сообщаем следующее: «Арендатором» имущества укажите Вашу организацию (юридическое лицо) в лице руководителя, а «Арендодателем» - собственника транспортного средства, то есть физическое лицо (Ваш директор). Срок окончания договора аренды можно не указывать. Вообще договор аренды может быть заключен на любой срок – как на один день, так и на 20 лет. Никаких ограничений на этот счет наше законодательство не содержит.
Если стороны умолчали о сроке в договоре, то такой документ считается заключенным на неопределенный период. Правда, это означает и то, что в любой момент как арендодатель, так и Ваша компания может отказаться от договора аренды. Тогда известить другую сторону о своем намерении надо за месяц или в другой срок, обозначенный в договоре. Таковы правила пункта 2 статьи 610 Гражданского кодекса РФ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Статья: К какому договору аренды не придерутся налоговики.
<...>
Ваше руководство решило взять в аренду оборудование или автомобиль. Для вас, как бухгалтера, важно, что будет написано в договоре аренды. Ведь ваша компания будет тратиться не только на арендную плату, но и, возможно, на содержание временно взятой вещи. И именно вам эти расходы потом учитывать и обосновывать.
Поэтому попросите у начальства предварительно составленную версию договора аренды и пробегитесь по пунктам. А мы подскажем, на какие из них стоит обратить особое внимание, чтобы вы смогли в случае проверки защитить перед налоговиками списанные затраты.
Общие требования к оформлению договора аренды имущества (за исключением недвижимого) назовем уже здесь – они простые. Достаточно, чтобы контракт был составлен письменно. Причем регистрировать его не придется, таких требований в отношении движимого имущества в Гражданском кодексе РФ, а точнее в главе 34, нет.
Проверьте, что и у кого вы арендуете
Сдать имущество в аренду может его собственник либо кто-то другой, управомоченный на это. Так сказано в статье 608 Гражданского кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В первом случае попросите у арендодателя бумаги, подтверждающие покупку или какой-то иной способ приобретения, плюс техническую документацию. Если речь идет об автомобиле, пусть его владелец представит паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации в ГИБДД. *
Во втором случае (когда вы общаетесь не с прямым собственником) удостоверьтесь, что такой арендодатель имеет право сдавать имущество в субаренду. Для этого он может показать вам свой экземпляр договора аренды, где сказано о таком праве.
Теперь посмотрите, четко ли прописан в договоре объект аренды. Там должны быть данные, по которым можно точно идентифицировать арендуемую вещь. Для транспорта, к примеру, должны быть приведены марка, цвет, год выпуска, номерной знак, номер двигателя (см. фрагмент договора). Таковы общие требования статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Если ими пренебречь, то условие об объекте аренды будет считаться несогласованным, а договор – незаключенным. И кстати, те же характеристики передаваемого имущества надо зафиксировать в акте о приеме-передаче. Об этом документе скажем дальше отдельно.
Зафиксируйте дату передачи вещи
Факт передачи имущества от арендодателя вашей компании важно зафиксировать на бумаге. Для этого стороны подписывают акт о приеме-передаче. Если названного документа налоговики не увидят, есть риск, что расходы по эксплуатации и содержанию арендованной вещи они не признают. * Мол, компания тратится на чужое имущество, в действительности ей не переданное. То, что в составе документов, подтверждающих аренду имущества, также должен быть акт о приеме-передаче, подтвердили и чиновники Минфина России в письме от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559.
Кроме того, ориентируясь на указанную в акте дату, вы примете полученный объект на забалансовый учет (подробнее см. врезку).
Арендованное имущество не забудьте отразить на забалансовом счете и в отчетности
– Достаточно распространенная ошибка: получили в аренду имущество, но отразить его на счете бухгалтерского учета 001 забыли. Учитывать обособленно чужую вещь, полученную во временное пользование, обязывает статья 8 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вести забалансовый учет арендованных основных средств предписывают так же ПБУ 6/01 (п. 32) и Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н (п. 14). Арендованные вещи необходимо показать и в бухгалтерском балансе организации по строке 910. Сделайте это в том периоде, в котором действует договор аренды. Данные об имеющихся во временном пользовании основных средствах на начало и конец отчетного периода отразите также в приложении к бухгалтерскому балансу (п. 27 ПБУ 4/99).
Если перечисленные требования проигнорировать, у налоговых инспекторов появится повод оштрафовать вашу компанию на сумму от 10 000 до 30 000 руб. (ст. 120 Налогового кодекса РФ).
Советуем прямо прописать в договоре: «Обязанность арендодателя передать имущество арендатору считается исполненной на дату составления акта о приеме-передаче». Так вы точно получите на руки нужный документ.
Проследите за сроком действия договора
Вообще договор аренды может быть заключен на любой срок – как на один день, так и на 20 лет. Никаких ограничений на этот счет наше законодательство не содержит.
Не беда, если стороны вовсе умолчали о сроке в контракте. Тогда такой документ считается заключенным на неопределенный период. Правда, это означает и то, что в любой момент как арендодатель, так и ваша компания может отказаться от договора аренды. Тогда известить другую сторону о своем намерении надо за месяц или в другой срок, обозначенный в контракте. Таковы правила пункта 2 статьи 610 Гражданского кодекса РФ. *
В тексте договора вы все же увидели конкретную дату окончания аренды? Значит, именно на нее вам надо ориентироваться, когда будете учитывать арендные платежи при исчислении налога на прибыль. Пока договор действует, затраты по аренде не вызовут претензий со стороны налоговиков.
Если потом ваша компания решит продлить аренду, убедитесь, что стороны оформили дополнительное соглашение о пролонгации договора. Будет документальное подтверждение – будут и основания списывать арендную плату на расходы.
<...>
Журнал «Главбух» № 22, Ноябрь 2010г.