Стоимость расходов, понесенных организацией в связи с использованием служебного транспорта в личных целях квалифицируется как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ), внесением в кассу или удерживаться из зарплаты. В данной ситуации на основании путевых листов необходимо определить долю пройденного километража автомобиля, которое было использовано директором в личных целях. Расходы на служебный автомобиль распределите пропорционально километражу на расходы по обычным видам деятельности Дт 26 Кт 10 (02) и прочие расходы (использование в личных целях) Дт 91-2 Кт 10 (02). Отражение задолженности виновного лица по возмещению ущерба Дт 73 Кт 91-1, возмещение ущерба Дт 50 (70) Кт 73. При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов, расходы в составе внереализационных расходов. При расчете налога на прибыль стоимость расходов в части использования в служебных целях отразите в составе косвенных расходов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как отразить в бухучете удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации
Сумму ущерба сверх норм естественной убыли спишите за счет виновных лиц* (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности):
Дебет 73 Кредит 94 (91-1)
– отражена задолженность виновного лица по возмещению ущерба.
На сумму средств, удержанных из заработка сотрудника, сделайте проводку*:
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость ущерба по приказу руководителя.
Нина Ковязина,
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ
Если организация отказалась с сотрудника взыскать сумму ущерба, то с него нужно удержать НДФЛ.
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов* (п. 3 ст. 250 НК РФ).
При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Рекомендация: Как начислить амортизацию по автомобилю организации
Бухучет
В зависимости от характера использования автомобиля начисленная по нему амортизация включается либо в состав расходов по обычным видам деятельности, либо в состав прочих расходов, либо в состав капитальных вложений. При этом выполняется проводка*:
Дебет 20 (26, 44, 91-2, 08...) Кредит 02
– начислена амортизация по автомобилю.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении плату за стоянку для автомобиля организации
Бухучет: размещение на платных стоянках
Если у организации нет собственной стоянки (гаража), то для хранения автомобилей она может воспользоваться услугами платных стоянок (парковок). В бухучете затраты на оплату услуг автостоянки учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности, как затраты на содержание и эксплуатацию основных средств* (п. 7 ПБУ 10/99).
Порядок оформления и учета таких операций зависит от способа оплаты оказанных услуг.
Услуги по хранению автомобилей на платных автостоянках (парковках) можно оплатить:
- наличными через подотчетное лицо (например, когда стоянку оплачивает сотрудник организации);
- в безналичной форме (например, если организация арендует место для стоянки автомобиля на определенный срок).
В первом случае для оплаты услуг стоянки сотруднику нужно выдать под отчет необходимую денежную сумму.
Во втором случае организации следует заключить с автостоянкой договор возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ). При перечислении средств за хранение автомобиля на платной стоянке сделайте проводку:
Дебет 60 (76) Кредит 51
– оплачены услуги по хранению автомобиля на автостоянке.
В зависимости от характера использования автомобиля стоимость услуг автостоянки списывайте проводкой*:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 60 (76)
– включена в состав затрат стоимость услуг по содержанию автомобиля на платной стоянке.
ОСНО
Расходы на оплату услуг платных автостоянок при расчете налога на прибыль относятся к расходам на содержание служебного транспорта* (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если организация применяет метод начисления, такие расходы признаются на дату:
- утверждения авансового отчета (если организация оплачивает стоянку разовыми платежами через подотчетное лицо);
- получения акта (отчета) об оказании услуг автостоянки (в случае заключения договора на оказание услуг автостоянки и получения от исполнителя акта об оказании услуг).
Об этом говорится в подпунктах 3 и 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
Если организация применяет кассовый метод, расходы на оплату услуг автостоянки признаются по мере оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
5. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении замену запчастей в автомобиле
Бухучет
В бухучете затраты на ремонт автомобиля отразите в том отчетном периоде, к которому они относятся. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 27 ПБУ 6/01, подп. 5, 7 ПБУ 10/99). Поэтому списывайте запчасти в момент их отпуска со склада (при составлении документов на отпуск запчастей) (п. 93 Методических указаний, утвержденныхприказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Списание запчастей при ремонте автомобиля собственными силами отразите проводкой*:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-5
– списаны запчасти на ремонт автомобиля.
Такой порядок предусмотрен пунктом 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
Если ремонт производится подрядным способом, то в договоре может быть сказано, что запчасти для ремонта автомобиля заказчик передает подрядчику (ст. 704 ГК РФ). В этом случае право собственности на эти материалы к подрядчику не переходит. Поэтому в учете заказчика передачу материалов отразите проводкой*:
Дебет 10-7 Кредит 10-5
– переданы подрядчику материалы для ремонта автомобиля.
По окончании работ подрядчик должен сдать заказчику отчет об израсходованных материалах (п. 1 ст. 713 ГК РФ). На основании полученного отчета материалы нужно списать на счета учета затрат. В зависимости от того, за каким подразделением организации закреплен отремонтированный автомобиль, сделайте проводку*:
Дебет 20 (25, 26, 29, 44...) Кредит 10-7
– списаны запчасти, израсходованные на ремонт автомобиля (на основании отчета подрядчика).
Если запчасти, списанные со склада, были израсходованы не полностью, они должны быть возвращены. Возврат оформите накладной (формы № М-11, № М-15). Об этом сказано в пункте 112 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
В бухучете возврат неиспользованных запчастей оформите проводкой:
Дебет 10-5 Кредит 20 (23, 25, 26, 29, 44...), 10-7
– оприходованы на склад неиспользованные запчасти при ремонте автомобиля собственными силами, при ремонте подрядным способом.
ОСНО
В налоговом учете стоимость запчастей относится к затратам на ремонт и включается в состав прочих расходов* (п. 1 ст. 324,п. 1 ст. 260 НК РФ).
При методе начисления стоимость запчастей включите в состав расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором автомобиль был отремонтирован (п. 5 ст. 272, п. 1 ст. 260 НК РФ). То есть когда был подписан документ, свидетельствующий о фактической замене запчасти (акт по форме № ОС-3, акт о замене запчасти). Именно в этот момент расходы признаются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если же запчасти применяются для ремонта автомобилей, используемых в производственной деятельности, НДС начислять не нужно.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
6.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Бухучет: списание ГСМ
По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты*. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) |
= |
Остаток топлива при выезде автомобиля (л) |
+ |
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) |
– |
Остаток топлива на конец дня (л) |
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку*:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 10, 20, 23, 26, 44).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
7.Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля
В путевом листе укажите конкретный пункт назначения*. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования*. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях*. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.
Из рекомендации « Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса