ФНС раскрыла секрет, который избавит вас от проблем с отчетами и первичкой. В электронную подпись надо добавлять специальную метку. Налоговикам будет сложнее отказать вам в приеме документов. Читайте, как использовать метку и для чего еще она пригодится.
Читайте в Системе Главбух: как получить и учитывать электронную подпись (ЭЦП)>>
Чтобы избежать проблем со сдачей отчетности, налоговики советуют добавлять в электронную подпись метку доверенного времени. Это достоверные сведения о дате и времени, когда электронный документ был подписан (п. 19 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Для чего нужна метка доверенного времени
Проверку действительности электронной подписи, в которой есть метка доверенного времени, проводят на дату и время подписания документа. Если же метки нет, подпись оценивают в момент проверки. То есть если к моменту проверки срок действия сертификата истечет, подпись посчитают недействительной (письмо ФНС от 01.03.2022 № ЕА-4-26/2465). Это особенность электронной подписи и программ, с помощью которых действие сертификата проверяют госорганы, в том числе и налоговая.
К примеру, бухгалтер подписал декларацию по прибыли электронной подписью, у которой заканчивался срок действия. Отправить декларацию он успел. Но когда налоговики начали обрабатывать отчет, срок действия подписи истек. В таком случае инспектор может отказать в приеме декларации.
Если бы бухгалтер проставил метку, он бы смог подтвердить точное время создания и подписания документа. Это же касается подписи на первичных документах. Метка поможет долго хранить электронные документы. В частности, срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). За это время сертификат электронной подписи точно потеряет свою силу.
В Системе Главбух вы узнаете в каких документах закрепить использование электронной подписи (ЭЦП): положение, приказ >>
Как добавить метку
Электронная подпись не содержит метку доверенного времени по умолчанию. Она создается службой меток по запросу участников электронного взаимодействия, то есть компаний, ИП, граждан или госорганов (п. 2, 3, 4 Порядка, утв. приказом Минцифры от 06.11.2020 № 580).
Чтобы начать использовать метку доверенного времени, вам надо будет обратиться в удостоверяющий центр, где вы получали свою электронную подпись.
Также вы вправе самостоятельно приобрести или арендовать сертифицированную программу, которая содержит службу меток доверенного времени.
Есть и третий вариант — воспользоваться бесплатной службой меток доверенного времени ФНС. Она доступна для всех компаний и ИП. Но потребуются специальные программы. К примеру, «КриптоАРМ ГОСТ» версии 2.2.х или ViPNet CryptoFile версии 4.x. Бухгалтеру достаточно указать адрес в настройках этих программ (http://uc.nalog.ru/tsp/tsp.srf). Использовать метку программы начнут автоматически.
Нужен ли в организации электронный документооборот
Как проверить электронную подпись на входящих документах
Если хотите проверить действительность электронной подписи на документах от контрагента, используйте те же специальные программы. Для этого укажите адрес службы меток доверенного времени, который будете использовать. Например, адрес такой службы в Удостоверяющем центре ФНС.
Чтобы подписать договор электронной подписью, нужно выбрать тип подписи. Рекомендуем квалифицированную электронную подпись. С ней документы приравниваются к оригиналам. Документы с простой или неквалифицированной электронной подписью приравниваются к оригиналу, если об этом есть отдельное соглашение (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Если контрагент подписывает договор электронной подписью, нужно убедиться, что подпись реальная. Для этого необходимо запросить у контрагента сертификат ключа подписи и проверить его подлинность на сайте госуслуг. Сертификат подтверждает, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее – Закон об электронной подписи). Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
- Статьи по теме:
- Как узнать коды статистики онлайн по ИНН
- Приказ и доверенность на право подписи документов за директора: образец 2024 года
- Образец письма о повышении стоимости услуг
- Как наладить работу с кредиторкой и дебиторкой: опыт коллег
- Как крупные компании ведут учет контролируемых сделок — опыт аудитора
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту