Как считать отпускные - удобная памятка от экспертов Системы Главбух
А в спецкурсе Высшей школы Главбух «Новое в расчетах с сотрудниками» вы вместе с опытным экспертом пересмотрите расчеты с сотрудниками из-за изменений и сдадите итоговый тест, чтобы подтвердить новый навык. Автор курса – Игорь Гейц, ведущий эксперт по вопросам оплаты труда, налогообложения, учета и отчетности. Игорь научит вас отправлять сотрудников в отпуск без ошибок и даст обратную связь по вашей успеваемости.
Доступ к курсу будет действовать три дня. Этого достаточно, чтобы пройти курс полностью.
Что меняется в отпускных в 2021 году
Чиновники не запланировали изменения в правила расчета отпускных на 2021 год, но все же есть две поправки, которые вносят коррективы в работу бухгалтера.
Изменение первое. Есть законопроект, который позволит работодателю выплачивать отпускные даже после того, как работник уже ушел в отпуск. Если поправки примут, то при подаче работником заявления о предоставлении отпуска даже с завтрашнего дня, работодатель обязан будет выплатить ему отпускные не позднее чем в течение 3 рабочих дней после подачи такого заявления.
По действующим правилам отпускные работодатель обязан выплатить не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. Если сейчас пойти навстречу пожеланиям работника, вы фактически сразу же нарушите требования ТК и возможен штраф. С учетом последних разъяснений Минтруда выплачивать отпускные в пятницу опасно. Судебная практика противоречива. Какой самый безопасный вариант, эксперты Системы Главбух выяснили у Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости.
Изменение второе. С 1 января 2021 года действует новый МРОТ – 12 792 руб. (Федеральный закон от 29.12.2020 №473-ФЗ).
В 2021 году увеличили МРОТ, который влияет на величину отпускных. Теперь федеральный МРОТ составляет 12 792 руб. Любой отпуск в 2021 году оплачивают из среднего заработка, который не может быть меньше 12 792 руб.
Если работник трудится в режиме неполного дня или недели, сравнивайте средний заработок с «неполным» МРОТ. Например, когда сотрудник работает на полставки, средний заработок для расчета его отпускных не может быть меньше 6396 руб. (12 792 руб. × 0,5).
Расчет отпускных в 2021 году по-новому: общий порядок
Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:
- продолжительность расчетного периода;
- заработок сотрудника за расчетный период;
- средний дневной заработок;
- итоговую сумму отпускных.
Суммы отпускных, которые вы переплатили сотруднику вследствие счетной ошибки, удержите из его зарплаты. Такое удержание возможно только с согласия сотрудника (ст. 137 ТК). Если сотрудник не согласен с удержанием – обратитесь в суд (ст. 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ).
При занижении отпускных разницу сотруднику доплатите (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Как рассчитать и выплатить отпускные из-за нерабочих дней по указам Президента
В 2021 году при определении отпускных расчетный период у многих сотрудников может включать периоды простоя и отпуска за свой счет из-за указов Президента. Все эти промежутки времени при расчете среднего заработка для отпускных не учитывайте. Аналогичным образом не учитывайте суммы, начисленные за период простоя. Основание – подпункт «в» и «е» пункта 5 положения, которое утверждено постановлением Правительства от 24.12.2017 № 922.
С 15 по 28 января 2021 года водитель Н.А. Столяров предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Расчетный период – с 1 января по 31 декабря 2020 года – отработан не полностью. С 12 по 29 мая 2020 года Столяров не работал из-за простоя, который объявили в организации по причинам, не зависящим от работника и организации. Это время, а также оплата простоя при расчете среднего заработка не учитывается. Остальное время в расчетном периоде отработано Столяровым полностью. Столяров получает только оклад 20 000 руб. За три дня с 6 по 8 мая Столярову было начислено 2727 руб. Значит, для расчета среднего заработка надо учесть 222 727 руб. (20 000 руб. х 11 мес. + 2727 руб.).
Для расчета отпускных количество календарных дней равно:
- в полностью отработанных месяцах – 322,3 дн. (11 мес. х 29,3 дн./мес.);
- не полностью отработанном мае – 2,84 дн. (29,3 дн./мес. : 31 дн. х 3 дн.).
Средний дневной заработок для оплаты отпускных Столярова бухгалтер организации рассчитал так:
222 727 руб. : (322,3 дн. + 2,84 дн.) = 685,02 руб./дн.
Сумма отпускных составила:
685,02 руб./дн. х 14 дн. = 9590,28 руб.
Если в расчетный период входит период временной нетрудоспособности по карантину из-за коронавируса на основании больничного листа, то этот промежуток времени при расчете среднего заработка для отпускных не учитывайте. Аналогичным образом не учитывайте суммы, начисленные по больничным листам. Основание – подпункт «б» пункта 5 положения, которое утверждено постановлением Правительства от 24.12.2017 № 922.
С 15 по 28 января 2021 года инженеру А.И. Кузнецову предоставили основной оплачиваемый отпуск. Расчетный период – с 1 января по 31 декабря 2020 года – отработан не полностью. С 6 апреля по 31 мая 2020 года Кузнецов брал электронный лист нетрудоспособности в связи с карантином для лиц 65 лет и старше. Таким образом, 25 дней в апреле и весь май при расчете среднего дневного заработка не учитываются. Суммы больничных за эти дни также в расчет не принимаются. Кузнецов получает только оклад 20 000 руб. За три отработанных дня в апреле Кузнецову было начислено 2727 руб. Значит, для расчета среднего заработка надо учесть 202 727 руб. (20 000 руб. х 10 мес. + 2727 руб.).
Для расчета отпускных количество календарных дней равно:
- в полностью отработанных месяцах – 293 дн. (10 мес. х 29,3 дн./мес.);
- не полностью отработанном апреле – 4,88 дн. (29,3 дн./мес. : 30 дн. х 5 дн.).
Средний дневной заработок для оплаты отпускных Кузнецова бухгалтер организации рассчитал так:
202 727 руб. : (293 дн. + 4,88 дн.) = 680,57 руб./дн.
Сумма отпускных составила:
680,57 руб./дн. х 14 дн. = 9527,98 руб.
Как оформить и оплатить нерабочие выходные дни с 15 по 19 июня в 2021 году - читайте в Системе Главбух
Памятки про отпускные со всеми изменениями в 2021 году для бухгалтера
Чтобы избежать пересчетов и не отвечать на одни и те же вопросы сотрудников об отпусках, скачайте эти памятки. Их можно отправить персоналу по электронной почте, распечатать и раздать или опубликовать на корпоративном сайте организации.
Как определить продолжительность расчетного периода
Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Но в любом случае расчетный период не может быть больше года.
К примеру, если сотрудника наняли больше года назад, то расчетный период – 12 календарных месяцев до того, в котором он уходит в отпуск. За календарный месяц берут период с 1 по последнее число включительно. То есть в мае с 1 по 31, а в феврале – по 28 или 29 число включительно.
Точно также поступают, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Расчетным периодом все равно будут 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска. Например, если отпуск сотрудника приходится на период с 29 декабря 2020 года по 16 января 2021 года, то расчетный период будет с 1 декабря 2019 года по 30 ноября 2020 года.
Возможна другая ситуация – сотрудник отработал меньше года. В таком случае в расчетный период включают все время, в течение которого он числится в организации. Причем в расчет включают период с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего тому, в котором сотрудник ушел в отпуск.
Также поступают, если отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, сотрудник принят на работу 1 июля 2020 года. Его отпуск приходится на период с 29 декабря 2020 года по 16 января 2021 года. Расчетный период будет с 1 июля 2020 года по 30 ноября 2020 года.
Отметим, что расчетный период организация может установить и другой, отличный от 12 месяцев. Тогда это надо закрепить в коллективном договоре или другом локальном акте. Например, условие об этом можно прописать в Положении об оплате труда. Допустим, так: «…расчетный период для отпускных – шесть месяцев…». Такая возможность закреплена в части 6 статьи 139 ТК. Важно только, чтобы изменения не ухудшали положение сотрудников.
В дальнейшем, определяя средний заработок, помните следующее правило. Все полные месяцы в расчетном периоде суммируют. А вот если месяц отработан не полностью, то количество дней в нем придется рассчитать для каждого случая отдельно.
Прежде чем рассчитывать заработок сотрудника для отпускных, определите, за какой период эти сведения собирать. Речь идет о так называемом расчетном периоде. Важно учитывать, что его продолжительность ограничена, а некоторые промежутки времени из него нужно исключать. Рекомендация от экспертов Системы Главбух поможет вам не ошибиться в расчете.
что включить в расчетный период
Как определить заработок сотрудника за расчетный период
В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в организации. Причем источник этих выплат значения не имеет. Полный перечень учитываемых выплат Правительство привело в своем постановлении от 24.12.2007 № 922. Перечислим самые распространенные выплаты:
- зарплата, которую начислили за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки или как комиссионное вознаграждение;
- гонорары, авторские и постановочные вознаграждения, которые начисляют сотрудникам редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства;
- надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, – районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
- премии и вознаграждения. Обратите внимание, что есть особенности включения премий в расчет отпускных.
Помимо списка учитываемых выплат есть и перечень сумм, которые не участвуют в расчете отпускных в 2021 году. К примеру, в заработок не включайте больничные или пособия по беременности и родам, выплаты исходя из среднего заработка согласно действующему законодательству, материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д.
В организации П.А. Беспалов работает с 1 апреля, его оклад 25 000 руб. Кроме того, Беспалову положена надбавка за вредные условия труда в размере 30 процентов оклада.
С 1 по 14 июля Беспалову предоставлен основной оплачиваемый отпуск. В организации Беспалов работает меньше года, поэтому расчетным для оплаты отпуска является период с 1 апреля по 30 июня.
В апреле Беспалов отработал все дни. В мае с 14-го по 18-е он был в командировке. В июне Беспалов брал неоплачиваемые отгулы 29-го и 30-го. Вот какие выплаты ему учел бухгалтер при расчете отпускных:
Месяц |
Учет рабочего времени |
Выплаты, которые учитывают при расчете отпускных |
Апрель |
Рабочие дни: 21 дн. |
32 500 руб. |
Май |
Рабочие дни: 20 дн. |
24 375 руб. На время командировки за Беспаловым сохраняется средний заработок, его при расчете отпускных не учитывают |
Июнь |
Рабочие дни: 20 дн. |
29 250 руб. |
Итоговый заработок для расчета отпускных Беспалова составил:
86 125 руб. (32 500 руб. + 24 375 руб. + 29 250 руб.).
Как рассчитать средний дневной заработок
Если расчетный период отработан полностью и отпуск предоставлен в календарных днях, средний дневной заработок определите по формуле:
Средний дневной заработок |
= |
Заработок, начисленный за расчетный период |
: |
12 |
: |
Среднемесячное число календарных дней (29,3) |
Экономисту А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Расчетный период отработан полностью, времени и доходов, исключаемых из расчета, нет.
Кондратьев получает только оклад. За расчетный период сотруднику было начислено 240 000 руб. (20 000 руб. × 12 мес.).
Средний дневной заработок для оплаты отпускных Кондратьеву бухгалтер организации рассчитал так:
240 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 682,59 руб./дн.
Если расчетный период отработан не полностью и отпуск предоставляют в календарных днях, средний дневной заработок рассчитайте так:
Средний |
= |
Заработок, начисленный за расчетный период |
||||
29,3 |
× |
Количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода |
+ |
Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце) |
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце рассчитайте по формуле:
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце |
= |
29,3 |
: |
Количество календарных дней месяца |
× |
Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце |
Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них, а затем суммируйте. Так будет получен показатель «Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах».
В мае сотруднику организации В.К. Волкову предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Расчетный период для начисления отпускных отработан не полностью. С 23 по 27 апреля сотрудник болел. Период болезни и суммы больничного пособия из расчета среднего дневного заработка исключаются. За расчетный период, помимо пособия, сотруднику начислено исходя из оклада 268 000 руб.
Для расчета отпускных количество календарных дней равно:
– в полностью отработанных месяцах:
11 мес. × 29,3 дн./мес. = 322,3 дн.;
– в апреле:
29,3 дн./мес. : 30 дн. × 25 дн. = 24,4167 дн.
Средний дневной заработок сотрудника равен:
268 000 руб. : (322,3 дн. + 24,4167 дн.) = 772,97 руб./дн.
Как определить итоговую сумму отпускных
Итоговую сумму отпускных, которые предоставляют в календарных днях, рассчитайте по формуле:
Итоговая сумма отпускных (средний заработок) |
= |
Средний дневной заработок |
× |
Количество календарных дней отпуска |
При этом средний дневной заработок рассчитывайте исходя из среднемесячного числа календарных дней.
МРОТ при расчете отпускных учитывайте, если средний месячный заработок сотрудника, который отработал полную норму рабочего времени, оказался меньше минимума.
Среднедневной заработок считайте по формуле:
Средний дневной заработок |
= |
Заработок, начисленный за расчетный период |
: |
12 |
: |
Среднемесячное число календарных дней (29,3) |
Отпускные рассчитайте исходя из МРОТ, если в течение расчетного периода сотрудник в среднем получал меньше минимума. Обратите внимание: в данном случае сравнивать выплаты нужно именно с федеральным минимумом, а не с региональным или отраслевым.
Если сотрудник уходит в отпуск с начала января, выдать отпускные нужно в декабре. Средний заработок потом не пересчитывайте, но не забудьте доплатить отпускные. У сотрудников, которые уходят в отпуск, месячный средний заработок с 1 января должен быть не ниже нового МРОТ. Это правила из пункта 18 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.
Онлайн калькулятор для расчета отпускных в 2021 году
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы: