Затраты на личные поездки работника на служебном автомобиле нельзя признать в налоговом учете. Причем расходы должны быть возмещены работником, чтобы у налоговиков не было оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме. Обоснованность затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля должна подтверждаться первичными документами. Например, для учета расхода топлива используется путевой лист, форму которого организация может разработать, утвердить и приложить к учетной политике. В листе фиксируются показания спидометра и расход топлива. Кроме того, чиновники обратили внимание, что нужно указывать подробную информацию о маршруте (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). То есть записи должны быть максимально конкретными. Только так можно установить, связаны были поездки со служебным заданием или нет.
При этом, по инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели. Сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением. Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в статье журнала «Учет в сельском хозяйстве»
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе
По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели.* Это могут быть выплаты на погашение займа, за товары, купленные в кредит, в оплату страховых взносов и услуг сотовой связи, в счет членских взносов и т. д. Указанные суммы не считаются удержаниями по смыслу статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ, поскольку речь идет о волеизъявлении сотрудника распорядиться начисленной зарплатой. При этом сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.*
Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.
Н. З. Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
2. Рекомендация: Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации
Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.*
Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.
Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.
Н. З. Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
3. Статья: Служебная машина используется в личных целях
В хозяйстве некоторые автомобили из числа автотранспорта используются не только в производственных, но и в личных целях. Можно затраты на служебные машины полностью учитывать в налоговых расходах?
Отвечает
Ю.В. Ушаков,
аудитор
Нет, так поступить нельзя. Расходами признаются любые затраты при условии, что необходимы для деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому затраты на личные поездки работника на служебном автомобиле нельзя признать в налоговом учете. Причем расходы должны быть возмещены работником, чтобы у налоговиков не было оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.*
Обоснованность затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля должна подтверждаться первичными документами. Например, для учета расхода топлива используется путевой лист, форму которого хозяйство может разработать, утвердить и приложить к учетной политике. В листе фиксируются показания спидометра и расход топлива. Кроме того, чиновники обратили внимание, что нужно указывать подробную информацию о маршруте (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). То есть записи должны быть максимально конкретными. Только так можно установить, связаны были поездки со служебным заданием или нет.
Журнал «Учет в сельском хозяйстве» № 12, Декабрь 2013
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени