Договор можно заключить напрямую с сотрудником, поскольку у него имеется доверенность на право распоряжения ТС. В договоре указывается ФИО сотрудника и реквизиты доверенности, на основании которой он действует.
Сотрудник может передать автомобиль организации в аренду при условии, что у него имеется доверенность на право распоряжения автомобилем (право передачи его в аренду, ссуду и проч.). Если в доверенности прописано право передавать транспортное средство в аренду, то такое лицо может выступать арендодателем. Доверенность может быть составлена в произвольной письменной форме и заверять ее у нотариуса не требуется.
Помимо доверенности и договора аренда у вас должен быть акт приемки-передачи транспортного средства. Понадобятся также свидетельство о регистрации автомобиля в ГИБДД и полис страхования автогражданской ответственности.
Обоснование
Из статьи журнала «Главбух», № 1, январь 2013
Самый сложный вопрос номера! Арендуя у работника автомобиль, переданный ему в пользование кем-то другим, обязательно возьмите с него доверенность
Спрашивает Наталья Самородова,
гл. бухгалтер ООО «Седьмое Небо» (г. Оренбург)
Компания собирается арендовать у работника автомобиль. При этом сам сотрудник-арендодатель не является собственником машины. До недавних пор он ездил на ней по доверенности. Однако теперь такой документ по нормам ПДД больше не требуется. Значит ли это, что расходы на аренду авто мы сможем учесть также без этой доверенности?
Отвечает Елена ЧЕПИК,
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
старший юрист компании «НАФКО-консультанты»
Вовсе нет. Раз ваш сотрудник не является собственником машины, нужен документ, подтверждающий право законно владеть, пользоваться и распоряжаться автомобилем. В том числе сдавать его в аренду. А такой бумагой является доверенность от хозяина машины.
Не будь такой доверенности — и сам договор аренды можно считать недействительным.* А значит, и расходы по нему необоснованны. Поэтому, чтобы вы могли признать арендную плату за машину и затраты на ее содержание в составе налоговых расходов, попросите у работника доверенность. Ведь с прошлого года ее не отменили как таковую, а лишь исключили из списка документов, которые нужно возить с собой и предъявлять сотрудникам ГИБДД.
Доверенность может быть составлена в произвольной письменной форме. И заверять ее у нотариуса не требуется.* Главное, чтобы в таком документе были обязательные реквизиты, предусмотренные статьями 185 и 186 ГК РФ. В частности, это дата, когда выписана доверенность. Проверьте, чтобы она была не позднее дня, когда вы заключили договор аренды с сотрудником.
Обратите внимание: доверенность должна предусматривать не только право управлять транспортным средством, но и давать полномочия владеть, пользоваться и распоряжаться автомобилем.*
Ну а помимо доверенности и договора аренда у вас должен быть акт приемки-передачи транспортного средства. Понадобятся также свидетельство о регистрации автомобиля в ГИБДД и полис страхования автогражданской ответственности.*
Кстати, если в полисе ОСАГО вписано ограниченное количество людей, то придется переоформить страховку на неограниченную.