Да, отразить оплату через авансовый отчет можно, а потом выплатить перерасход.
Но при этом следует учитывать, когда директор использует подотчетные средства для расчетов, обязательно соблюдать лимит, если речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности или по уже заключенным соглашениям.
Такие выводы следуют из абзацев 1 и 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет
При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).*
Обоснованный перерасход
Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:*
- сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
- сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Компенсация перерасхода из кассы
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.*
Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.*
При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:
Дебет 71 Кредит 50
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Ситуация: Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств
Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя.
Дело в том, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.
Во всех остальных случаях, когда сотрудник использует подотчетные средства для расчетов, лимит соблюдать обязательно. Речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации или предпринимателя по доверенности или по уже заключенным соглашениям.
Такие выводы следуют из абзацев 1 и 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.*
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга