Подотчетные суммы в 2024 году можно выдавать без заявления сотрудника и даже в том случае, если он не отчитался за прошлый подотчет. В статье приведем новый порядок выдачи и расходования подотчетных в 2024 году и их значение, а также расскажем о документальном оформлении.
Подотчет: как оформить и выдать
Подотчетные лица в 2024 году
Перечень лиц, которым можно выдать деньги под отчет, установлен в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письме ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Деньги под отчет можно выдать:
- сотрудникам, в том числе руководителю, а также сотрудникам-иностранцам, которых не относят к валютным резидентам РФ;
- сотрудникам, у которых есть задолженность по ранее полученной под отчет сумме;
- физлицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор, например, подрядчикам.
Отметим, что никаких ограничений для выдачи денег под отчет для сотрудников, не отчитавшихся по предыдущему авансу не установлено. В подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У лишь сказано, что сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в срок, установленный организацией. Но отсутствие авансового отчета по предыдущим суммам не влечет за собой запрета на выдачу новой суммы в подотчет. Ранее такой запрет был, но из действующей редакции его исключили.
Также учтите, что выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы — аванс, а работодатель вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК).
Отдельно скажем про ИП. Когда ИП сам использует деньги на предпринимательскую деятельность, такое расходование не относится к выдаче денег под отчет. Предприниматель вправе расходовать свои деньги без ограничений. Также предприниматель не должен оформлять авансовый отчет независимо от того, на какие цели потратил денежные средства (письма ЦБ от 14.06.2012 № 29-1-2/4255, от 02.08.2012 № 29-1-2/5603).
Если ИП выдает деньги под отчет своим работникам, при выдаче денег, оформлении выдачи подотчета и отчета по выданному авансу действуют общие правила (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Единственная особенность — предприниматели вправе не оформлять расходные и приходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Но в целях контроля за выдачей и возвратом наличных расходные и приходные кассовые ордера выгоднее оформлять и ИП. Если предприниматель примет решение не оформлять кассовые ордера, сумму выдачи под отчет зафиксируйте в приказе.
Значение подотчетных сумм в 2023 году
Закон не устанавливает лимиты выдачи под отчет денег в 2024 году. Но надо учитывать лимит для наличных расчетов.
Лимит выдачи подотчета. Под отчет можно выдать любую сумму денег, никаких ограничений в законодательстве не установлено. Организации и ИП вправе определить максимальную сумму подотчета самостоятельно. Ее можно прописать в локальном нормативном акте, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами, или указать в приказе (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Лимит наличных расчетов. При выдаче подотчетных сумм не применяют лимит расчета наличными. Получатели подотчета — сотрудники, исполнители по гражданско-правовым договорам. На физлиц требования о соблюдении лимита расчетов наличными не распространяются. Это следует из пунктов 1 и 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.
Но лимит расчета наличными действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 4 и 5 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). Поэтому если сотрудник от имени организации или ИП платит другой организации или ИП наличными, он не сможет оплатить более 100 тыс. руб. по одному договору. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.
Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников, а именно кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему. Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Помимо этого инспекторы вправе оштрафовать руководителя на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 КоАП.
Нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер. Такие правонарушения не считаются длящимися. Инспекторы должны обнаружить их в течение 60 календарных дней, после того как сотрудник расплатится наличными. Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя (п. 14 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2005 № 5, ч. 1 ст. 4.5 КоАП).
Начало срока давности исчисляют со дня совершения административного правонарушения (ч. 1.1 ст. 4.5 КоАП). Если срок завершается в нерабочий день, последний день срока не переносится на первый следующий за ним рабочий день (примечание 2 к ст. 4.8 КоАП).
Выплаты наличных денег можно производить только из средств, поступивших в кассу с банковского счета. Исключение – закрытый перечень операций, на которые разрешено выплачивать деньги из кассы, минуя расчетный счет. В рекомендации Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия, читайте, на какие цели можно расходовать деньги из кассы, не зачисляя их на расчетный счет, какие ограничения действуют по выплатам и какая ответственность грозит за нарушение.
Способ выплаты подотчетных сумм
Выдать деньги под отчет можно как наличными из кассы, так и на банковскую карту (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 2.3 и 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П). При командировках по России аванс выдайте в рублях. На загранкомандировку можно выдать деньги как в рублях, так и валюте (п. 16 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).
Иностранную валюту можно выдать:
- наличными из кассы (ч. 2 ст. 14 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ);
- на корпоративную банковскую карту (п. 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П);
- на личную банковскую карту сотрудника (п. 2.3 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).
Когда выдать деньги и на какой срок, решает руководитель организации или ИП.
Чтобы выдать деньги под отчет, нужно заявление сотрудника или приказ руководителя. Когда выдаете деньги под отчет для командировки, учтите все особенности документального оформления таких поездок. .
Оформление подотчетных сумм в 2024 году
Деньги под отчет можно выдать на основании одного из документов — заявления сотрудника либо приказа или иного распорядительного документа с подписью руководителя. Какой из двух документов составлять для выдачи денег под отчет, работодатель решает сам. Можно установить, что для выдачи подотчета нужно оформить оба документа.
Закрепить, какие документы оформлять для подотчета, а также сроки, на которые выдаете деньги и в которые нужно за них отчитаться, нужно в положении о расчетах с подотчетными лицами. Ниже полный комплект документов, которые необходимы, чтобы оформить выдачу денег под отчет, с правилами, как их заполнить.
Документы для оформления подотчетных в 2024 году
Скачать все документы на подотчет
Срок отчета за подотчетные суммы и их возврата
Когда закончился срок, на который выдали деньги под отчет, сотрудник должен представить авансовый отчет, а руководитель должен его утвердить. На основании авансового отчета определяют неизрасходованную сумму подотчета, которую сотрудник должен вернуть, и перерасход, который нужно возместить подотчетнику.
Срок авансового отчета. Срок отчета по выданному подотчету наличными должен установить руководитель организации или ИП. Трехдневный срок отменили (указание ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У). При безналичной выдаче подотчета сроки отчета нигде не установлены, поэтому такой срок также нужно установить во внутренних документах. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами или приказе. Для командировочных расходов предусмотрен иной порядок.
Авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах сотрудник по-прежнему обязан представить в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Это специальные правила и сроки, которые распространяются на выдачу командировочных наличными и на карту. Поэтому при определении срока авансового отчета по командировкам нужно руководствоваться этим документом. Это подтвердил ЦБ: в информации от 02.12.2020 б/н сказано, что установленный руководителем срок не должен противоречить требованиям законодательства.
Таблица. Сроки для авансового отчета по подотчету
Цель подотчета |
Срок для отчета |
Основание |
Любые нужды кроме командировочных расходов |
В срок, установленный руководителем организации или ИП |
указание ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У |
Командировочные расходы |
В течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки |
п. 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 |
Возврат подотчета. Неизрасходованную сумму аванса подотчетник обязан вернуть. Срок возврата устанавливает руководитель организации или ИП в положении о расчетах с подотчетными лицами или приказе (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Деньги, внесенные в кассу подотчетником, нужно сдать в банк и уже потом их можно использовать на любые цели, например, для выдачи под отчет.
Контроль сроков. Контролировать сроки отчета по подотчету и его возврата можно в специальном реестре. Составить реестр можно в произвольной форме. Укажите Ф. И. О. сотрудника, дату и цель выдачи денег, а также когда он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть неизрасходованные суммы.
Возмещение перерасхода подотчетных средств сотруднику
Организация обязана возместить сотруднику потраченные деньги только при обоснованном перерасходе. Так, возместить перерасход можно, если сотрудник:
- израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией. Например, это может быть прописано в приказе руководителя о выдаче денег под отчет;
- предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода.
Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.
Когда сотрудник потратил больше, чем предусмотрено внутренними документами организации, организация вправе не возмещать такой перерасход. Работодатель обязан компенсировать сотруднику только те суммы, которые установлены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Во внутренних документах можно установить разный порядок возмещения расходов в зависимости от ситуации. Например, нормы командировочных расходов могут зависеть от должности сотрудника, стажа, квалификации или отдела, где он работает (п. 3 письма Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291). Компенсировать работникам расходы сверх этих норм Трудовой кодекс не запрещает. Но окончательное решение о сумме возмещения принимает руководитель.
Предположим, работнику забронировали гостиницу на время командировки на сумму в пределах норм. Но он заселился в номер, который стоит дороже. Если руководитель организации отказался утверждать сверхнормативный перерасход по авансу на командировку, то у сотрудника нет оснований требовать, чтобы ему компенсировали эту сумму.
Сумму перерасхода по командировочным расходам, которую директор не утвердил к возмещению, никак не отражайте ни в бухучете, ни при расчете налогов. В авансовом отчете укажите только ту сумму, которую руководитель утвердил к оплате.
Порядок компенсации перерасхода по авансовому отчету такой же, как при выдаче подотчетных сумм. Бухгалтерский учет будет зависеть от того, каким способом организация выплачивает деньги: наличными или на банковскую карту.
Как возместить перерасход по подотчету
Налоги с выданного подотчета в 2024 году
Для целей налогообложения на ОСНО и УСН операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и УСН (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК).
При возврате подотчетных сумм у организации также не возникает доходов. Расходы возникают только в тот момент, когда вы фактически получили товары, работы или услуги.
На выданные под отчет суммы не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы. Это не вознаграждение за выполненные работы или оказанные услуги, а средства, которые выдали на время и с условием представления отчета об их использовании или возврата (ст. 420 НК, подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). При возврате работником полученных под отчет денег, облагаемого НДФЛ и взносами дохода не возникает.
Начислить страховые взносы и НДФЛ на невозвращенную сумму подотчета нужно, когда сотрудник получил доход и право им распоряжаться. Это возможно, когда работодатель:
- простил долг;
- списал долг, в том числе в связи с тем, что истек трехлетний срок исковой давности (п. 1 ст. 196 ГК).
Но на практике инспекторы считают, что сотрудник получил облагаемый доход, если не отчитался за подотчет, и требуют начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Если сотрудник вовремя не отчитался, неясно, как он потратил деньги. Значит, их нельзя считать необлагаемыми выплатами и возмещением затрат, поэтому с них нужно заплатить НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).
Суды поддерживают позицию налоговых инспекторов. Так, в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.10.2020 № А66-6506/2019 судьи пришли к выводу, что, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам и не вернул их организации, эти деньги остались в распоряжении сотрудника. Поэтому данные суммы являются его доходом и должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами, даже если не истек срок исковой давности. Данный вывод суда поддержал Верховный суд, отказав в пересмотре дела (определение Верховного суда от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792). Аналогичные выводы – в определении Верховного суда от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047.
Из Налогового кодекса неясно, в какой момент у сотрудника возникает доход. Чтобы исключить споры, безопаснее начислить доход на день, который следует за датой, которая установлена для отчета или возврата денег, а удержать при ближайшей выплате дохода. Например, при выплате зарплаты по окончании месяца, в котором истек срок для представления авансового отчета или возврата подотчета. Когда работник вернет деньги или представит документы, которые подтвердят расходы, сумму НДФЛ и взносов можно пересчитать.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Кому нельзя отказать в отпуске за свой счет
- Приказ и доверенность на право подписи документов за директора: образец 2024 года
- Как рассчитать районный коэффициент к заработной плате
- Верный статус плательщика в платежном поручении 2024 года
- Новый прожиточный минимум в Московской области в 2024 году