В данной ситуации информация о составных частях заработной платы должна быть доведена до сведения работника посредством представления ему расчетного листка.
Поскольку форма расчетного листка действующим законодательством не предусмотрена, работодатель разрабатывает его форму самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) и с учетом требований части 1 ст. 136 ТК РФ.
Таким образом, у работодателей есть обязательство выдавать всем работникам расчетные листки при выплате заработной платы, в том числе при перечислении ее на банковские карты. Это связано с тем, что Трудовой Кодекс РФ не содержит каких-либо исключений в отношении представления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты заработной платы.
Однако порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен. Следовательно, такой порядок может быть определен в локальном акте организации. Данная точка зрения выражена в Письме Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1.
Следовательно, фиксировать выдачу листков можно с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. Однако обязанность вести такой журнал у организации отсутствует.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1.21Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете начисление зарплаты
Расчетный листок
При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме. Для этого используется расчетный листок. Об этом сказано в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Организация или предприниматель обязаны выдавать сотрудникам расчетные листки независимо от того, каким способом они выплачивают зарплату (наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме). Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.*
Ситуация: сколько раз в месяц организация должна формировать и выдавать сотрудникам расчетные листки по зарплате
Расчетные листки формируйте один раз в месяц (при окончательном расчете).
При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме (ч. 1 и 2 ст. 136 ТК РФ). При этом организация обязана выдавать сотрудникам расчетные листки независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату (наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме). Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.
Зарплата сотрудникам должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Однако расчетные листки должны составляться только при начислении и выплате второй части зарплаты (как правило, в конце месяца). Такую позицию подтверждает Роструд в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.*
Расчетный листок можно составить в произвольной форме, утвержденной руководителем, и согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации).
В расчетном листке, в частности, укажите:
– составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
– удержания из зарплаты;
– общую сумму зарплаты, подлежащую выплате.
Такой порядок установлен в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Ответственность за невыдачу расчетных листков
Внимание: за нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Она возникнет только в случае отсутствия локального акта организации об утверждении формы расчетного листка и наличия жалоб сотрудников.
Ответственность за это нарушение предусмотрена:
– для организации – в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб. или приостановления деятельности на срок до 90 суток;
– для должностных лиц организации (например, руководителя) – в виде штрафа от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет).
Об этом сказано в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях*
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.22Статья: Три главных вопроса про расчетный листок
Выдача расчетного листка — это право или обязанность работодателя?
Ответ на этот вопрос содержится в части 1 статьи 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
- о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);
- иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;
- общей начисленной сумме;
- размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;
- сумме, подлежащей выплате.
Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).*
Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам
Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы статьи 136 ТК РФ будут нарушены.*
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец ниже).
Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту
Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте).*
Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.
Как часто нужно выдавать расчетный листок?
По правилу, установленному в части 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.
При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним.
Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.
Пример
В ООО «Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:
— аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;
— заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;
— ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.
В компании на должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.
С 1 по 8 августа 2013 года она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.
Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.
20 августа 2013 года ей выплачен аванс в размере 15 000 руб. (30 000 руб. ? 50%).
26 августа 2013 года С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).
10 сентября сотруднице выплачена заработная плата за вторую половину августа.
Как в расчетном листке работницы за август 2013 года будет отражена сумма начислений и удержаний?
Решение
Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 года.
Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб.: 22 раб. дн. ? 16 раб. дн.).
Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. ? 30%): 22 раб. дн. ? 16 раб. дн.].
Сумма НДФЛ за август 2013 года с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) ? 13%].
10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. – 4935 руб. – 15 000 руб. – 4000 руб.).
Образец заполнения расчетного листка за август 2013 года приведен ниже.
Образец Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года
Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка?
Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.
Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. При этом вместо штрафа к предпринимателям и компаниям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.*
И.А. Тушева, старший научный редактор журнала «Зарплата»
Журнал «Зарплата»№9, сентябрь 2013г.