В этом случае оформлять договор займа не нужно. Удержания Вы можете производить из зарплаты сотрудника по его заявлению. Материальной выгоды в этом случае не будет.
По общему правилу в бухучете суммы удержаний по заявлению сотрудника нужно отражать записью:
Дебет 70 Кредит 76 (удержаны платежи из зарплаты по инициативе сотрудника).
Если же получателем удержанных сумм из заработной платы является сама организация, эти суммы также могут участвовать при расчете налогов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Схема действий: как производить удержания из зарплаты по инициативе сотрудника
Возьмите с сотрудника заявление
Удержать можно без ограничений
Удержанную сумму отразите в бухучете
Учтите удержанные суммы при расчете налогов и взносов
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
2.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе
Цели, на которые можно производить удержания
По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели. Это могут быть выплаты на погашение займа, за товары, купленные в кредит, в оплату страховых взносов и услуг сотовой связи, в счет членских взносов и т. д. Указанные суммы не считаются удержаниями по смыслу статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ, поскольку речь идет о волеизъявлении сотрудника распорядиться начисленной зарплатой. При этом сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.*
Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.
Бухучет
По общему правилу в бухучете суммы удержаний по заявлению сотрудника нужно отражать записью:*
Дебет 70 Кредит 76
– удержаны платежи из зарплаты по инициативе сотрудника.
Если же получателем удержанных сумм является сама организация, они также могут участвовать при расчете налогов. Например, если организация удерживает проценты за выданный сотруднику заем.*
Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России