прописан в пункте 32 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Реализацию сотруднику отразите по кредиту субсчета 91-1 в корреспонденции со счетом 73. При этом остаточную стоимость спецодежды спишите в дебет субсчета 91-2 (Инструкция к плану счетов).
Если спецодежду учитываете в составе материалов, то сделайте следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 91-1
– отражена выручка от реализации спецодежды;
Дебет 91-2 Кредит 10-11
– списана остаточная стоимость спецодежды;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с реализации спецодежды;
Дебет 50 Кредит 73
– внесены деньги в кассу сотрудником.
Если выкупленная стоимость спецодежды удерживается из зарплаты сотрудника, то сделайте проводку:
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость спецодежды.
Если спецодежда учитывалась в составе основных средств, то реализацию спецодежды отразите так:
Дебет 73 Кредит 91-1
– отражена реализация спецодежды сотруднику;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с реализации спецодежды;
Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– списана первоначальная стоимость спецодежды, учитываемой в качестве основного средства;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– списана сумма начисленной амортизации;
Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– отражена остаточная стоимость спецодежды;
Дебет 50 (70) Кредит 73
– оплачена стоимость спецодежды сотрудником.
Это следует из Инструкции к плану счетов.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Статья: Специальная одежда и средства индивидуальной защиты
А как отразить в бухучете стоимость спецодежды, которую не успели полностью списать в расходы из-за увольнения сотрудника? Человек вернул спецодежду на склад. Если вещи полностью изношены – спишите единовременно. Если нет – приостановите списание до момента выдачи спецодежды новому сотруднику*. Если же инвентаризационная комиссия установит, что спецодежда, возвращенная сотрудником, изношена и непригодна для дальнейшего использования, стоимость, не учтенную в расходах на момент увольнения, можно единовременно списать на счет 94. И если виновные лица не будут установлены – списать на прочие расходы (счет 91-2). Такой порядок следует из положений пунктов 34 и 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункта 11 ПБУ 10/99.
Скажем несколько слов и о реализации спецодежды сотруднику. Доходы и расходы, связанные со списанием с баланса спецодежды, отражайте в бухучете в отчетном периоде, к которому они относятся. Об этом сказано в пункте 33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Выручку от продажи сотруднику спецодежды отражайте в бухучете в сумме, указанной сторонами в договоре купли-продажи (п. 32 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).
Если спецодежда учитывается в составе материалов, то реализацию спецодежды сотруднику отразите по кредиту счета 91 субсчет «Прочие доходы» в корреспонденции со счетом 73 (Инструкция к плану счетов). При этом остаточную стоимость спецодежды спишите в дебет счета 91 субсчет «Прочие расходы».
БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ВСЕ, ЧТО НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ КАЖДОМУ БУХГАЛТЕРУ О СПЕЦОЦЕНКЕ УСЛОВИЙ ТРУДА
25.09.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.