Вопрос: Сотрудник отправился в командировку. Жилье снял сам (через приложение AIRBNB) и оплатил его со своей карты (выписку со счета и эл. чек предоставил), по приезду, арендодатель квартиры предложил сотруднику заключить договор с ИП на сумму большую чем в эл. чеке. Сотрудник согласился и оплатил наличными сумму расхождения. По возвращении их командировки, сотрудник предоставил договор с ИП, но без подтверждения передачи денег. ИП на контакт не выходит и подтверждения получения денег не дает. На какую сумму мы можем оформить авансовый отчет?
Ответ: Авансовый отчет можно оформить на всю сумму, уплаченную за проживание, в том числе и на ту, которая не подтверждена документально. Ведь, согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возместить стоимость проживания сотрудника во время командировки.
Сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или ином внутреннем документе, например положении о командировках (ст. 168 ТК). Поэтому, Вы вправе возместить сотруднику всю потраченную им сумму за проживание.
При налогообложении прибыли, доплату наличными, не подтвержденную документально, учесть в расходах нельзя. Договор расходы не подтверждает. Подтверждающим оплату гостиницы документом является только кассовый чек. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
При расчете налога на прибыль расходы на наем жилья во время командировки можно признать только, если они документально подтверждены (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Расходы, которые не подтверждены первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК, письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51).
Если документально не подтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
На компенсацию сотруднику документально не подтвержденных расходов на проживание (доплату наличными) начислите страховые взносы.
При налогообложении НДФЛ компенсацию документально не подтвержденных расходов не облагайте НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в России и 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке. С компенсации, выплаченной сверх установленных норм в 700 руб. и (или) 2500 руб., удержите НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК, письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51).
Подробно- ниже в обосновании ответа (файл во вложении).
Материалы Системы Главбух по вашему вопросу:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
https://www.1gl.ru/#/document/11/19903/bssPhr2/
https://www.1gl.ru/#/document/11/19905/
https://www.1gl.ru/#/document/11/19206/tit2/
Еще читайте: производственный календарь 2020 с нормой рабочего времени
Обоснование
Как возместить расходы на наем жилья во время командировки
Порядок возмещения расходов
Сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или ином внутреннем документе, например положении о командировках (ст. 168 ТК).*
Документальное подтверждение расходов
Какими документами подтвердить расходы на проживание в гостинице
С 1 июля применять БСО вместо кассового чека гостиницы не могут. Все должны применять кассу или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, подтверждающим документом будет кассовый чек. Дополнительно к чеку гостиница может выдать типографский БСО, например, счет или квитанцию. Гостиница также может включить часть реквизитов БСО в кассовый чек. Например, даты заезда и выезда. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).*
Внимание: с 1 июля 2019 года гостиницы, у которых более 50 номеров, должны получить свидетельство о присвоении гостинице определенной категории. Выдавать свидетельство о «звездности» будут аккредитованные организации (Закон от 05.02.2018 № 16-ФЗ, информация Роспотребнадзора от 28.02.2019). Эти данные вправе запросить налоговики в ходе проверки. Сообщите сотрудникам, что во время командировки они должны взять в гостинице также копию свидетельства о присвоении звезд гостинице и копию аттестата организации, которая присваивала категорию отелю. Свидетельство о «звездности» и копию аттестата работник приложит к авансовому отчету вместе с другими документами из отеля – счетом, чеком и пр.
Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков
Нет, нельзя.
Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, с 1 июля 2019 года нельзя использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности. Они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Без кассовых чеков бланк счета, который изготовлен типографским способом, не может подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке.*
Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения
Сотрудникам в командировке работодатель оплачивает или возмещает расходы на наем жилья. Читайте в рекомендации, как учесть выплаты при расчете налога на прибыль, НДС, НДФЛ и страховых взносов.
Налог на прибыль
Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на проживание в командировке
При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признавайте в фактическом размере. Такой порядок применяйте и когда внутренним документом организации установили лимит возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК (письмо Минфина от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204).*
Расходы, которые не подтверждены первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК, письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51). Если документально не подтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).*
При методе начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). При кассовом методе для признания затрат подтвердите факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК). Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему выдали под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации – после утверждения авансового отчета. О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья по командировке, связанной с приобретением основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.
Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:
с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
с дополнительным обслуживанием в номере;
с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.
Когда стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов на наем жилого помещения. Такой вывод следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК.
Ситуация: можно ли учесть расходы на гостиницу, если в счете личные данные сотрудника указаны неверно или их нет
Нет, расходы учесть нельзя. Начислите страховые взносы и удержите НДФЛ.
Учесть расходы на гостиницу по счету нельзя. Чтобы учесть расходы на жилье в командировке, с 1 июля 2019 года БСО должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).*
На компенсацию сотруднику документально не подтвержденных расходов на проживание начислите страховые взносы. С компенсации сверх норм для суточных удержите НДФЛ.*
НДФЛ
Нужно ли удержать НДФЛ с суммы компенсации расходов на наем жилья во время командировки
Из налоговой базы по НДФЛ исключите компенсацию расходов по найму в сумме фактических и документально подтвержденных затрат*. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. Получите от сотрудника письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья (письмо Минфина от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204).
В состав расходов по найму жилья могут включаться как затраты на оплату гостиничных услуг, так и компенсация командированному сотруднику оплаты арендованной квартиры (в т. ч. и суммы возмещения коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных на период командировки). Аналогичный вывод следует из письма Минфина от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802.
Когда расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в России и 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке. С компенсации, выплаченной сверх установленных норм в 700 руб. и (или) 2500 руб., удержите НДФЛ. Это следует из пункта 3 статьи 217 НК, аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51.*
Облагаемый доход в виде сверхнормативной суммы компенсации определите на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. Так предусмотрено подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 НК.
НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику. Это следует из пунктов 4 и 6 статьи 226 НК.
Страховые взносы
Как при расчете страховых взносов учесть расходы либо компенсацию затрат на оплату жилья во время командировки
Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК).*
О том, нужно ли начислять страховые взносы на сумму компенсации, если расходы на наем жилья документально не подтверждены, см. Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим.*
О начислении налогов с компенсации расходов на оплату дополнительных услуг гостиницы см. Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения.
Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какой налоговый режим применяет организация, компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не включайте:
в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК);
расчетную базу по взносам на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (п. 2 ст. 422 НК);
расчетную базу по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Такой порядок применяйте и когда в организации установлен лимит компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. Получите от сотрудника письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья (письмо Минфина от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204).
Документально не подтвержденные расходы
Нужно ли начислить страховые взносы на компенсацию расходов на наем жилья в командировке, если расходы не подтверждены документально*
Предположим, у сотрудника нет документов о расходах на наем жилья во время командировки. В таком случае на компенсацию таких затрат начислите страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование. Таковы требования статьи 420 и пункта 2 статьи 422 НК.*
А вот со взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний другая ситуация. Компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством России (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Обязанность возместить сотруднику расходы на наем жилого помещения во время командировки установлена статьей 168 ТК. Согласно положениям этой статьи порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом о командировках). Следовательно, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то такие расходы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных этими документами.*
Если такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:*
700 руб. за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.
Удержите НДФЛ с компенсации, которую выплатили сверх установленных норм в 700 руб. и 2500 руб. Доход в виде сверхнормативной суммы компенсации определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме. Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 НК (письма Минфина от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51).*