Вопрос: Как правильно учесть личные расходы руководства за счет компании (личные покупки из магазинов, расходы на отдых вместо командировки и т.д.). Ген. директор и учредитель он в одном лице, его фирма это. Вот как мне объяснить ему, что так делать нельзя и какая ответственность за это будет? Могу предположить он спросит - а как узнают? Мне тоже хотелось бы заранее дать ответ ему. И что вообще теперь мне со всем этим делать? Как снять с себя ответственность за сомнительные траты?
Ответ: Имущество компании не принадлежит директору (участнику), об этом прямо говорит закон (ст. 66 ГК). Поэтому расходовать деньги компании директор на личные нужды не может.
Подотчетные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, только если эти деньги работник использовал на хозяйственные нужды компании и человек по ним отчитался (письмо ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). Предупредите директора, что подотчетные на особом контроле у инспекторов. При первой же проверке они доначислят компании налоги и штрафы, если руководитель документально не подтвердит, что потратил средства на нужды организации.
В случае разногласий с директором главному бухгалтеру нужно потребовать от руководителя письменное распоряжение на оформление спорной операции.
Именно с письменного распоряжения руководителя организации можно отражать или не отражать объекты бухучета и брать во внимание (или нет) данные первичных документов в ситуации, когда есть разногласия по этому вопросу между директором и тем, кто отвечает за ведение бухучета. В таком случае руководитель единолично несет ответственность за достоверность отражения финансового положения, финансового результата, движения денежных средств и другой информации. Такой вывод следует из части 8 статьи 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Без письменного распоряжения руководителя принимать к исполнению сомнительные документы не стоит.
Как объяснить директору, что деньги компании ему не принадлежат
Что в сделке по аренде привлечет внимание налоговиков и как подстраховаться.
Ситуация, когда компания оплачивает личные нужды директора, напрямую затрагивает и бухгалтера. Ведь вы не только отвечаете за достоверность данных бухотчетности. Вы также обязаны обеспечивать соответствие хозяйственных операций реальности, контролировать движение имущества и исполнение обязательств (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом личные траты директора порой идут вразрез с законом.
Чтобы как-то исправить ситуацию, начните проводить с директором разъяснительную работу. Она может понадобиться, даже если ваш руководитель впервые пытается оплатить свои расходы за счет компании. Ведь не исключено, что это лишь начало и личных покупок за счет корпоративных денег станет еще больше.
Объясните директору, почему важно отделять личные деньги от денег компании. Вот три весомых аргумента.
Аргумент 1. У компании может не хватить денег на что-то важное. Нередко при подходе «тут все мое, трачу деньги, на что хочу» из оборота изымаются средства, которые нужны для своевременного выполнения обязательств компании. Если руководитель заберет деньги на личные нужды, может случиться так, что платить по долгам будет нечем. Контрагент взыщет договорные неустойки, а налоговики и фонды — не только недоимку, но еще пени и штрафы.
Аргумент 2. Имущество компании не принадлежит ее участнику. Об этом прямо говорит закон (ст. 66 ГК). А наличие денег на расчетном счете вовсе не означает, что у компании есть прибыль. Это ясно бухгалтеру, но не всегда очевидно директорам-собственникам. Если прибыли нет, то они расходуют на личные нужды привлеченные средства или уставный капитал, которые на самом деле должны идти на погашение обязательств компании.
Если вдруг дело дойдет до банкротства, суд может по требованию кредиторов признать недействительными покупки директора для себя за счет компании (п. 2 ст. 61.2 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). Тогда стоимость купленного руководитель обязан будет возместить (п. 2 ст. 167 ГК).
Аргумент 3. Собственники бизнеса должны быть в курсе трат компании. Объясните директору: даже если учредители не особо интересуются расходами организации, рано или поздно они обо всем узнают. Обычно траты за счет компании не по назначению всплывают в ходе аудиторской проверки. А для некоторых организаций ежегодный аудит обязателен.
Кроме того, такое положение дел может не понравиться собственникам компании настолько, что они захотят обратиться к правоохранителям. Напомните шефу о таких уголовных статьях, как «Присвоение или растрата», «Злоупотребление полномочиями» (ст. 160, 201 УК). Упомяните также, что закон обязывает руководителя возместить компании причиненный его действиями имущественный ущерб (ст. 277 ТК, п. 2 ст. 44 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 2 ст. 71 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 2 ст. 15 ГК).
Более подробно о принадлежности денег компании в Системе Главбух.
Как объяснить директору, что деньги компании ему не принадлежат
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени