Приказ на подотчетных лиц в 2024 году можно оформлять без заявления сотрудника на выдачу средств. Деньги под отчет можно выдавать по распорядительному документу от руководителя. При составлении приказа надо учитывать сроки, когда выдавать деньги и на сколько. В статье – 10 образцов приказа для подотчетных лиц в 2024 году под скачивание для разных случаев и правила их оформления.
На кого можно оформлять приказ на подотчётные в 2024 году
Перечень лиц, которым можно выдать деньги под отчет, установлен в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письме ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Деньги под отчет можно выдать:
- сотрудникам, в том числе руководителю, а также сотрудникам-иностранцам, которых не относят к валютным резидентам РФ;
- сотрудникам, у которых есть задолженность по ранее полученной под отчет сумме;
- физлицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор, например подрядчикам.
Представить отчет за полученную под отчет сумму должен работник, который изначально получил деньги (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Передача денег одного подотчетного лица другому не предусмотрена законодательством. Оформлять выдачу средств под отчет из тех денег, что вернул в кассу другой подотчетный сотрудник, также нельзя.
Учтите, что выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы — аванс, а работодатель вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК).
Как оформляют выдачу денег в подотчет
Деньги под отчет можно выдать на основании одного из документов — заявления сотрудника либо приказа или иного распорядительного документа с подписью руководителя. Какой из двух документов составлять для выдачи денег под отчет, работодатель решает сам. Можно установить, что для выдачи подотчета нужно оформить оба документа.
Закрепить, какие документы оформлять для подотчета, а также сроки, на которые выдаете деньги и в которые нужно за них отчитаться, нужно в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Выдать деньги под отчет можно как наличными из кассы, так и на банковскую карту (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 2.3 и 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П). При командировках по России аванс выдайте в рублях. На загранкомандировку можно выдать деньги как в рублях, так и валюте (п. 16 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).
Иностранную валюту можно выдать:
- наличными из кассы (ч. 2 ст. 14 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ);
- на корпоративную банковскую карту (п. 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П);
- на личную банковскую карту сотрудника (п. 2.3 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).
Когда выдать деньги и на какой срок, решает руководитель организации или ИП.
Как составить приказ на подотчетных лиц в 2024 году
Приказ на подотчет нужно составить, если работодатель установил, что это обязательный документ для выдачи подотчета. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Форму приказа работодатель вправе определить сам или составлять его в произвольной форме. Организация или ИП может издавать один приказ на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетным лицам (указание ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У).
Документ должен содержать следующие обязательные данные:
- фамилию, имя и отчество сотрудника, которому выдаются деньги под отчет;
- выдаваемую сумму;
- срок, на который выдаете деньги.
Дополнительно к обязательным реквизитам в приказе можно указать на какие цели выдаете деньги. Если подотчетные суммы перечисляете на карту сотрудника, укажите реквизиты карты.
Под отчет можно выдать любую сумму денег, никаких ограничений в законодательстве не установлено. Организации и ИП вправе определить максимальную сумму подотчета самостоятельно. Но есть лимит для наличных расчетов при сделках с другими организациями или предпринимателями. В Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия, смотрите, как соблюдать лимит расчетов наличными.
Какие сроки соблюдать при оформлении приказа на подотчетных
Есть два срока, которые должны учитывать работодатели при работе с подотчетными.
За сколько дней выдать. В Указании ЦБ 11.03.2014 № 3210-У нет требований к тому, за сколько дней надо выдать деньги под отчет. В положении о командировках сказано лишь, что при направлении в командировку сотруднику выдают денежный аванс, но за сколько дней перед командировкой нужно выдать денежный аванс, также не установлено (п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Работодатель вправе сам установить срок, за сколько дней надо выдавать суммы под отчет во внутренних документах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Чтобы исключить споры с сотрудниками, безопаснее выдавать деньги под отчет за день до командировки или предстоящих расходов.
На какой срок выдать. Организация или ИП вправе сами установить срок, на который можно выдать деньги под отчет в своих внутренних документах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.
В законодательстве срок, на который можно выдать деньги под отчет, не определен. Можно установить разные сроки в зависимости от должности или целей, на которые сотрудник получает подотчет. Срок, на который выданы деньги, фиксируют в приказе о выдаче денег под отчет. Вместо приказа можно оформить заявление в произвольной форме. Руководитель утверждает срок выдачи, когда визирует заявление или издает приказ.
Образец приказа на подотчетных лиц в 2024 году
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- С 1 апреля меняется порядок налогообложения НДС машин, купленных у физических лиц
- Документы, которые необходимы, чтобы оформить расчеты с подотчетниками
- Какие изменения учитывать при использовании в работе ККТ
- Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
- Ситуации с подотчетными, в которых чаще всего путаются