Условие о компенсации коммунальных платежей устанавливается непосредственно в договоре аренды (п. 1 ст. 615 ГК РФ). Основанием для отражения компенсации коммунальных расходов как отдельного платежа являться договор аренды, акт (счет) за коммунальные услуги, выставленный арендодателем, копии счетов коммунальных служб. В бухучете коммунальные затраты спишите на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99), проводкой Дебет 26 Кредит 60 (76). У вашей компании остается только счет, который снабжающая организация выставила арендодателю. В Минфине считают, что этих документов недостаточно для подтверждения расходов. Значит, велика вероятность, что налоговики пересчитают налог. А судебная практика по этому вопросу не сложилась.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как организовать и оформить расчеты по коммунальным платежам за арендованное имущество
Компенсация услуг отдельным платежом
В данном случае стоимость потребленных коммунальных услуг арендатор компенсирует арендодателю отдельно от арендных платежей. То есть по двум счетам: на оплату аренды и на возмещение коммунальных платежей.
Как правило, условие о компенсации коммунальных платежей устанавливается непосредственно в договоре аренды (п. 1 ст. 615 ГК РФ). Но можно оформить и отдельное соглашение, например, договор о возмещении затрат по оплате коммунальных платежей (ст. 420, 421, 779 ГК РФ).
При этом данное соглашение нельзя квалифицировать как договор поставки коммунальных услуг (электроэнергии, тепловой энергии и др.), поскольку арендодатель не является поставщиком коммунальных услуг (например, энергоснабжающей организацией).
Такой вывод позволяет сделать пункт 22 информационного письма ВАС РФ от 11 января 2002 г. № 66. Подтверждает его и более поздняя арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 15 февраля 2008 г. № А29-493/2007 и Северо-Западного округа от 21 сентября 2007 г. № А56-39141/2006).
Общая стоимость коммунальных услуг и поставок энергии определяется по фактическому потреблению на основании счетов, выставленных поставщиками. Доля расходов арендатора, компенсируемая им по договору аренды, может определяться следующими способами:
- по доле занимаемых арендатором площадей помещений;
- по показаниям отдельных счетчиков;
- исходя из мощности используемого арендатором оборудования и времени его работы.
Методику расчетов закрепите в договоре аренды или отдельном соглашении (п. 1 ст. 615, ст. 420, 421, 779 ГК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
При компенсации арендатором коммунальных расходов отдельным платежом арендодатель должен выставить арендатору счет для оплаты. Форма такого документа законодательно не установлена, поэтому составьте его в произвольном виде (на основании счета коммунальных служб, расчета). Для того чтобы счет на оплату был признан первичным документом, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ*
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ II ранга
2.Рекомендация: Как арендатору отразить в бухучете расчеты по коммунальным платежам за арендованное имущество
Если арендатор возмещает арендодателю коммунальные услуги отдельно от арендной платы, то в зависимости от целей использования арендованного имущества для него это либо расходы по обычным видам деятельности, либо прочие расходы (п. 5 или 11 ПБУ 10/99).
Если организация использует арендованное имущество в предпринимательской деятельности, то коммунальные затраты спишите на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Эту операцию отразите в учете проводкой:
Дебет 20 (23, 24, 26, 44) Кредит 60 (76)
– включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды, используемому в предпринимательской деятельности.
Если организация использует арендованное имущество в непроизводственных целях, то коммунальные затраты спишите на прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99). Эту операцию отразите в учете следующей проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 60 (76)
– включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды, используемому в непроизводственных целях (например, коммунальные расходы по детскому саду, бесплатно обслуживающему только детей сотрудников).
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 76, 60).
Основанием для отражения в бухучете компенсации коммунальных расходов как отдельного платежа могут являться:
- договор аренды;
- счет за коммунальные услуги, выставленный арендодателем;
- копии счетов коммунальных служб.
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ II ранга
3.Статья: При аренде расходы на коммуналку подтвердят акт и счет
«…Арендуем офис и применяем упрощенку с объектом «доходы минус расходы». По условиям договора мы компенсируем арендодателю стоимость междугородных звонков, абонентскую плату за телефон, а также расходы на оплату коммуналки (воды, электричества, отопления). Собственник офиса сам счета на эти суммы не выставляет, а передает нам счета поставщиков услуг. Затем мы наличными отдаем деньги арендодателю. Есть ли у нас право учесть такие расходы?..»
— Из письма главного бухгалтера Марии Кирилловой, г. Санкт-Петербург
Мария, расходы можно учесть, но потребуются дополнительные документы.
При объекте «доходы минус расходы» компенсацию коммунальных услуг можно списать на материальные расходы (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если выплатите наличными, признать расходы можно на дату выдачи денег из кассы (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Для подтверждения затрат необходимо как минимум два документа. Во-первых, выставленный арендодателем счет на оплату. А во-вторых, акт потребления коммуналки и расчет коммунальных платежей, составленный исходя из площади, которую арендует ваша компания.
У вашей компании остается только счет, который снабжающая организация выставила арендодателю, и расходник. Как мы выяснили, в Минфине считают, что этих документов недостаточно для подтверждения расходов. Значит, велика вероятность, что налоговики пересчитают налог. А судебная практика по этому вопросу не сложилась.
Учет.Налоги.Право №29, 13-19 августа 2013
Н. Матвеева,
эксперт «УНП»