Пошаговая инструкция как оформить командировку в 2024 году включает в себя три этапа - документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов. Больше всего вопросов возникает к расходам, так как налоговики тщательно проверяют их обоснованность. Какие бумаги оформить и как учесть затраты, смотрите в статье.
Порядок оформления командировки
Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок закрепите в локальном акте организации, например в Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом руководителя организации.
В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.
Образец Положения о командировках
Шаг 1. Оформляем командировку
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить приказ о командировке (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по форме, которую разработали самостоятельно. Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например, заместитель.
Законодательство не обязывает работодателя указывать в приказе на командировку сумму суточных, сумму за проживание и за проезд. Об этом говорится в разъяснении онлайнинспекции.рф (вопрос № 180260 от 03.05.2023).
Приказ о направлении в командировку на руководителя организации вправе подписывать сам руководитель. Правомерность такого подхода подтверждает письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ.
Образец приказа на командировку
Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте в приказе о направлении сотрудника в командировку.
Служебную записку необходимо оформить, если:
- сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте.
- по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке.
В первом случае фактический срок пребывания в месте командирования сотрудник указывает в служебной записке, которую он представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.
Во втором случае сотрудник оформляет служебную записку , которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.
Служебную записку сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Образцы служебных записок на все случаи
Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».
Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно ставят «РВ» «03» (п. 2 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). О том, как заполнять табель учета рабочего времени в различных ситуациях, рассказали эксперты Системы Главбух.
Образец заполнения табеля рабочего времени: командировка
Сотрудник оформляет авансовый отчет, если ему выдавали аванс перед командировкой. Тогда по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет. К нему сотрудник прилагает документы, которые подтверждают расходы в связи со служебной поездкой (п. 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, информация ЦБ от 02.12.2020 б/н).
Образец авансового отчета при командировке
Если сотрудник ездил за границу и аванс ему выдали в валюте, документы оформляют по-особому. В авансовом отчете дополнительно заполните строки и графы «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи аванса. Если официального курса нет, применяйте кросс-курс соответствующей валюты – его считайте исходя из курсов иностранных валют, которые устанавливает Банк России (п. 5 ПБУ 3/2006).
Например, в авансовом отчете по форме № АО-1, если аванс выдавали в валюте, на лицевой стороне заполните строку 1а. Сумму в ней укажите и в рублях, и в валюте. Оборотную сторону тоже заполните с учетом указанных требований. Такой порядок определен в приложении к ПБУ 3/2006.
Возможны случаи, когда во время однодневной поездки сотрудник не понес расходов. Например, сотрудник ездил на служебном автомобиле с водителем работодателя. В этом случае авансовый отчет не нужен. За ГСМ отчитается водитель.
Бывают случаи, когда командированный работник не может подтвердить расходы документами. Например, сотрудник потерял их. Тогда к авансовому отчету работник прикладывает служебную записку. В ней поясняет, почему отсутствуют документы о расходах. Решение о таких расходах принимает работодатель.
Справочник: документы для оформления командировки
Шаг 2. Оплачиваем командировку
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является его местонахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК).
Командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК). Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает,
Справочник. Готовые решения по командировкам
За время командировки за штатным сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК). Средний заработок по командировке выплачивайте за все дни работы сотрудника по графику, установленному для него. В том числе за дни, когда командировочный находится в пути или вынужденно задерживается. Оплате подлежит и однодневная командировка (п. 9 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Средний заработок за время командировки выплачивайте вместе с зарплатой. Это следует из абзаца 4 пункта 9 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.
Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Как рассчитать средний заработок для командировки
Нормы суточных для командировки
Суточные – это компенсация дополнительных расходов, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет.
Важно! Размер суточных работодатель определяет самостоятельно.
Но есть нормы суточных, в пределах которых из сумм не надо платить налоги и взносы.
Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Суточные выдавайте перед командировкой с учетом планируемого срока поездки, списывайте расходы в виде суточных на дату утверждения авансового отчета. Работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Суточные сотрудникам выплачивайте:
-
за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
-
за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Справочник. Нормы суточных с целью налогообложения.
Важно! Отправляя сотрудника в командировку в ДНР и ЛНР, учтите особые нормы командировочных расходов.
Для тех, кто направляет работников в командировки в Донецкую Народную Республику, Луганскую Народную Республику и другие территории, которые нуждаются в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, Правительство выпустило два постановления. Первое — от 17.06.2022 № 1099 (далее — Правила № 1099). В нем описаны правила определения размера командировочных выплат. Второе — постановление от 14.05.2022 № 877 (далее — Постановление № 877). В нем — изменения в прежнее постановление от 26.12.2005 № 812 о порядке выплаты суточных при загранкомандировках.
В пункте 2 Правил № 1099 и пункте 2(1) Постановления № 877 указано, что эти документы касаются работников:
- замещающих должности в федеральных государственных органах, не отнесенные к должностям федеральной государственной гражданской службы;
- организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
- иных организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.
То есть в первую очередь это рекомендации для бюджетных организаций. Коммерческие компании применять их не обязаны. Кроме случаев, когда их работники принимают непосредственное участие в работах по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры. Но и по собственной инициативе коммерческие компании могут также ориентироваться на эти документы.
Если цель командировки другая, ориентируйтесь на нормы, которые установили власти субъекта РФ и муниципалитета. Если таких норм нет, закрепите их локальным актом. Что и в каком размере платить работникам за время командировки в ДНР, ЛНР и другие территории, смотрите в Системе Главбух.
Новые лимиты для командировочных расходов в ЛНР и ДНР
Суточные |
Проживание |
|
7210 руб. – предельный размер возмещения |
Работодатель вправе выдавать деньги на командировочные расходы без отчета, если направляет сотрудников в ДНР или ЛНР (п. 3 постановления Правительства от 17.06.2022 № 1099). Но это не означает, что эти суммы освобождены от НДФЛ. Для суточных действуют общие правила. НДФЛ удерживают только сверх установленных лимитов: 700 руб. для командировок по России и 2500 руб. — для зарубежных командировок (письмо Минфина от 28.09.2022 № 03-04-06/93642).
Договоры о присоединении Донецкой и Луганской народных республик, а также Запорожской и Херсонской областей подписали 30 сентября 2022 года. Начиная с этой даты суточные за командировку в такие регионы не облагайте НДФЛ в пределах 700 руб. (письмо Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719). Если работник находился в одном из новых субъектов РФ до 30 сентября, ориентируйтесь на лимит в 2500 руб.
За рабочее время в командировке сохраните сотруднику средний заработок и возместите расходы в связи с поездкой. В рекомендации – перечень расходов для возмещения, примеры расчета среднего заработка с учетом дней болезни, нерабочих дней, при изменении зарплаты. Еще по теме: кого можно направить, как оформить и как учесть командировку, все про однодневную командировку, размер суточных.
Шаг 3. Учитываем расходы по командировке
Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2024 году подробнее.
Суточные
Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.
Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы.
Есть ситуации, когда непонятно, как быть с суточными. Например, сотрудник заболел во время командировки или счет в гостинице включает оплату питания. Об этих и других сложных ситуациях, читайте в рекомендации Системы Главбух, которая входит в состав Актион Бухгалтерия.
Расходы на проезд
К расходам на проезд в командировке относят:
-
стоимость проездного билета на самолет, поезд и т. д.;
-
стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
-
расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
-
стоимость проезда транспортом общего пользования до места отправления в командировку или от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает. Например, до вокзала, аэропорта или пристани.
Стоимость страховки в билетах работодатель возмещать не обязан. Однако вправе это сделать, если компенсация этих расходов предусмотрена локальными документами, например, коллективным договором или положением о командировках (ст. 168 ТК).
Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, работодатель вправе решать, какой вид транспорта использовать сотруднику для поездки. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Но в отдельных ситуациях сотрудник может воспользоваться другим видом транспорта. Например, вместо поезда купить билет на самолет, если на определенную дату отсутствуют билеты на поезд. В этом случае работодатель все равно должен возместить сотруднику расходы на проезд.
При загранкомандировке дополнительно к стоимости проезда, работодатель должен возместить расходы, указанные в пункте 23 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:
-
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за право въезда или транзита автомобиля;
-
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
-
иные обязательные платежи и сборы.
Дополнительные расходы. У сотрудника могут возникнуть дополнительные расходы, связанные с поездкой в командировку. Например, оплата услуг VIP-залов аэропорта, расходы на упаковку багажа. Порядок возмещения таких расходов работодатель определяет в своих ЛНА. Смотрите, как учесть расходы:
-
на оплату услуг VIP-зала аэропорта;
-
упаковку багажа.
Сотрудник может добираться в место командировки не только транспортом общего пользования, но и на личном автомобиле. В таком случае у работодателя возникнут расходы на компенсацию за использование личного автомобиля.
Работодатель обязан оплатить сотрудникам расходы на проезд, если поездка связана с производственными целями. Организации и ИП также могут компенсировать стоимость проезда штатным сотрудникам и исполнителям по ГПД. В рекомендации – какие расходы нужно и можно компенсировать, а также как учесть такие затраты.
Затраты на проживание
Командированный сотрудник может проживать в месте командировки в гостинице или на квартире, арендованной у организации или физлица. Независимо от места проживания работодатель должен возместить ему расходы на оплату жилья (ст. 167, 168 ТК, п. 11 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Перечень расходов на оплату проживания в командировке включает:
-
стоимость услуг гостиниц;
-
стоимость аренды квартиры;
-
стоимость дополнительных расходов, связанных с проживанием (расходы на связь, интернет, пользование холодильником и т. д.).
Работодатель обязан возместить сотруднику расходы на наем жилого помещения на территории России, на территории иностранных государств, а также в случае вынужденной остановки в пути. Порядок возмещения расходов работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или локальном акте. Например, в положении о командировках (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, п. 13, 14, 21 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Как оплатить проживание в командировке
Бухгалтерский учет командировочных расходов в 2024 году
После того, как авансовый отчет по командировке утвержден, хозяйственные операции нужно отразить проводками в бухгалтерском учете. Учет командировочных расходов ведут с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91...) Кредит 70
– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.
Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных сборов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор на билет и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
Справочник бухгалтерских счетов и проводок
Если сотрудник сам оплатил командировку, утвердите авансовый отчет с оправдательными документами, а потом возместите расходы.
В бухучете сделайте проводки в зависимости от цели командировки. Например, если поездка связана с основной деятельностью организации, сделайте записи:
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– утвержден авансовый отчет;
Дебет 71 Кредит 50
– возмещены сотруднику расходы на командировку.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Кому нельзя отказать в отпуске за свой счет
- Как рассчитать районный коэффициент к заработной плате
- Материальная помощь в 2024 году: налогообложение и страховые взносы
- Новый прожиточный минимум в Московской области в 2024 году
- Среднесписочная численность работников: что это, как рассчитать и примеры
Темы: