Кроме того, все выданные подарки и их стоимость фиксируйте в специальной ведомости. Этот бланк вы можете разработать самостоятельно. Только проверьте, чтобы там были все обязательные для первички реквизиты.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья:Памятка, с которой вы безошибочно оформите и учтете подарки для сотрудников
Какими документами оформить выдачу подарков
Чтобы у налоговиков не было сомнений в том, что вы передали те или иные вещи работникам бесплатно и никакого дохода от этого не получили, важно правильно оформить документы. Рассмотрим по порядку каждый бланк, который вам потребуется.
Составьте письменный единый договор дарения*
Вообще письменный договор дарения закон требует оформлять, если стоимость презента составляет более 3000 руб. Так сказано в пункте 2 статьи 574 Гражданского кодекса РФ.
Подарок оказался дешевле? Тогда можно обойтись и без договора. Но все же мы советуем оформить такое письменное соглашение с сотрудниками в любом случае. Забегая вперед, скажем, что так вам не придется начислять страховые взносы с презентов (подробнее об этом читайте далее в статье).*
Сотрудников у вас в компании слишком много, и вы уже мысленно подсчитываете, сколько времени и бумаги придется израсходовать? Не переживайте. Можно сделать один многосторонний договор. То есть дарителем будет ваша компания, а одариваемыми — все, кто получит презенты. Их можно перечислить по очереди. И так же попросите всех подписать документ.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Издайте с руководителем приказ и ознакомьте с ним сотрудников
О том, чтобы закупили подарки, а также выдали их работникам, должен распорядиться сам директор компании. Оформите вместе с ним соответствующий приказ.
Если вы ведете учет в компьютерной программе, то, как правило, она автоматически формирует приказы о поощрении работников по формам № Т-11или Т-11а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. И тогда вам надо лишь составить отдельное распоряжение о закупке товаров.
Еще вариант: можно и о выдаче, и о закупке подписать единый приказ в произвольной форме. Например, такой, как мы показали ниже. В любом случае не забудьте приложить к приказу список тех работников, которым будут выдавать подарки.
Составьте ведомость выдачи подарков*
Все выданные подарки и их стоимость фиксируйте в специальной ведомости. Этот бланк вы также можете разработать самостоятельно. Только проверьте, чтобы там были все обязательные для первички реквизиты. А примерный образец такой ведомости вы найдете ниже.
Скачать бланк в формате Word >>
Страховые взносы
Начислять со стоимости подарков страховые взносы не придется только в том случае, если такие презенты не предусмотрены трудовыми контрактами или гражданско-правовыми договорами с работниками. И кроме того, с сотрудниками заключены письменные договоры дарения.
Вряд ли в ваших договорах прописаны букеты или сувениры для сотрудников. А раз так, то их передача формально происходит в рамках договора дарения — тем более если такое соглашение вы подписали с работниками на бумаге. Поэтому взносы платить не надо. Это следует из статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Аналогичный вывод есть и в письмах Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473-19 и от 12 августа 2010 г. № 2622-19.
Журнал «Главбух» № 5 Март 2013