В бухгалтерском учете расходы, понесенные через подотчетное лицо, учитываются на дату утверждения авансового отчета. Поэтому в бухучете данные расходы можно учесть только в феврале 2014.
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:
- расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
- приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.
Поэтому учесть данные расходы в 2013 году нельзя.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:
- расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
- приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.*
Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).
Если сотруднику поручено только оплатить расходы организации (без получения имущества), например внести предоплату или погасить задолженность, учет такой операции зависит от того, каким методом организация ведет налоговый учет.
При методе начисления учет расходов не зависит от момента их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому в такой ситуации утвержденный авансовый отчет ни на что не повлияет. Израсходованные сотрудником суммы отразите как авансы выданные.
При кассовом методе расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль только после оплаты поставленных товаров (работ, услуг) (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому если сотрудник внес предоплату за организацию, то учесть такие расходы не получится. Но если сотрудник погасил задолженность за уже прошедшую поставку, то на основании авансового отчета эти расходы можно учесть при налогообложении.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Дата признания расходов
Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета.* В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Предоплата поставщику
Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:
Дебет 60 Кредит 71
– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.
Приобретение имущества
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:
Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.*
Приемка работ
Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.
Оплата услуг непроизводственного характера
Если подотчетное лицо оплачивало работы (услуги) непроизводственного характера, то оформите это такой записью:
Дебет 91-2 Кредит 71
– отражены расходы непроизводственного характера.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Справочник: Даты признания отдельных доходов и расходов при расчете налога на прибыль методом начисления
Вид дохода/расхода |
Дата признания в налоговом учете |
Основание |
Материальные расходы |
Расходы на приобретение сырья и (или) материалов, используемых при производстве товаров (работ, услуг) |
Дата передачи в производство сырья и материалов – в части сырья и материалов, приходящихся на произведенные товары (работы, услуги). При этом покупную стоимость сырья и материалов можно списать на расходы только в части, отпущенной в производство и использованной в нем на конец месяца |
абз. 2 п. 2 ст. 272, п. 5 ст. 254НК РФ* |
Расходы на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды |
Дата передачи в эксплуатацию |
||
Расходы на работы, услуги |
Дата подписания акта приемки-передачи работ, услуг |
4. Рекомендация: В каких случаях организация обязана подать уточненную налоговую декларацию
Переплата по налогам
Если ошибка, допущенная в налоговой декларации, повлекла за собой излишнюю уплату налога, то организация вправе:
- подать уточненную декларацию за тот период, в котором ошибка была допущена (но не обязана этого делать);
- исправить ошибку, пересчитав налоговую базу и сумму налога за тот период, в котором эта ошибка была обнаружена. Таким способом можно воспользоваться независимо от того, известен ли период, в котором была допущена ошибка или нет;
- не предпринимать никаких мер по исправлению ошибки (например, если сумма переплаты незначительна).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 54 и абзаца 2 пункта 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 января 2012 г. № 03-03-06/1/24, от 25 августа 2011 г. № 03-03-10/82 и ФНС России от 11 марта 2011 г. № КЕ-4-3/3807.
03.03.2014г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.