Материально ответственный сотрудник может заболеть или по иным причинам долго отсутствовать на работе. Но склад должен работать. Совместно с аудиторами и специалистами по бухучету мы вычислили способы провести инвентаризацию и передать имущество под ответственность другому работнику.
Подсказка от Системы Главбух: как провести инвентаризацию в крупной компании >>
Инвентаризация без материально ответственного лица
Ситуация, когда кладовщик отсутствует, нередкая, но нормативно не урегулирована (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49, ФСБУ 28/2023). При передаче имущества обязательна инвентаризация, а ее проводят только в присутствии кладовщика. Но Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО КАФ «ИНВЕСТ-АУДИТ», допускает проведение инвентаризации без материально ответственного лица.
Чтобы не парализовать работу склада, проведите инвентаризацию комиссией без участия материально ответственного лица. Такая инвентаризация также будет законной. Косвенное подтверждение этому есть в пункте 6.3 Указаний (утв. приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169) и пункте 41 Инструкции (утв. приказом Минфина от 09.12.2016 № 231н).
Включите в приказ пункт: «Провести инвентаризацию без участия Ф. И. О., заведующего складом, в связи с невозможностью его участия в инвентаризации по причине длительной временной нетрудоспособности и временным назначением нового материально ответственного лица».
Приложите к приказу подтверждающие документы, например:
- копию открытого листка нетрудоспособности;
- заявление работника о длительном характере нетрудоспособности и невозможности присутствовать на инвентаризации.
Заверенные копии приказа, протокола заседания инвентаризационной комиссии, описей, ведомостей и актов, приказа по результатам инвентаризации направьте кладовщику. Например, заказным письмом по месту жительства.
Если будет выявлена недостача, обязательно затребуйте у материально ответственного объяснения. Но взыскать убытки можно только через суд. При этом решение предсказать трудно — шансов выиграть у компании немного.
Инвентаризация: как настроить процесс и избежать ошибок
Инвентаризация через руководителя компании
Саму инвентаризацию, когда отсутствует кладовщик, провести можно. Запрет есть, когда нет одного члена комиссии. Но вот проверку фактического наличия имущества надо проводить только с участием материально ответственного лица.
Кроме того, нельзя провести проверку со слов материально ответственных лиц или по данным регистров бухучета. Кладовщик также должен подписать описи. А при смене материально ответственных лиц — и новый кладовщик, и старый. Способ выполнить эти правила предложила Елена Попова, заместитель директора Учебно-методического центра Института ЖКХ и Строительства НИУ ВШЭ, член комитета по образованию, аттестации и сертификации Ассоциации «Российский Союз аудиторов».
Передачу имущества новому ответственному лицу можно провести через руководителя (ст. 277 ТК). Ведь он отвечает за всю организацию в целом.
Подойдите к инвентаризации неформально. Увеличьте состав комиссии. Привлеките сторонних аудиторов.
Но привлечь старого кладовщика к ответственности за недостачу крайне трудно. Если он не присутствовал при инвентаризации, судьи претензии не принимают (определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 07.09.2023 № 88-20363/2023, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 19.02.2009 № А06-3156/2007).
Как провести инвентаризацию удаленно
Дистанционная инвентаризация
Частично решить проблему можно, если перейти на новый стандарт по инвентаризации ФСБУ 28/2023. Когда провести проверку активов обычным способом затруднительно, стандарт допускает альтернативные способы. Например, это видеофиксация или фотофиксация. При этом по местонахождению имущества обязан присутствовать как минимум один член комиссии. А вот остальные могут наблюдать за процессом дистанционно (письмо Минфина от 24.12.2020 № 02-07-07/113668). В числе этих остальных может быть кладовщик, который в состоянии наблюдать за ходом инвентаризации из дома или даже из больницы.
Помимо обязательной инвентаризации, организация может проводить ревизию в добровольном порядке. Такие инвентаризации еще называют инициативными. Они могут быть плановыми и внеплановыми, сплошными и выборочными. Добровольные инвентаризации нужны для дополнительного промежуточного контроля. Содержание таких проверок определяют в зависимости от специфики работы компании. Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
- Статьи по теме:
- Как подтвердить применение УСН: справка, уведомление, образцы
- Новый учет НМА с 2024 года по ФСБУ 14/2022: оценка нематериальных активов
- Среднесписочная численность работников: что это, как рассчитать и примеры
- Счет 97 «Расходы будущих периодов»: что относится, как учесть в 2024 году
- Как наладить работу с кредиторкой и дебиторкой: опыт коллег
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту