Вопрос: Сотрудник оплатил через интернет приобретение авиабилета и страховку. В подтверждение расходов предоставил электронный билет и копию страхового полиса. Сможем ли мы принять на расходы стоимость страховки или нужны какие-то дополнительные подтверждающие документы?
Как отразить в бухучете покупку электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом
Ответ: Работнику, направленному в служебную командировку организация обязана компенсировать затраты на проезд, расходы найма жилого помещения а так же прочие расходы связанные с командировкой. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Расходы на покупку электронного авиабилета подтверждают маршрутная квитанция и посадочный талон. При покупке авиабилета, возможна оплата страхования пассажира от несчастных случаев на транспорте. Если сумма страхового взноса включена в стоимость билета, то стоимость страховки входит в состав расходов на проезд в командировку. Такие расходы организация вправе учесть при налогообложении прибыли в составе командировочных расходов на основании подп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
Если страховой полис оформлен отдельно и является приложением к проездному билету, то такие расходы организация не вправе учесть при расчете налога на прибыль, т.к. расходы на добровольное страхование пассажиров не предусмотрены ст.263 НК РФ. Т.о. если страховой полис оформлен отдельно и стоимость страхования не входит в стоимость авиабилета, учесть такие расходы при налогообложении прибыли нельзя.
Еще читайте: Как оформить командировку в 2020 году: пошаговая инструкция
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
ОСНО: налог на прибыль
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.
Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль страховой взнос, уплаченный командированным сотрудником при покупке проездного билета
Да, можно, если стоимость страхования учтена в цене билета.
Если сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира, то стоимость страховки входит в состав расходов на проезд в командировку (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому организация вправе учесть ее при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Также пассажир может заключить договор добровольного личного страхования (п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1). В этом случае страховой полис оформляется отдельно и является приложением к проездному билету. Расходы на добровольное страхование пассажиров не предусмотрены статьей 263 Налогового кодекса РФ. Поэтому учесть их при расчете налога на прибыль нельзя.*
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138,от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/67. При этом финансовое ведомство, разрешая учесть при расчете налога на прибыль страховой взнос, ссылается на более старые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки на территории СССР. А именно на пункт 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Однако этот пункт аналогичен по содержаниюпункту 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Поэтому в данном случае разъяснения Минфина России применимы.
Если покупка билета через интернет оплачена банковской картой
документ
Письмо Минфина России от 29 августа 2013 г. № 03-03-07/35554.
что изменилось
Если электронный железнодорожный или авиабилет оплачен картой, то представлять в качестве подтверждающего документа банковскую выписку не нужно.
комментарий
Работнику, направленному в служебную командировку, нужно возместить расходы по найму жилья, затраты на проезд, а также выплатить суточные. При этом для налогового учета все расходы (кроме суточных) должны быть документально подтверждены.*
Какие документы подтвердят расходы на проезд
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Это следует из норм пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Расходы на покупку железнодорожного билета через интернет можно подтвердить распечаткой контрольного купона. При этом он должен соответствовать требованиям, приведенным в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322 .
А вот расходы на покупку электронного авиабилета могут подтвердить маршрут/квитанция и посадочный талон (их формы установлены приказом Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 ).*
Нужна ли выписка
При оплате билетов (железнодорожных, авиа-) банковской картой организация может получить выписку, подтверждающую приобретение билета.
Однако чиновники указали, что представлять ее в качестве подтверждающего документа для налогового учета расходов не нужно, если у организации есть в наличии БСО (маршрут/квитанция, посадочный талон или контрольный купон), которые выдаются при покупке билетов онлайн.*
Ситуация: Нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы с компенсации расходов на оплату добровольного страхования пассажиров от несчастных случаев. Сотрудник оплатил расходы по страхованию при поездках (перелетах) в рамках служебной командировки
НДФЛ с компенсации расходов на оплату добровольного страхования пассажиров от несчастных случаев удерживать не нужно. Объясняется это следующим.
Добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев является видом добровольного личного страхования граждан (ст. 927, 934 ГК РФ, п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1).*
При расчете НДФЛ не учитываются взносы, перечисленные организацией по договорам добровольного личного страхования граждан (п. 3 ст. 213 НК РФ). При этом налог не нужно удерживать независимо от того, оплачивает организация страховой взнос страховщику напрямую либо возмещает данные расходы сотруднику, направленному в командировку. Такая позиция отражена в письме Минфина России от 17 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-311.
По вопросу начисления страховых взносов однозначного ответа в законодательстве нет. Официальная точка зрения контролирующими ведомствами не высказывалась.
Взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагаются взносы, перечисленные организацией по договорам добровольного личного страхования, заключаемым на случай смерти и (или) причинения вреда здоровью сотрудника (п. 5 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 5 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Таким образом, из буквального толкования этих норм следует, что расходы по добровольному страхованию сотрудников должна нести непосредственно организация. Однако при этом законодательство не разъясняет, можно ли распространить данные льготы (освобождение от налогообложения) на случай, когда организация компенсирует сотруднику подобные расходы. Поскольку изначально заключает договор страхования и несет расходы сам сотрудник.
В сложившейся ситуации организации необходимо самостоятельно принять решение по вопросу начисления страховых взносов на сумму компенсации расходов на оплату добровольного страхования пассажиров от несчастных случаев. Арбитражная практика по этому вопросу на данный момент пока не сложилась.*
Главбух советует: при направлении сотрудника в командировку оформите на него доверенность на право заключения договоров добровольного страхования от имени организации.
В этом случае будет считаться, что взносы по договору страхования пассажира от несчастного случая внесла организация. А значит, на такие выплаты не нужно начислять страховые взносы (п. 5 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 5 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
Учесть подобные расходы как командировочные нельзя (абз. 9, 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Это связано с тем, что состав необлагаемых командировочных расходов ограничен. Затраты на добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев в перечне командировочных расходов не поименованы.* В отношении НДФЛ существуют примеры арбитражной практики, в которых судьи подтверждают такую позицию (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 10 марта 2005 г. № А65-23894/2004-СА2-34, Уральского округа от 2 августа 2006 г. № Ф09-2793/06-С7).